Λογισμικό για ατομικό γραφείο ή δικηγορική εταιρεία

Ο δικηγόρος που εργάζεται μόνος χρειάζεται από το λογισμικό ταχύτητα, αξιόπιστο ημερολόγιο προθεσμιών και απλή τιμολόγηση· το γραφείο με συνεργάτες χρειάζεται επιπλέον κοινό ημερολόγιο και ανάθεση εργασιών· η δικηγορική εταιρεία χρειάζεται ρόλους και δικαιώματα, αναφορές και ενιαίες διαδικασίες. Το λάθος που γίνεται συχνά είναι να επιλέγεται πρόγραμμα για το μέγεθος που θα είχε το γραφείο «κάποτε» ή, αντίθετα, να μην προβλέπεται η ανάπτυξη. Το άρθρο αυτό συμπληρώνει τον οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Ο δικηγόρος που εργάζεται μόνος

Χωρίς γραμματεία και συνεργάτες, όλα περνούν από ένα πρόσωπο. Το λογισμικό πρέπει να αφαιρεί δουλειά, όχι να προσθέτει.

• Προθεσμίες με υπενθυμίσεις: δεν υπάρχει δεύτερο μάτι να εντοπίσει μια παράλειψη, άρα οι ειδοποιήσεις στο κινητό είναι το δίχτυ ασφαλείας.
• Γρήγορη καταχώριση: φωτογραφία κλήσης, φωνητική σημείωση στο διάδρομο του δικαστηρίου, PDF από email.
• Απλή τιμολόγηση με myDATA, χωρίς να ανοίγετε δεύτερο σύστημα.
• Τηλεφωνική κάλυψη: όταν είστε σε αίθουσα, ένας τηλεφωνικός βοηθός AI μπορεί να απαντά και να σας στέλνει περίληψη της κλήσης.

Δεν χρειάζεστε σύνθετους ρόλους, εγκρίσεις ή αναφορές απόδοσης. Πληρώνετε για αυτά μόνο αν το πρόγραμμα δεν προσφέρει πακέτο για έναν χρήστη.

Γραφείο με συνεργάτες

Μόλις μπουν δεύτερος και τρίτος άνθρωπος, η κοινή πληροφορία γίνεται το κεντρικό ζήτημα.

• Κοινό ημερολόγιο με φίλτρα ανά δικηγόρο, ώστε να φαίνεται ποιος παρίσταται πού.
• Ανάθεση εργασιών με υπεύθυνο και προθεσμία, π.χ. «σύνταξη προτάσεων — Παπαδόπουλος — έως 12/3».
• Αναπλήρωση: οι υπενθυμίσεις να πηγαίνουν και σε δεύτερο πρόσωπο όταν ο υπεύθυνος απουσιάζει.
• Βασικά δικαιώματα: π.χ. ο ασκούμενος δεν βλέπει οικονομικά στοιχεία.

Περισσότερα για την οργάνωση στο άρθρο για την ανάθεση εργασιών στους συνεργάτες.

Δικηγορική εταιρεία

Η δικηγορική εταιρεία του Κώδικα Δικηγόρων (ν. 4194/2013) έχει εταίρους, συνεργάτες και συχνά διοικητικό προσωπικό. Οι ανάγκες αλλάζουν ποιοτικά:

• Ρόλοι και δικαιώματα ανά υπόθεση: ορισμένες υποθέσεις πρέπει να είναι ορατές μόνο σε συγκεκριμένη ομάδα.
• Ιστορικό ενεργειών: ποιος άλλαξε μια προθεσμία ή διέγραψε ένα έγγραφο.
• Αναφορές: φόρτος ανά συνεργάτη, ανεξόφλητα ανά πελάτη, έσοδα ανά τομέα.
• Ενιαίες διαδικασίες: κοινά πρότυπα εγγράφων, έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων πριν κάθε ανάθεση, τυποποιημένο κλείσιμο υπόθεσης.
• Συμμόρφωση: τεκμηρίωση μέτρων GDPR, διαδικασίες για αιτήματα υποκειμένων, σύμβαση επεξεργασίας με τον πάροχο.

Σύγκριση με μια ματιά

Παράδειγμα: πακέτα ανά μέγεθος

Πολλοί πάροχοι οργανώνουν την τιμολόγηση ανάλογα. Στο NomikApp, για παράδειγμα, το πακέτο Solo (29€/μήνα) απευθύνεται στον δικηγόρο που εργάζεται μόνος, το Γραφείο (79€/μήνα) σε ομάδες με συνεργάτες και το Εταιρεία (149€/μήνα) σε δικηγορικές εταιρείες. Επιβεβαιώστε τις τρέχουσες τιμές και τα όρια χρηστών στη σελίδα τιμών. Για τη γενική μέθοδο σύγκρισης δείτε κόστος και απόσβεση.

Σχεδιάστε για την ανάπτυξη

Αν σκοπεύετε να προσλάβετε συνεργάτη μέσα στα επόμενα χρόνια, βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμα επιτρέπει αναβάθμιση χωρίς μεταφορά δεδομένων. Η αλλαγή προγράμματος αργότερα είναι πάντα πιο δαπανηρή, όπως εξηγούμε στη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα. Ελέγξτε επίσης τα συχνά λάθη επιλογής, πολλά από τα οποία σχετίζονται με λάθος εκτίμηση μεγέθους.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να ξεκινήσω με πακέτο για έναν και να αναβαθμίσω;

Στις περισσότερες cloud λύσεις ναι, και τα δεδομένα παραμένουν. Ρωτήστε τον πάροχο πριν ξεκινήσετε.

Η γραμματέας μετράει ως χρήστης;

Συνήθως ναι, αν έχει δικό της λογαριασμό. Ελέγξτε τους όρους, γιατί διαφέρουν μεταξύ παρόχων.

Χρειάζεται η δικηγορική εταιρεία διαφορετικό πρόγραμμα;

Όχι απαραίτητα. Χρειάζεται τις ίδιες βασικές λειτουργίες με επιπλέον ρόλους, ιστορικό και αναφορές, που μπορεί να υπάρχουν σε ανώτερο πακέτο του ίδιου προγράμματος.

Όποιο κι αν είναι το μέγεθος του γραφείου σας, ο καλύτερος τρόπος να αποφασίσετε είναι η δοκιμή. Με το NomikApp μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν και να προσκαλέσετε τους συνεργάτες σας.