Πρότυπα δικογράφων: πώς φτιάχνετε βιβλιοθήκη προτύπων

Τα πρότυπα δικογράφων εξοικονομούν χρόνο σε ό,τι επαναλαμβάνεται, όμως η πραγματική τους αξία είναι η μείωση των λαθών. Μια καλή βιβλιοθήκη προτύπων έχει λίγα, ελεγμένα έγγραφα με σαφή πεδία που συμπληρώνονται από τα στοιχεία της υπόθεσης, έναν υπεύθυνο για την ενημέρωσή τους και ημερομηνία τελευταίου ελέγχου. Δεν είναι ένας φάκελος με παλιές αγωγές για αντιγραφή-επικόλληση. Το άρθρο εντάσσεται στον οδηγό για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.

Τι αξίζει να γίνει πρότυπο

Ξεκινήστε από τα έγγραφα που συντάσσετε τουλάχιστον μία φορά τον μήνα. Τα πεδία τους θα αντλούνται από τον ψηφιακό φάκελο υπόθεσης, οπότε όσο πιο πλήρης είναι ο φάκελος, τόσο πιο χρήσιμο το πρότυπο. Συνήθως:

• Διαδικαστικά: εξουσιοδοτήσεις, πληρεξούσια, αιτήσεις αναβολής, αιτήσεις χορήγησης αντιγράφων, επιδοτήρια, παραγγελίες προς δικαστικό επιμελητή.
• Εξώδικα: εξώδικες δηλώσεις-οχλήσεις, απαντήσεις σε εξώδικα, καταγγελίες μίσθωσης.
• Σχέση με τον πελάτη: επιστολή ανάληψης εντολής, συμφωνία αμοιβής, ενημέρωση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, επιστολή κλεισίματος υπόθεσης.
• Δικόγραφα με σταθερή δομή: σε τομείς όπου κάνετε πολλές όμοιες υποθέσεις, π.χ. αιτήσεις διαταγής πληρωμής, αγωγές μισθωτικών διαφορών, αιτήσεις ασφαλιστικών μέτρων.

Για σύνθετα δικόγραφα, όπως προτάσεις σε μια ιδιόμορφη υπόθεση, το πρότυπο είναι καλύτερα να περιορίζεται στη δομή (εισαγωγή, ιστορικό, νομική βάση, αιτήματα, αποδεικτικά) και όχι στο περιεχόμενο.

Ανατομία ενός καλού προτύπου

1. Πεδία συγχώνευσης για στοιχεία που υπάρχουν ήδη στον φάκελο: ονοματεπώνυμα και πατρώνυμα, ΑΦΜ, διευθύνσεις, δικαστήριο, διαδικασία, ΓΑΚ/ΕΑΚ, δικάσιμος, πληρεξούσιος δικηγόρος με ΑΜ Συλλόγου.
2. Επισημασμένα σημεία κρίσης, π.χ. με κίτρινη επισήμανση ή αγκύλες [ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΤΕ: …], όπου ο δικηγόρος πρέπει να γράψει ή να επιλέξει.
3. Εναλλακτικές διατυπώσεις για συνήθεις παραλλαγές (π.χ. ενικός/πληθυντικός εντολέων, φυσικό/νομικό πρόσωπο).
4. Σημείωμα χρήσης στην αρχή ή σε χωριστό αρχείο: πότε χρησιμοποιείται, τι να προσέξετε, ποιες διατάξεις είναι πιθανό να αλλάξουν.
5. Ημερομηνία τελευταίου ελέγχου και όνομα του υπευθύνου.

Το μεγαλύτερο ρίσκο: τα «ξεχασμένα» στοιχεία

Το πιο συνηθισμένο και πιο ενοχλητικό λάθος είναι να μείνει όνομα, ποσό ή ημερομηνία από προηγούμενη υπόθεση. Αυτό συμβαίνει σχεδόν πάντα όταν το «πρότυπο» είναι ένα παλιό πραγματικό έγγραφο. Κανόνες για να το αποφύγετε:

• τα πρότυπα δεν περιέχουν ποτέ πραγματικά στοιχεία πελατών, μόνο πεδία ή εικονικά ονόματα που φαίνονται αμέσως (π.χ. «ΧΧΧΧ»)·
• πριν την κατάθεση, κάντε αναζήτηση στο έγγραφο για «ΧΧΧΧ», «[ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΤΕ» και για το όνομα του προηγούμενου πελάτη αν ξεκινήσατε από παλιό έγγραφο·
• ελέγξτε τις ιδιότητες του αρχείου (συντάκτης, σχόλια, παρακολούθηση αλλαγών) πριν το στείλετε ηλεκτρονικά, γιατί μπορεί να κρύβουν πληροφορίες άλλων υποθέσεων.

Συντήρηση: τα πρότυπα «γερνούν»

Οι δικονομικές μεταρρυθμίσεις των τελευταίων ετών, με σημαντικότερες τις τροποποιήσεις του ΚΠολΔ με τον ν. 4335/2015 και τον ν. 4842/2021, άλλαξαν προθεσμίες, διαδικασίες και περιεχόμενο δικογράφων. Ένα πρότυπο που ήταν σωστό πριν από μερικά χρόνια μπορεί σήμερα να παραπέμπει σε λάθος διάταξη ή να παραλείπει απαιτούμενο στοιχείο. Γι’ αυτό:

• ορίστε έναν υπεύθυνο για κάθε κατηγορία προτύπων·
• κάντε έλεγχο τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και άμεσα μετά από κάθε νομοθετική αλλαγή που αφορά τον τομέα·
• κρατήστε μόνο μία ισχύουσα έκδοση κάθε προτύπου και αρχειοθετήστε τις παλαιές, ώστε να μη χρησιμοποιούνται κατά λάθος.

Οι αλλαγές στις προθεσμίες επηρεάζουν και το ημερολόγιό σας. Δείτε τον οδηγό για τον υπολογισμό προθεσμιών ΚΠολΔ.

Οργάνωση της βιβλιοθήκης

Τα πρότυπα επικοινωνίας με τον πελάτη (ενημερωτικά email, υπενθυμίσεις δικασίμου, αποστολή απόφασης) εξετάζονται στο άρθρο για την επικοινωνία με τον πελάτη, ενώ η συμφωνία αμοιβής και η επιστολή ανάληψης μπορούν να σταλούν για ηλεκτρονική υπογραφή.

Πρότυπα και τεχνητή νοημοσύνη

Τα εργαλεία AI μπορούν να βοηθήσουν σε ένα πρώτο σχέδιο ή στη συμπλήρωση στοιχείων από έγγραφα της υπόθεσης. Δεν αντικαθιστούν τον έλεγχο: ο δικηγόρος παραμένει υπεύθυνος για κάθε παραπομπή σε διάταξη ή νομολογία και κάθε πραγματικό ισχυρισμό. Ένα ελεγμένο πρότυπο είναι, μάλιστα, η καλύτερη βάση για να χρησιμοποιηθεί με ασφάλεια ένα εργαλείο AI, γιατί περιορίζει το πεδίο όπου μπορεί να γίνει λάθος.

Πώς ξεκινάτε σε μία εβδομάδα

1. Ημέρα 1: κοιτάξτε τα έγγραφα που βγήκαν από το γραφείο τους τελευταίους τρεις μήνες και σημειώστε ποια είδη επαναλαμβάνονται.
2. Ημέρα 2: επιλέξτε τα πέντε πιο συχνά. Για καθένα, πάρτε την καλύτερη πρόσφατη εκδοχή του.
3. Ημέρα 3-4: αφαιρέστε κάθε πραγματικό στοιχείο, βάλτε πεδία και επισημάνσεις, ελέγξτε τις παραπομπές σε διατάξεις.
4. Ημέρα 5: αποθηκεύστε τα στη βιβλιοθήκη, με ημερομηνία ελέγχου, και ενημερώστε την ομάδα ότι από εδώ και πέρα αυτά χρησιμοποιούνται.

Τα επόμενα πρότυπα προστίθενται σταδιακά, όταν εμφανιστεί η ανάγκη. Ένας χρήσιμος κανόνας: την τρίτη φορά που γράφετε το ίδιο έγγραφο, γίνεται πρότυπο.

Στο NomikApp τα στοιχεία της υπόθεσης (διάδικοι, δικαστήριο, αριθμοί κατάθεσης, δικάσιμοι) υπάρχουν ήδη δομημένα, ώστε να μη χρειάζεται να τα πληκτρολογείτε ξανά σε κάθε έγγραφο. Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί στην πράξη, δοκιμάστε δωρεάν.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να χρησιμοποιήσω πρότυπα από βιβλία ή το διαδίκτυο;

Ως αφετηρία, ναι, αλλά ελέγξτε τα με την ισχύουσα νομοθεσία και προσαρμόστε τα στη δική σας πρακτική. Πολλά δημοσιευμένα υποδείγματα είναι προγενέστερα των πρόσφατων δικονομικών αλλαγών.

Πόσα πρότυπα χρειάζεται ένα μικρό γραφείο;

Συνήθως αρκούν δέκα έως είκοσι καλά πρότυπα για να καλυφθεί το μεγαλύτερο μέρος της επαναλαμβανόμενης δουλειάς. Καλύτερα λίγα και ελεγμένα παρά πολλά και ξεπερασμένα.

Ποιος πρέπει να εγκρίνει ένα νέο πρότυπο;

Ο δικηγόρος με τη μεγαλύτερη εμπειρία στον σχετικό τομέα. Σε δικηγορική εταιρεία, ο υπεύθυνος εταίρος του τομέα. Η έγκριση καταγράφεται με ημερομηνία στο ίδιο το πρότυπο.