20 ερωτήσεις πριν αγοράσετε λογισμικό δικηγόρου

Πριν αγοράσετε λογισμικό για το δικηγορικό σας γραφείο, ζητήστε από τον πάροχο γραπτές απαντήσεις σε συγκεκριμένα ερωτήματα για προθεσμίες, ασφάλεια, δεδομένα, κόστος και υποστήριξη. Οι απαντήσεις, και ο τρόπος που δίνονται, λένε περισσότερα από κάθε παρουσίαση. Ακολουθεί λίστα είκοσι ερωτήσεων, οργανωμένη ανά θεματική, που μπορείτε να στείλετε αυτούσια. Εντάσσεται στον οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Λειτουργίες και καθημερινή χρήση

1. Πώς υπολογίζονται οι προθεσμίες; Λαμβάνονται υπόψη αργίες, θερινή αναστολή και ο κανόνας μέτρησης του ΚΠολΔ; Φαίνεται ο τρόπος υπολογισμού; Ποιος ενημερώνει τους κανόνες όταν αλλάζει η νομοθεσία;
2. Ποιος λαμβάνει υπενθυμίσεις και πώς; Email, ειδοποίηση στο κινητό, πόσες ημέρες πριν, προς πόσους ανθρώπους;
3. Πόσο γρήγορα καταχωρίζεται μια αναβολή από το κινητό; Ζητήστε να το δείτε ζωντανά.
4. Υποστηρίζεται έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων;
5. Εκδίδονται παραστατικά με διαβίβαση στο myDATA; Ποιοι τύποι; Πώς παρακολουθείτε τις αλλαγές της ΑΑΔΕ;
6. Υπάρχει ηλεκτρονική υπογραφή και με ποιον πάροχο; Τι επίπεδο υπογραφής κατά eIDAS;
7. Υπάρχουν λειτουργίες AI; Τι ακριβώς κάνουν και πώς ελέγχετε το αποτέλεσμα;

Ασφάλεια και προστασία δεδομένων

8. Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα; Σε ποια χώρα, σε ποιον πάροχο υποδομής;
9. Υπογράφετε σύμβαση επεξεργασίας (DPA) κατά το άρθρο 28 GDPR; Ζητήστε την πριν την αγορά.
10. Ποιοι είναι οι υποεκτελούντες; Υπάρχει διαβίβαση εκτός ΕΟΧ και με ποια εγγύηση;
11. Κρυπτογράφηση, 2FA, ιστορικό ενεργειών;
12. Χρησιμοποιούνται τα δεδομένα μου για εκπαίδευση μοντέλων AI;
13. Πώς ειδοποιούμαι σε περίπτωση παραβίασης; Ως υπεύθυνος επεξεργασίας έχετε δικές σας υποχρεώσεις γνωστοποίησης, οπότε χρειάζεστε έγκαιρη ενημέρωση.

Για το πλαίσιο, δείτε τον οδηγό GDPR για δικηγορικά γραφεία.

Δεδομένα και έξοδος

14. Μπορώ να εξαγάγω όλα τα δεδομένα μου; Σε ποια μορφή; Περιλαμβάνονται τα έγγραφα;
15. Τι γίνεται αν διακόψω τη συνδρομή; Πόσο καιρό διατηρούνται τα δεδομένα και πότε διαγράφονται;
16. Βοηθάτε στην εισαγωγή δεδομένων από Excel ή παλιό πρόγραμμα; Με τι κόστος; Δείτε και τη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα.

Κόστος και σύμβαση

17. Τι περιλαμβάνει ακριβώς η τιμή; Υπάρχουν χρεώσεις ανά χρήση; Η τιμή είναι με ΦΠΑ;
18. Πώς αλλάζει η τιμή στην ανανέωση ή όταν προσθέτω χρήστη; Αναλυτικά στο κόστος λογισμικού και απόσβεση.

Υποστήριξη και εξέλιξη

19. Πώς παρέχεται υποστήριξη; Στα ελληνικά; Σε ποιες ώρες; Με ποιον χρόνο απόκρισης;
20. Πόσο συχνά προστίθενται λειτουργίες και πώς ενημερώνομαι; Ακούτε αιτήματα χρηστών;

Και πέντε ερωτήσεις προς τον εαυτό σας

Οι καλύτερες απαντήσεις του παρόχου δεν βοηθούν αν δεν έχετε ξεκαθαρίσει τι χρειάζεστε. Πριν από τις συναντήσεις, απαντήστε:

• Πού χάνω σήμερα τον περισσότερο χρόνο: στην αναζήτηση, στο ημερολόγιο, στην τιμολόγηση ή στην επικοινωνία με πελάτες;
• Ποιος θα χρησιμοποιεί το πρόγραμμα καθημερινά και πόσο άνετος είναι με την τεχνολογία;
• Πόσες ενεργές υποθέσεις έχω και πόσες νέες ανοίγουν τον μήνα;
• Πώς τιμολογώ: κατ’ αποκοπή, ανά στάδιο, ανά ώρα;
• Τι σχεδιάζω για το γραφείο τα επόμενα χρόνια: θα προσλάβω συνεργάτες;

Με αυτές τις απαντήσεις μπροστά σας, κάθε παρουσίαση γίνεται συζήτηση για το δικό σας γραφείο και όχι για τη λίστα λειτουργιών του προϊόντος. Χρήσιμο συμπλήρωμα είναι ο κατάλογος με όσα πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα.

Πώς να αξιολογήσετε τις απαντήσεις

• Συγκεκριμένες έναντι γενικών: «τα δεδομένα φιλοξενούνται σε κέντρα δεδομένων στην ΕΕ, εδώ η λίστα υποεκτελούντων» είναι καλύτερη απάντηση από «είμαστε πλήρως ασφαλείς».
• Γραπτώς: οι σημαντικές δεσμεύσεις πρέπει να υπάρχουν στους όρους ή στη σύμβαση.
• Δοκιμή: ό,τι λέγεται για τις λειτουργίες, επαληθεύστε το σε δοκιμαστική περίοδο με πραγματικές υποθέσεις.

Αν ζυγίζετε τις ανάγκες σας ανάλογα με το μέγεθος του γραφείου, δείτε τη σύγκριση ατομικό γραφείο έναντι εταιρείας.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι όλες αυτές τις απαντήσεις για ένα ατομικό γραφείο;

Οι ερωτήσεις για προθεσμίες, ασφάλεια και εξαγωγή δεδομένων ισχύουν για όλους. Τις ερωτήσεις για ρόλους και πολλούς χρήστες μπορείτε να τις παραλείψετε.

Τι κάνω αν ο πάροχος δεν δίνει σύμβαση επεξεργασίας;

Είναι σοβαρό αρνητικό σημάδι. Χωρίς τέτοια σύμβαση δύσκολα μπορείτε να αποδείξετε συμμόρφωση με το άρθρο 28 GDPR.

Πόσο πρέπει να διαρκεί η δοκιμή;

Αρκετά ώστε να περάσει τουλάχιστον μία κανονική εβδομάδα εργασίας με δικάσιμους, προθεσμίες και τιμολόγηση.

Στο NomikApp θα βρείτε απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις και μπορείτε να επαληθεύσετε τις λειτουργίες μόνοι σας: δοκιμάστε δωρεάν και ρωτήστε μας ό,τι λείπει από τη λίστα.