Λογισμικό δικηγορικού γραφείου: οδηγός επιλογής

Λογισμικό διαχείρισης δικηγορικού γραφείου είναι μια εφαρμογή που συγκεντρώνει σε ένα σημείο τις υποθέσεις, τους πελάτες, τις προθεσμίες και δικασίμους, τα έγγραφα και την τιμολόγηση του γραφείου. Το σωστό πρόγραμμα δεν είναι εκείνο με τις περισσότερες λειτουργίες, αλλά εκείνο που καλύπτει αξιόπιστα τις κρίσιμες ανάγκες σας (κυρίως τις προθεσμίες), προστατεύει το επαγγελματικό απόρρητο και θα το χρησιμοποιούν πραγματικά εσείς και οι συνεργάτες σας κάθε μέρα. Ο οδηγός αυτός συνοψίζει τι να εξετάσετε, με ποια σειρά και ποιες ερωτήσεις να κάνετε πριν δεσμευτείτε.

Συνοπτικά

Ξεκινήστε από τις ανάγκες σας, όχι από τις λίστες λειτουργιών: πόσοι χρήστες, τι είδους υποθέσεις, πώς τιμολογείτε.
Προθεσμίες και υπενθυμίσεις είναι το πιο κρίσιμο κομμάτι· ελέγξτε πώς υπολογίζονται και ποιος ειδοποιείται.
Cloud λογισμικό σημαίνει πρόσβαση από παντού και λιγότερη συντήρηση, αρκεί ο πάροχος να τεκμηριώνει ασφάλεια και συμμόρφωση με τον GDPR.
Υπολογίστε το συνολικό κόστος (συνδρομή, χρόνος εκπαίδευσης, μεταφορά δεδομένων), όχι μόνο την τιμή ανά μήνα.
Δοκιμάστε με πραγματικές υποθέσεις σε δωρεάν περίοδο πριν μεταφέρετε όλο το γραφείο.

Γιατί ένα δικηγορικό γραφείο χρειάζεται εξειδικευμένο λογισμικό

Πολλά γραφεία λειτουργούν επί χρόνια με ένα συνδυασμό χάρτινου ημερολογίου, φακέλων στο συρτάρι, αρχείων Excel και φακέλων στον υπολογιστή. Το σύστημα αυτό αντέχει όσο ο όγκος είναι μικρός και όλη η πληροφορία βρίσκεται στο μυαλό ενός ανθρώπου. Τα προβλήματα εμφανίζονται όταν:

η ίδια πληροφορία (π.χ. η ημερομηνία μιας δικασίμου) καταγράφεται σε τρία σημεία και κάποιο από αυτά δεν ενημερώνεται·
λείπει ο δικηγόρος που χειρίζεται την υπόθεση και κανείς άλλος δεν ξέρει πού βρίσκεται το σχέδιο των προτάσεων·
ο πελάτης τηλεφωνεί για την πορεία της υπόθεσης και η απάντηση απαιτεί αναζήτηση σε email, χαρτιά και σημειώσεις·
στο τέλος του μήνα δεν είναι σαφές ποιες εργασίες έχουν τιμολογηθεί και ποιες όχι.

Ένα γενικό εργαλείο (λογιστικό φύλλο, γενικό CRM, εφαρμογή σημειώσεων) μπορεί να καλύψει μέρος αυτών, αλλά δεν «καταλαβαίνει» έννοιες όπως η δικονομική προθεσμία, η δικάσιμος, ο αντίδικος ή το γραμμάτιο προείσπραξης. Το εξειδικευμένο λογισμικό είναι σχεδιασμένο γύρω από τη δομή της δικηγορικής δουλειάς: η υπόθεση είναι το κέντρο και γύρω της κρέμονται πελάτες, αντίδικοι, προθεσμίες, εργασίες, έγγραφα και χρεώσεις.

Οι βασικές λειτουργίες που πρέπει να εξετάσετε

Αναλυτικά τι πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα θα βρείτε στον οδηγό τι πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα δικηγορικού γραφείου. Σε γενικές γραμμές, οι ενότητες που αξίζει να αξιολογήσετε είναι οι εξής.

1. Υποθέσεις και πελάτες

Κάθε υπόθεση πρέπει να έχει καρτέλα με στοιχεία δικαστηρίου, αριθμό κατάθεσης (ΓΑΚ/ΕΑΚ), διάδικους, ιστορικό ενεργειών, σημειώσεις και συνδεδεμένα έγγραφα. Ο πελάτης πρέπει να συνδέεται με όλες τις υποθέσεις του, ώστε να βλέπετε την πλήρη εικόνα της σχέσης. Ελέγξτε αν η αναζήτηση βρίσκει γρήγορα υπόθεση με επώνυμο, αριθμό κατάθεσης ή αντίδικο, και αν υποστηρίζεται έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων.

2. Προθεσμίες, δικάσιμοι και υπενθυμίσεις

Αυτό είναι το σημείο όπου το λογισμικό αποδεικνύει την αξία του. Ένας καλός υπολογιστής προθεσμιών ΚΠολΔ λαμβάνει υπόψη την αφετηρία (π.χ. επίδοση), τον τρόπο μέτρησης, τις αργίες και τη θερινή αναστολή, και προτείνει ημερομηνία την οποία ο δικηγόρος επιβεβαιώνει. Ο υπολογισμός πρέπει να είναι διαφανής: να βλέπετε από πού ξεκίνησε και ποιους κανόνες εφάρμοσε. Η τελική ευθύνη παραμένει στον δικηγόρο, γι’ αυτό το εργαλείο πρέπει να βοηθά τον έλεγχο, όχι να τον αντικαθιστά. Εξίσου σημαντικές είναι οι υπενθυμίσεις: σε ποιον στέλνονται, πόσες ημέρες πριν, μέσω email, ειδοποίησης στο κινητό ή και τα δύο.

3. Εργασίες και συνεργασία

Στο γραφείο με περισσότερους από έναν ανθρώπους χρειάζεστε ανάθεση εργασιών, προθεσμία ολοκλήρωσης, κατάσταση και ιστορικό. Ελέγξτε αν μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα πρόσβασης, ώστε π.χ. ο ασκούμενος να μη βλέπει τα οικονομικά.

4. Έγγραφα

Αποθήκευση εγγράφων ανά υπόθεση, αναζήτηση, εκδόσεις, πρότυπα και, ιδανικά, ηλεκτρονική υπογραφή (π.χ. μέσω Yousign) για εξουσιοδοτήσεις, συμφωνητικά αμοιβής και έγγραφα που δεν απαιτούν συμβολαιογραφικό τύπο.

5. Τιμολόγηση και myDATA

Η έκδοση παραστατικών που διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ από το ίδιο σύστημα όπου καταγράφονται οι εργασίες εξοικονομεί διπλοπληκτρολόγηση. Εξετάστε αν υποστηρίζονται οι χρεώσεις που χρησιμοποιείτε (κατ’ αποκοπή, ανά ώρα, ανά στάδιο) και πώς αντιμετωπίζονται τα έξοδα για λογαριασμό πελάτη. Οι απαιτήσεις της ΑΑΔΕ αλλάζουν συχνά, οπότε ζητήστε από τον πάροχο να επιβεβαιώσει ότι ακολουθεί την τρέχουσα έκδοση των προδιαγραφών και συνεννοηθείτε με τον λογιστή σας.

6. Κινητό και τεχνητή νοημοσύνη

Ο δικηγόρος περνά μεγάλο μέρος της ημέρας στα δικαστήρια. Μια εφαρμογή κινητού που δείχνει το πρόγραμμα της ημέρας και επιτρέπει γρήγορη καταχώριση (π.χ. νέα δικάσιμος μετά από αναβολή) κάνει τη διαφορά. Οι λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης, όπως η καταχώριση από φωτογραφία κλήσης, φωνητικό μήνυμα ή PDF, ή ένας τηλεφωνικός βοηθός που καταγράφει κλήσεις, είναι χρήσιμες όταν μειώνουν πραγματικά τον χρόνο πληκτρολόγησης και πάντα με ανθρώπινο έλεγχο του αποτελέσματος.

Cloud ή εγκατάσταση στον υπολογιστή;

Τα παραδοσιακά προγράμματα εγκαθίστανται σε έναν υπολογιστή ή τοπικό διακομιστή. Τα σύγχρονα λειτουργούν στο cloud, μέσω browser και εφαρμογής κινητού. Η σύγκριση έχει πρακτικές πτυχές (πρόσβαση, ενημερώσεις, αντίγραφα ασφαλείας) και πτυχές συμμόρφωσης (πού φυλάσσονται τα δεδομένα, ποιος έχει πρόσβαση). Τα αναλύουμε στο άρθρο cloud ή εγκατάσταση στον υπολογιστή.

Κριτήριο	Cloud	Τοπική εγκατάσταση
Πρόσβαση εκτός γραφείου	Από οποιαδήποτε συσκευή	Συνήθως απαιτεί VPN ή απομακρυσμένη σύνδεση
Ενημερώσεις	Αυτόματες από τον πάροχο	Χειροκίνητες, συχνά επί πληρωμή
Αντίγραφα ασφαλείας	Ευθύνη του παρόχου (ελέγξτε τι ακριβώς παρέχει)	Ευθύνη του γραφείου
Αρχικό κόστος	Χαμηλό, μηνιαία συνδρομή	Άδεια χρήσης και υλικό
Έλεγχος υποδομής	Στον πάροχο, βάσει σύμβασης	Στο γραφείο

Ασφάλεια, απόρρητο και GDPR

Ο δικηγόρος δεσμεύεται από το επαγγελματικό απόρρητο (Κώδικας Δικηγόρων, ν. 4194/2013) και, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, από τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 και τον ν. 4624/2019. Όταν επιλέγετε πάροχο λογισμικού, εκείνος λειτουργεί ως εκτελών την επεξεργασία, άρα χρειάζεστε σύμβαση επεξεργασίας (DPA) κατά το άρθρο 28 GDPR. Ζητήστε απαντήσεις σε συγκεκριμένα ερωτήματα:

Σε ποια χώρα και σε ποιον πάροχο υποδομής φιλοξενούνται τα δεδομένα; Υπάρχει διαβίβαση εκτός ΕΟΧ;
Κρυπτογραφούνται τα δεδομένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση;
Υποστηρίζεται έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων;
Υπάρχει καταγραφή ενεργειών (ποιος είδε ή άλλαξε τι);
Πώς εξάγω όλα τα δεδομένα μου αν φύγω, και τι γίνεται με αυτά μετά τη λήξη της συνδρομής;

Αν χρησιμοποιούνται λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης, ρωτήστε επιπλέον αν τα δεδομένα σας χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων και ποιοι υποεκτελούντες εμπλέκονται.

Πόσο κοστίζει και πώς υπολογίζεται η απόσβεση

Οι περισσότερες cloud λύσεις τιμολογούνται με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή, συνήθως ανά χρήστη ή ανά πακέτο χρηστών. Η τιμή της συνδρομής όμως είναι μόνο μέρος του κόστους: προσθέστε τον χρόνο εγκατάστασης και εκπαίδευσης, την πιθανή μεταφορά δεδομένων και τυχόν πρόσθετα (π.χ. χρεώσεις ανά ηλεκτρονική υπογραφή). Στην άλλη πλευρά της ζυγαριάς βάλτε τις ώρες που εξοικονομούνται και, κυρίως, τον κίνδυνο μιας χαμένης προθεσμίας. Μια απλή μέθοδο υπολογισμού θα βρείτε στο άρθρο για το κόστος λογισμικού και την απόσβεση.

Ατομικό γραφείο ή δικηγορική εταιρεία: διαφορετικές ανάγκες

Ο δικηγόρος που εργάζεται μόνος χρειάζεται κυρίως ταχύτητα, καλό ημερολόγιο και εύκολη τιμολόγηση. Ένα γραφείο με συνεργάτες χρειάζεται επιπλέον ανάθεση εργασιών, κοινό ημερολόγιο και ρόλους. Η δικηγορική εταιρεία χρειάζεται δικαιώματα ανά ρόλο, αναφορές ανά συνεργάτη, ενιαία πολιτική εγγράφων και διαδικασίες ελέγχου. Το ίδιο προϊόν μπορεί να καλύπτει όλα τα επίπεδα με διαφορετικά πακέτα· αυτό που μετρά είναι να μην πληρώνετε για πολυπλοκότητα που δεν χρειάζεστε, αλλά και να μη χρειαστεί να αλλάξετε πρόγραμμα όταν μεγαλώσετε. Δείτε τη σύγκριση ατομικό γραφείο έναντι δικηγορικής εταιρείας.

Η διαδικασία επιλογής βήμα προς βήμα

Καταγράψτε τη σημερινή ροή εργασίας. Πώς μπαίνει μια νέα υπόθεση, πού σημειώνονται οι προθεσμίες, ποιος εκδίδει τιμολόγια. Εντοπίστε τα σημεία όπου γίνονται λάθη ή χάνεται χρόνος.
Ορίστε τα απαραίτητα και τα επιθυμητά. Τρία με πέντε «απαραίτητα» είναι αρκετά (π.χ. προθεσμίες με υπενθυμίσεις, πρόσβαση από κινητό, myDATA).
Περιορίστε τη λίστα σε δύο ή τρεις λύσεις. Ελέγξτε αν είναι φτιαγμένες για το ελληνικό δίκαιο και την ελληνική πρακτική.
Κάντε τις σωστές ερωτήσεις. Χρησιμοποιήστε τη λίστα με τις ερωτήσεις πριν την αγορά.
Δοκιμάστε με πραγματικά δεδομένα. Περάστε πέντε με δέκα ενεργές υποθέσεις και δουλέψτε μία εβδομάδα. Θα μάθετε περισσότερα από οποιαδήποτε παρουσίαση.
Σχεδιάστε τη μετάβαση. Ορίστε ημερομηνία έναρξης, ποια δεδομένα μεταφέρονται και ποιος είναι υπεύθυνος.

Μετάβαση από Excel, χαρτί ή παλιό πρόγραμμα

Η μετάβαση είναι συχνά ο λόγος που ένα γραφείο αναβάλλει την απόφαση. Δεν χρειάζεται να μεταφερθούν όλα την πρώτη μέρα. Μια ρεαλιστική προσέγγιση είναι να περάσετε πρώτα τις ενεργές υποθέσεις και όλες τις μελλοντικές προθεσμίες, και να αφήσετε το κλειστό αρχείο για αργότερα ή να το κρατήσετε ως έχει. Αναλυτικά βήματα θα βρείτε στα άρθρα για τη μετάβαση από Excel και χαρτί και τη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα. Κατά τη μετάβαση, κρατήστε για λίγες εβδομάδες το παλιό ημερολόγιο παράλληλα και διασταυρώστε τις προθεσμίες.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη

Επιλογή με βάση μόνο την τιμή ή μόνο τον αριθμό λειτουργιών.
Αγορά χωρίς δοκιμή από τους ανθρώπους που θα το χρησιμοποιούν καθημερινά.
Παράλειψη ελέγχου για εξαγωγή δεδομένων και σύμβαση επεξεργασίας.
Μισή μετάβαση: το νέο σύστημα χρησιμοποιείται «παράλληλα» επ’ αόριστον και κανένα από τα δύο δεν είναι πλήρες.

Περισσότερα στο άρθρο για τα συχνά λάθη στην επιλογή λογισμικού.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται λογισμικό ένας δικηγόρος που εργάζεται μόνος;

Ναι, αν έχει τακτική ροή υποθέσεων. Ο μόνος δικηγόρος δεν έχει συνεργάτη να καλύψει μια παράλειψη, άρα το αξιόπιστο ημερολόγιο προθεσμιών με υπενθυμίσεις είναι ίσως πιο σημαντικό για εκείνον απ’ ό,τι για ένα μεγάλο γραφείο.

Είναι νόμιμο να αποθηκεύω δεδομένα πελατών στο cloud;

Ο GDPR δεν απαγορεύει το cloud· απαιτεί κατάλληλα μέτρα ασφαλείας και σύμβαση με τον εκτελούντα την επεξεργασία. Ελέγξτε τη θέση των δεδομένων, την κρυπτογράφηση και τους όρους της σύμβασης. Για ειδικά ζητήματα επαγγελματικού απορρήτου, συμβουλευτείτε και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου σας.

Μπορεί το λογισμικό να υπολογίζει μόνο του τις προθεσμίες;

Μπορεί να προτείνει ημερομηνία βάσει των κανόνων του ΚΠολΔ, των αργιών και της θερινής αναστολής. Ο δικηγόρος όμως πρέπει πάντα να επιβεβαιώνει το αποτέλεσμα, ιδίως σε περιπτώσεις ειδικών διαδικασιών ή πρόσφατων νομοθετικών αλλαγών.

Πόσο χρόνο παίρνει η μετάβαση;

Εξαρτάται από τον όγκο και την ποιότητα των υπαρχόντων δεδομένων. Για ένα μικρό γραφείο, η καταχώριση των ενεργών υποθέσεων και προθεσμιών μπορεί να γίνει σταδιακά μέσα σε λίγες εβδομάδες, χωρίς να σταματήσει η δουλειά.

Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργούν στην πράξη όσα περιγράφονται εδώ, το NomikApp συνδυάζει υποθέσεις, πελάτες, ημερολόγιο με υπολογιστή προθεσμιών ΚΠολΔ, εργασίες, έγγραφα, τιμολόγηση myDATA και ηλεκτρονική υπογραφή σε μία cloud εφαρμογή με εφαρμογή κινητού. Μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν με δικές σας υποθέσεις και να αποφασίσετε με βάση την εμπειρία σας.