Ένα σύγχρονο πρόγραμμα δικηγορικού γραφείου πρέπει να κάνει πέντε πράγματα καλά: να οργανώνει υποθέσεις και πελάτες, να μη σας αφήνει να χάσετε προθεσμία ή δικάσιμο, να κρατά τα έγγραφα στη θέση τους, να τιμολογεί σύμφωνα με το myDATA και να είναι διαθέσιμο εκεί που βρίσκεστε, δηλαδή και στο κινητό. Όλα τα υπόλοιπα είναι χρήσιμα, αλλά δευτερεύοντα. Το άρθρο αυτό είναι μέρος του οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου και λειτουργεί ως λίστα ελέγχου για τις δοκιμές σας.
1. Διαχείριση υποθέσεων
Η υπόθεση είναι η βασική μονάδα της δουλειάς σας. Ελέγξτε ότι η καρτέλα υπόθεσης περιλαμβάνει:
- δικαστήριο, διαδικασία, αριθμούς κατάθεσης (ΓΑΚ/ΕΑΚ) και αριθμό απόφασης·
- διαδίκους με ρόλους (εντολέας, αντίδικος, προσεπικαλούμενος, πληρεξούσιοι αντιδίκων)·
- χρονολόγιο ενεργειών και σημειώσεις·
- συνδεδεμένες προθεσμίες, εργασίες, έγγραφα και χρεώσεις·
- κατάσταση (ενεργή, σε αναμονή απόφασης, κλειστή) και υπεύθυνο δικηγόρο.
Δοκιμάστε την αναζήτηση: πόσο γρήγορα βρίσκετε μια υπόθεση γνωρίζοντας μόνο το επώνυμο του αντιδίκου ή τον αριθμό κατάθεσης; Περισσότερα για τη δομή του φακέλου θα βρείτε στο άρθρο για τον ψηφιακό φάκελο υπόθεσης.
2. Πελάτες και επαφές
Η καρτέλα πελάτη πρέπει να συγκεντρώνει στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, ΑΦΜ για την τιμολόγηση, όλες τις υποθέσεις και το οικονομικό ιστορικό. Ένα σημαντικό, συχνά παραμελημένο σημείο είναι ο έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων: πριν αναλάβετε νέα υπόθεση, το σύστημα πρέπει να μπορεί να σας δείξει αν ο αντίδικος υπήρξε ποτέ πελάτης σας.
3. Προθεσμίες, δικάσιμοι και ημερολόγιο
Εδώ δεν υπάρχουν περιθώρια συμβιβασμού. Ζητήστε:
- Υπολογιστή προθεσμιών ΚΠολΔ που ξεκινά από την αφετηρία (π.χ. επίδοση ή κατάθεση), εφαρμόζει τον κανόνα μέτρησης, τις αργίες και την αναστολή του Αυγούστου, και δείχνει πώς κατέληξε στο αποτέλεσμα.
- Υπενθυμίσεις σε πολλά επίπεδα (π.χ. 10, 3 και 1 ημέρα πριν), με email και ειδοποίηση στο κινητό, προς τον υπεύθυνο και τον αναπληρωτή του.
- Κοινό ημερολόγιο γραφείου με φίλτρα ανά δικηγόρο και δικαστήριο.
- Εύκολη καταχώριση αναβολής: η νέα δικάσιμος να ενημερώνει και τις εξαρτώμενες προθεσμίες.
Ο υπολογιστής βοηθά, δεν αποφασίζει. Η επιβεβαίωση της ημερομηνίας από τον δικηγόρο παραμένει απαραίτητη, ιδίως όταν έχουν μεσολαβήσει νομοθετικές αλλαγές.
4. Εργασίες και ομάδα
Ακόμη και σε γραφείο δύο ατόμων, η ανάθεση εργασιών με προθεσμία και υπεύθυνο αποτρέπει το «νόμιζα ότι το είχες αναλάβει εσύ». Ελέγξτε ρόλους και δικαιώματα: ποιος βλέπει οικονομικά στοιχεία, ποιος μπορεί να διαγράψει έγγραφα.
5. Έγγραφα και ηλεκτρονική υπογραφή
Τα έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται μέσα στην υπόθεση, όχι σε παράλληλους φακέλους. Χρήσιμα είναι τα πρότυπα (εξουσιοδοτήσεις, συμφωνητικά αμοιβής) και η αποστολή για ηλεκτρονική υπογραφή, π.χ. μέσω Yousign. Για τις μορφές υπογραφής κατά τον κανονισμό eIDAS δείτε το άρθρο για την ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων.
6. Τιμολόγηση και myDATA
Το πρόγραμμα πρέπει να εκδίδει παραστατικά που διαβιβάζονται στο myDATA, να συνδέει κάθε τιμολόγιο με πελάτη και υπόθεση και να δείχνει τι είναι ανεξόφλητο. Ρωτήστε ποιους τύπους παραστατικών υποστηρίζει και πώς χειρίζεται τα ειδικά ζητήματα του δικηγόρου, σε συνεννόηση με τον λογιστή σας.
7. Κινητό, AI και αυτοματισμοί
Μια εφαρμογή κινητού με το πρόγραμμα της ημέρας και γρήγορη καταχώριση είναι πρακτικά απαραίτητη. Οι λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης αξίζουν όταν λύνουν πραγματικό πρόβλημα: για παράδειγμα, φωτογραφίζετε μια κλήση και το σύστημα προτείνει υπόθεση, δικαστήριο και δικάσιμο, τα οποία ελέγχετε πριν την αποθήκευση. Ένας τηλεφωνικός βοηθός AI που απαντά όταν δεν μπορείτε και καταγράφει το μήνυμα είναι επίσης χρήσιμος για τον δικηγόρο που βρίσκεται συχνά σε αίθουσα.
8. Ασφάλεια και δεδομένα
- Κρυπτογράφηση, έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, ιστορικό ενεργειών.
- Σύμβαση επεξεργασίας κατά το άρθρο 28 GDPR.
- Δυνατότητα πλήρους εξαγωγής δεδομένων σε ανοιχτή μορφή.
Λίστα ελέγχου για τη δοκιμή
| Σενάριο δοκιμής | Τι ελέγχετε |
|---|---|
| Νέα υπόθεση από κλήση | Χρόνος καταχώρισης, έλεγχος σύγκρουσης |
| Υπολογισμός προθεσμίας κατάθεσης προτάσεων | Διαφάνεια υπολογισμού, αργίες, υπενθυμίσεις |
| Αναβολή δικασίμου από το κινητό | Ταχύτητα, ενημέρωση συνεργατών |
| Έκδοση τιμολογίου | Διαβίβαση myDATA, σύνδεση με υπόθεση |
| Εξαγωγή δεδομένων | Πληρότητα, μορφή αρχείου |
Για τις επόμενες αποφάσεις δείτε επίσης ποιες ερωτήσεις να κάνετε πριν την αγορά, τη σύγκριση cloud ή εγκατάστασης και τα συχνά λάθη επιλογής.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια λειτουργία είναι η πιο σημαντική;
Η διαχείριση προθεσμιών με αξιόπιστες υπενθυμίσεις, γιατί εκεί βρίσκεται ο μεγαλύτερος επαγγελματικός κίνδυνος.
Χρειάζομαι όλες τις λειτουργίες από την πρώτη μέρα;
Όχι. Ξεκινήστε από υποθέσεις και ημερολόγιο και προσθέστε τιμολόγηση και έγγραφα σταδιακά.
Μπορεί ένα γενικό CRM να καλύψει δικηγορικό γραφείο;
Μερικώς, αλλά δεν γνωρίζει έννοιες όπως δικονομική προθεσμία, δικάσιμος ή διάδικος, οπότε θα χρειαστεί πολλή προσαρμογή και θα λείπει ο υπολογισμός προθεσμιών.
Το NomikApp σχεδιάστηκε για την ελληνική δικηγορική πρακτική και καλύπτει όσα περιγράφονται παραπάνω σε μία cloud εφαρμογή. Αν θέλετε να το αξιολογήσετε με δικές σας υποθέσεις, μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν.
Αφήστε μια απάντηση