Ο ψηφιακός φάκελος υπόθεσης είναι το ένα σημείο όπου βρίσκεται ό,τι αφορά μια υπόθεση: διάδικοι, δικαστήριο, αριθμοί κατάθεσης, δικάσιμοι, προθεσμίες, έγγραφα, σημειώσεις, εργασίες και οικονομικά. Δεν είναι απλώς ένας φάκελος στον δίσκο με αρχεία Word. Είναι μια δομημένη καρτέλα που απαντά αμέσως στο «πού βρισκόμαστε και τι ακολουθεί». Το άρθρο αυτό είναι μέρος του οδηγού για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.
Τα βασικά πεδία κάθε φακέλου
| Ενότητα | Πεδία |
|---|---|
| Ταυτότητα | Κωδικός, τίτλος, αντικείμενο, κατηγορία (αστική, ποινική, διοικητική, εξώδικη), υπεύθυνος δικηγόρος, ημερομηνία ανάληψης |
| Πρόσωπα | Εντολείς, αντίδικοι, πληρεξούσιοι αντιδίκων, μάρτυρες, πραγματογνώμονες, δικαστικοί επιμελητές |
| Δικαστικά στοιχεία | Δικαστήριο, διαδικασία, ΓΑΚ/ΕΑΚ, αριθμοί αποφάσεων, βαθμός δικαιοδοσίας |
| Χρονολόγιο | Δικάσιμοι, αναβολές, προθεσμίες κατάθεσης προτάσεων και προσθήκης, προθεσμίες ενδίκων μέσων |
| Έγγραφα | Δικόγραφα, επιδοτήρια, αποδεικτικά, αλληλογραφία, αποφάσεις |
| Εργασίες | Τι εκκρεμεί, ποιος το έχει αναλάβει, μέχρι πότε |
| Οικονομικά | Συμφωνία αμοιβής, προκαταβολές, έξοδα, τιμολόγια, υπόλοιπο |
Δομή υποφακέλων για τα έγγραφα
Αν τα έγγραφα κρατιούνται σε φακέλους (στο λογισμικό ή στον δίσκο), μια σταθερή δομή σε όλες τις υποθέσεις εξοικονομεί πολύ ψάξιμο:
- 01_Δικόγραφα: τελικές, κατατεθείσες εκδόσεις·
- 02_Αντιδίκου: ό,τι κατέθεσε ή επέδωσε η άλλη πλευρά·
- 03_Αποδεικτικά: έγγραφα πελάτη, συμβάσεις, φωτογραφίες, ένορκες βεβαιώσεις·
- 04_Αποφάσεις·
- 05_Αλληλογραφία: με πελάτη, αντίδικο, τρίτους·
- 06_Σχέδια: προσχέδια εργασίας που δεν είναι τελικά.
Ο διαχωρισμός σχεδίων από τελικά είναι το πιο σημαντικό. Κανείς δεν πρέπει να αναρωτιέται ποια έκδοση κατατέθηκε. Για κανόνες ονοματοδοσίας και εκδόσεων, δείτε το άρθρο για την αρχειοθέτηση εγγράφων.
Ο φάκελος ως χρονολόγιο
Η πιο χρήσιμη προβολή ενός φακέλου είναι η χρονολογική: τι έγινε, πότε, και τι ακολουθεί. Καταχωρίστε κάθε ουσιώδες γεγονός (κατάθεση, επίδοση, συζήτηση, αναβολή, έκδοση απόφασης) με ημερομηνία. Από αυτά τα γεγονότα προκύπτουν οι προθεσμίες. Για παράδειγμα, από την επίδοση της απόφασης αρχίζει η προθεσμία για έφεση. Ένα σύστημα που υπολογίζει την προθεσμία από την ημερομηνία του γεγονότος μειώνει τα λάθη, αλλά ο τελικός έλεγχος παραμένει στον δικηγόρο, ιδίως ως προς τις δικαστικές διακοπές και τις αργίες. Δείτε τον οδηγό για τον υπολογισμό προθεσμιών ΚΠολΔ.
Σημειώσεις: τι να γράφετε και πώς
Οι σημειώσεις είναι η «μνήμη» της υπόθεσης. Μερικοί κανόνες:
- κάθε σημείωση με ημερομηνία και συντάκτη·
- οδηγίες του πελάτη καταγράφονται αυτούσιες, ιδίως όταν αφορούν συμβιβασμό, παραίτηση ή άσκηση ενδίκου μέσου·
- τηλεφωνήματα με τον αντίδικο ή τον συνάδελφό του καταγράφονται συνοπτικά, με ό,τι συμφωνήθηκε·
- αποφύγετε σχόλια για πρόσωπα που δεν θα θέλατε να διαβάσει ο ίδιος ο πελάτης: τα δεδομένα αυτά μπορεί να αποτελέσουν αντικείμενο αιτήματος πρόσβασης, με τους περιορισμούς που ισχύουν για το επαγγελματικό απόρρητο.
Γρήγορη καταχώριση: το σημείο όπου αποτυγχάνουν τα περισσότερα συστήματα
Ένας φάκελος είναι χρήσιμος μόνο αν είναι ενημερωμένος. Η αλήθεια είναι ότι μετά από μια συζήτηση στο δικαστήριο κανείς δεν θέλει να ανοίξει υπολογιστή για να γράψει τη νέα δικάσιμο. Γι’ αυτό μετρά πολύ να μπορείτε να καταχωρίζετε από το κινητό: μια φωτογραφία του πινακίου, μια φωνητική σημείωση ή ένα PDF που μετατρέπεται σε εγγραφή. Περισσότερα στο άρθρο για την εργασία από το κινητό.
Λίστα ελέγχου για το άνοιγμα νέου φακέλου
- Έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων για εντολέα και αντιδίκους (βλ. έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων).
- Δημιουργία ή σύνδεση καρτέλας πελάτη.
- Καταχώριση αντιδίκων ως πρόσωπα, όχι μόνο στον τίτλο.
- Συμφωνία αμοιβής και πληρεξούσιο ή εξουσιοδότηση στον φάκελο.
- Πρώτη εργασία με υπεύθυνο και προθεσμία.
- Καταχώριση κάθε γνωστής προθεσμίας ή δικασίμου, με υπενθύμιση.
- Σκανάρισμα των εγγράφων που έφερε ο πελάτης, με σημείωση για τα πρωτότυπα.
Αντίστοιχη λίστα για το τέλος υπάρχει στο άρθρο για το κλείσιμο υπόθεσης.
Συνήθη λάθη στη δομή του φακέλου
- Φάκελος ανά πελάτη αντί για φάκελο ανά υπόθεση. Όταν ένας πελάτης έχει τρεις υποθέσεις, τα έγγραφα και οι προθεσμίες τους ανακατεύονται. Η καρτέλα πελάτη ομαδοποιεί, ο φάκελος διαχωρίζει.
- Αντίδικοι μόνο στον τίτλο. Ο τίτλος «Γεωργίου κατά Νικολάου» δεν είναι αναζητήσιμη εγγραφή προσώπου, οπότε ο αντίδικος δεν θα εμφανιστεί σε μελλοντικό έλεγχο σύγκρουσης.
- Δικάσιμοι μόνο στην ατζέντα. Αν η ημερομηνία δεν υπάρχει στον φάκελο, το ιστορικό αναβολών χάνεται και κανείς άλλος δεν τη βλέπει.
- Ελεύθερο κείμενο αντί για πεδία. Ένα πεδίο «Δικαστήριο» επιτρέπει φιλτράρισμα («όλες οι υποθέσεις στο Μονομελές Πρωτοδικείο Πειραιά»). Μια σημείωση δεν το επιτρέπει.
- Πολλοί φάκελοι για την ίδια υπόθεση. Ένα αντίγραφο στον δίσκο, ένα στο email, ένα στο κινητό. Ορίστε ποιος είναι ο κύριος φάκελος και κρατήστε όλα τα άλλα ως προσωρινά.
Αν μεταφέρετε υποθέσεις από παλαιότερο πρόγραμμα ή από Excel, αυτά τα λάθη συνήθως έρχονται μαζί με τα δεδομένα. Αξίζει να τα διορθώσετε κατά τη μεταφορά και όχι αργότερα. Δείτε το άρθρο για τη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα.
Στο NomikApp κάθε υπόθεση συγκεντρώνει πρόσωπα, έγγραφα, προθεσμίες, εργασίες και τιμολόγια σε μία οθόνη, και η καταχώριση μπορεί να γίνει από φωτογραφία ή φωνή. Αν θέλετε να το δείτε με μια πραγματική σας υπόθεση, δοκιμάστε δωρεάν.
Συχνές ερωτήσεις
Αρκεί ένας φάκελος στο Google Drive ή στο Dropbox;
Για τα έγγραφα ίσως, αλλά ένας φάκελος αρχείων δεν κρατά δομημένα στοιχεία όπως προθεσμίες, διαδίκους και εργασίες, και δεν επιτρέπει αναζήτηση σύγκρουσης. Επιπλέον, πρέπει να ελέγξετε τους όρους επεξεργασίας δεδομένων του παρόχου.
Χρειάζεται να κρατώ και φυσικό φάκελο;
Για πρωτότυπα έγγραφα, επικυρωμένα αντίγραφα και ό,τι απαιτείται σε φυσική μορφή, ναι. Ο ψηφιακός φάκελος μπορεί να είναι ο κύριος φάκελος εργασίας, με τον φυσικό να περιορίζεται σε όσα πρέπει να υπάρχουν σε χαρτί.
Πώς χειρίζομαι υποθέσεις που συνδέονται μεταξύ τους;
Κρατήστε χωριστούς φακέλους (π.χ. ασφαλιστικά μέτρα και κύρια δίκη) και συνδέστε τους μεταξύ τους. Έτσι κάθε διαδικασία έχει τις δικές της προθεσμίες, χωρίς να χάνεται η συνολική εικόνα.
Αφήστε μια απάντηση