Τιμολόγηση, αμοιβές και myDATA για δικηγόρους

Η οικονομική πλευρά ενός δικηγορικού γραφείου στηρίζεται σε τέσσερα πράγματα: γραπτή και σαφή συμφωνία αμοιβής, σωστό παραστατικό που διαβιβάζεται στο myDATA της ΑΑΔΕ, τήρηση των υποχρεώσεων προς τον Δικηγορικό Σύλλογο (γραμμάτια προείσπραξης και εισφορές), και ένα σύστημα που δείχνει τι έχει χρεωθεί, τι έχει εισπραχθεί και τι εκκρεμεί. Σε αυτόν τον οδηγό θα βρείτε πώς δένουν αυτά μεταξύ τους, με πρακτικά βήματα και παραπομπές στα επιμέρους άρθρα μας.

Σημείωση: Η φορολογική και η κλαδική νομοθεσία αλλάζουν συχνά. Τα παρακάτω έχουν ενημερωτικό χαρακτήρα· επιβεβαιώνετε πάντα τις τρέχουσες ρυθμίσεις με τον λογιστή σας, την ΑΑΔΕ και τον Δικηγορικό Σύλλογό σας.

1. Η συμφωνία αμοιβής: από εκεί ξεκινούν όλα

Ο Κώδικας Δικηγόρων (ν. 4194/2013, κυρίως άρθρα 58 επ.) επιτρέπει στον δικηγόρο και τον εντολέα να συμφωνήσουν ελεύθερα την αμοιβή, με κάποια όρια. Το βασικό: η συμφωνία πρέπει να είναι έγγραφη. Αν δεν υπάρχει, η αμοιβή ορίζεται με βάση τις νόμιμες αμοιβές του Κώδικα, που συχνά είναι χαμηλότερες από όσα θα είχατε συμφωνήσει. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα αμοιβής ως ποσοστού επί του αποτελέσματος, εντός των ορίων που θέτει ο νόμος. Ελέγξτε την ισχύουσα διατύπωση του άρθρου πριν τη χρησιμοποιήσετε.

Μια πλήρης συμφωνία αμοιβής καλύπτει:

• Το αντικείμενο της εντολής, δηλαδή τι περιλαμβάνεται και τι όχι (π.χ. πρώτος βαθμός μόνο, χωρίς ένδικα μέσα).
• Τον τρόπο χρέωσης: κατ’ αποκοπή, ανά ώρα, ανά στάδιο, ποσοστό, ή συνδυασμό τους.
• Την προκαταβολή και το χρονοδιάγραμμα πληρωμών.
• Το ποιος πληρώνει τα έξοδα (παράβολα, δικαστικοί επιμελητές, μεταφράσεις) και πώς αποδίδονται.
• Αν ο ΦΠΑ περιλαμβάνεται ή προστίθεται.
• Τι γίνεται αν η εντολή ανακληθεί ή αν ο δικαστής επιδικάσει δικαστική δαπάνη.

Η επιλογή του τρόπου χρέωσης έχει μεγάλη πρακτική σημασία. Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε μοντέλου τα αναλύουμε στο άρθρο χρέωση με την ώρα ή κατ’ αποκοπή.

2. Ποιο παραστατικό εκδίδετε και πότε

Ο δικηγόρος που ασκεί ατομικά το επάγγελμα είναι υπόχρεος έκδοσης παραστατικών και τήρησης βιβλίων, όπως κάθε ελεύθερος επαγγελματίας. Στην πράξη:

Πελάτης	Παραστατικό (τύπος myDATA)	Παρακράτηση φόρου
Ιδιώτης (φυσικό πρόσωπο χωρίς επιχείρηση)	Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών (11.2)	Όχι
Επιχείρηση ή ελεύθερος επαγγελματίας	Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών (2.1)	Συνήθως 20% για ποσά άνω των 300 €
Πελάτης στην ΕΕ (επιχείρηση)	Τιμολόγιο ενδοκοινοτικής παροχής	Ειδικοί κανόνες ΦΠΑ (αντίστροφη επιβάρυνση)

Ο ΦΠΑ στις δικηγορικές υπηρεσίες είναι κατά κανόνα ο κανονικός συντελεστής (σήμερα 24%), εκτός αν εφαρμόζεται ειδικό καθεστώς, όπως η απαλλαγή μικρών επιχειρήσεων, ή ειδικές περιπτώσεις. Το παραστατικό εκδίδεται κατά την ολοκλήρωση της υπηρεσίας ή κατά την είσπραξη, όποιο από τα δύο γίνει πρώτο. Οι προκαταβολές θέλουν προσοχή, γιατί συχνά απαιτούν έκδοση παραστατικού όταν εισπράττονται. Αναλυτικά στο άρθρο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση για δικηγόρους.

3. myDATA: τι διαβιβάζεται και με ποιον τρόπο

Το myDATA είναι η πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ. Κάθε παραστατικό εσόδων πρέπει να καταλήγει εκεί με τα στοιχεία του (ΑΦΜ λήπτη, αξίες, ΦΠΑ, παρακρατήσεις) και τον χαρακτηρισμό του εσόδου. Ο δικηγόρος έχει τρεις βασικούς δρόμους:

1. Η δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ (timologio). Κάνει τη δουλειά για λίγα παραστατικά, αλλά δεν συνδέεται με τις υποθέσεις και τους πελάτες σας.
2. Πρόγραμμα τιμολόγησης ή ERP που διαβιβάζει μέσω API. Είναι πιο γρήγορο, αλλά αποτελεί ξεχωριστό σύστημα.
3. Λογισμικό διαχείρισης γραφείου με ενσωματωμένη τιμολόγηση myDATA. Το τιμολόγιο εκδίδεται από την καρτέλα της υπόθεσης και του πελάτη, και διαβιβάζεται αυτόματα.

Η ΑΑΔΕ προχωρά σταδιακά στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων (B2B) μέσω παρόχων, με χρονοδιάγραμμα που ξεκινά από τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Ελέγξτε με τον λογιστή σας πότε και πώς σας αφορά. Τον πλήρη οδηγό, βήμα προς βήμα, θα τον βρείτε στο myDATA για δικηγόρους βήμα βήμα.

4. Γραμμάτια προείσπραξης και εισφορές

Για παραστάσεις στο δικαστήριο, σύνταξη δικογράφων και άλλες πράξεις που ορίζει ο Κώδικας Δικηγόρων, ο δικηγόρος πρέπει να προσκομίσει γραμμάτιο προείσπραξης του Δικηγορικού Συλλόγου. Με το γραμμάτιο καταβάλλονται οι εισφορές υπέρ του Συλλόγου και των φορέων ασφάλισης, και το ποσό συμψηφίζεται με την αμοιβή. Δύο σημεία προκαλούν συχνά σύγχυση:

• Το γραμμάτιο δεν αντικαθιστά το φορολογικό παραστατικό. Είναι διαφορετική υποχρέωση.
• Το ποσό του γραμματίου πρέπει να συμφωνεί με όσα τιμολογείτε τελικά για την ίδια πράξη, ώστε η εικόνα να μένει συνεπής σε έναν ενδεχόμενο έλεγχο.

Λεπτομέρειες, πρακτικά παραδείγματα και κοινά λάθη θα βρείτε στο άρθρο για τα γραμμάτια προείσπραξης και τον Δικηγορικό Σύλλογο.

5. Καταγραφή χρόνου: το θεμέλιο της σωστής χρέωσης

Η καταγραφή χρόνου χρειάζεται ακόμη κι αν δεν χρεώνετε με την ώρα. Χωρίς αυτήν δεν ξέρετε αν μια κατ’ αποκοπή αμοιβή σάς αποδίδει, ποιες υποθέσεις τρώνε χρόνο χωρίς να πληρώνονται, ούτε πόσο κοστίζει πραγματικά ένα είδος υπόθεσης. Ο κανόνας είναι απλός: καταγράφετε τη στιγμή που κάνετε τη δουλειά, όχι στο τέλος της εβδομάδας από μνήμης. Πρακτικές μεθόδους θα βρείτε στο άρθρο για την καταγραφή χρόνου εργασίας.

6. Έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό του πελάτη

Παράβολα, ένσημα, αμοιβές δικαστικών επιμελητών, πιστοποιητικά, μεταφράσεις, έξοδα μετακίνησης: όλα αυτά είναι έξοδα που συνήθως βαραίνουν τον πελάτη. Αν δεν καταγράφονται τη στιγμή που πληρώνονται, χάνονται. Η φορολογική τους μεταχείριση εξαρτάται από το αν τα καταβάλλετε στο όνομα και για λογαριασμό του πελάτη (αυτούσια απόδοση, εκτός φορολογητέας αξίας υπό προϋποθέσεις) ή αν τα ενσωματώνετε στην αμοιβή σας. Δείτε το άρθρο έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό πελάτη.

7. Είσπραξη οφειλών χωρίς να χαλάσει η σχέση

Τα περισσότερα ανείσπρακτα δεν οφείλονται σε κακοπιστία αλλά σε ασάφεια: ο πελάτης δεν ήξερε πόσο θα πληρώσει, πότε, ή για ποιο πράγμα. Η πρόληψη (προκαταβολή, τμηματικές πληρωμές ανά στάδιο, σαφή παραστατικά) είναι πιο αποτελεσματική από κάθε όχληση. Όταν όμως χρειάζεται, βοηθά μια κλιμακωτή διαδικασία υπενθυμίσεων και, στο τέλος, η δικαστική επιδίωξη. Προσοχή στην παραγραφή: για τις αξιώσεις αμοιβής δικηγόρων ο Αστικός Κώδικας προβλέπει βραχεία πενταετή παραγραφή (ΑΚ 250 και 253). Περισσότερα στο είσπραξη οφειλών πελατών.

8. Η οικονομική εικόνα του γραφείου

Ένα γραφείο που δεν βλέπει τους αριθμούς του τρέχει πίσω από τα γεγονότα. Τρία μεγέθη αρκούν για να ξεκινήσετε: τιμολογηθέντα ανά μήνα, εισπραχθέντα ανά μήνα, και ανείσπρακτα ανά ηλικία (0-30, 31-90, πάνω από 90 ημέρες). Αν προσθέσετε και τον χρόνο ανά υπόθεση, μπορείτε να υπολογίσετε την πραγματική ωριαία απόδοση κάθε τύπου υπόθεσης. Πώς στήνεται μια τέτοια αναφορά εξηγούμε στο άρθρο για την οικονομική εικόνα του γραφείου.

Ένα πρακτικό ροή εργασίας από την ανάθεση ως την είσπραξη

1. Ανάθεση: έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων, υπογραφή συμφωνίας αμοιβής (και ηλεκτρονικά), είσπραξη προκαταβολής, έκδοση παραστατικού.
2. Εκτέλεση: καταγραφή χρόνου και εξόδων στην υπόθεση, έκδοση γραμματίων προείσπραξης όπου απαιτούνται.
3. Ορόσημα: τιμολόγηση ανά στάδιο (π.χ. κατάθεση αγωγής, συζήτηση, απόφαση), σύμφωνα με τη συμφωνία.
4. Κλείσιμο: τελική εκκαθάριση με αμοιβή, έξοδα και προκαταβολές, έκδοση τελικού παραστατικού, απόδοση τυχόν υπολοίπου.
5. Παρακολούθηση: μηνιαίος έλεγχος ανεισπράκτων και υπενθυμίσεις.

Ενδιαφέρεστε για την ευρύτερη επιλογή εργαλείων; Δείτε τον οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Checklist για τον έλεγχο της τιμολόγησής σας

• Κάθε ενεργή υπόθεση έχει έγγραφη συμφωνία αμοιβής;
• Κάθε είσπραξη (και προκαταβολή) έχει το αντίστοιχο παραστατικό διαβιβασμένο στο myDATA;
• Οι παρακρατήσεις που σας έκαναν οι πελάτες-επιχειρήσεις συμφωνούν με όσα βλέπετε στο myDATA;
• Τα γραμμάτια προείσπραξης συμφωνούν με τις αμοιβές που τιμολογήθηκαν;
• Τα έξοδα που προκαταβάλατε για πελάτες έχουν όλα ανακτηθεί;
• Γνωρίζετε το σύνολο των ανεισπράκτων άνω των 90 ημερών;

Διαβάστε επίσης

• Ηλεκτρονική τιμολόγηση για δικηγόρους
• myDATA για δικηγόρους βήμα βήμα
• Γραμμάτια προείσπραξης και Δικηγορικός Σύλλογος
• Χρέωση με την ώρα ή κατ’ αποκοπή
• Καταγραφή χρόνου εργασίας
• Έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό πελάτη
• Είσπραξη οφειλών πελατών
• Οικονομική εικόνα του γραφείου

Συχνές ερωτήσεις

Είναι υποχρεωτική η έγγραφη συμφωνία αμοιβής;

Ο Κώδικας Δικηγόρων προβλέπει έγγραφο τύπο για τη συμφωνία αμοιβής. Χωρίς αυτήν εφαρμόζονται οι νόμιμες αμοιβές του Κώδικα, οπότε στην πράξη η έγγραφη συμφωνία σάς προστατεύει.

Πρέπει να εκδώσω παραστατικό για την προκαταβολή;

Κατά κανόνα ναι. Η είσπραξη προκαταβολής για παροχή υπηρεσιών συνήθως γεννά υποχρέωση έκδοσης παραστατικού. Επιβεβαιώστε την ακριβή αντιμετώπιση με τον λογιστή σας.

Μπορώ να εκδίδω τιμολόγια μόνο από την εφαρμογή της ΑΑΔΕ;

Ναι, είναι νόμιμος τρόπος. Το μειονέκτημα είναι ότι δεν συνδέεται με τις υποθέσεις, τον χρόνο και τα έξοδά σας, οπότε η συμφωνία των στοιχείων γίνεται με το χέρι.

Τι γίνεται αν ο πελάτης-επιχείρηση δεν παρακράτησε φόρο;

Η υποχρέωση παρακράτησης βαραίνει τον πελάτη. Πρέπει όμως να συμφωνείτε το καθαρό ποσό που εισπράξατε με το παραστατικό σας, και να ενημερώσετε τον λογιστή σας για να γίνει σωστά η εκκαθάριση.

Το NomikApp συγκεντρώνει σε ένα σημείο την τιμολόγηση με διαβίβαση στο myDATA, τις υποθέσεις, τους πελάτες, τις υπογραφές μέσω Yousign και τις υπενθυμίσεις, ώστε η χρέωση να προκύπτει από τη δουλειά που ήδη καταγράφετε. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.