Κλείσιμο υπόθεσης: λίστα ελέγχου για δικηγόρους

Μια υπόθεση δεν κλείνει όταν εκδοθεί η απόφαση. Κλείνει όταν έχουν εξεταστεί τα ένδικα μέσα και οι προθεσμίες τους, έχουν εκκαθαριστεί τα οικονομικά, έχουν επιστραφεί τα πρωτότυπα, ο πελάτης έχει ενημερωθεί γραπτώς ότι η εντολή ολοκληρώθηκε και ο φάκελος έχει αρχειοθετηθεί με σαφή πολιτική διατήρησης. Η τυποποιημένη διαδικασία κλεισίματος προστατεύει το γραφείο από ξεχασμένες προθεσμίες, ανείσπρακτες αμοιβές και αμφισβητήσεις για το πότε έληξε η εντολή. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγού για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.

Λίστα ελέγχου κλεισίματος

1. Δικονομική ολοκλήρωση

• Επιδόθηκε η απόφαση; Από ποιον και πότε; Η ημερομηνία επίδοσης επηρεάζει την προθεσμία των ενδίκων μέσων.
• Εξετάστηκαν τα ένδικα μέσα (έφεση, αναίρεση, ανακοπή ερημοδικίας κ.λπ.) και καταγράφηκε η απόφαση του πελάτη;
• Αν ο πελάτης δεν θέλει ένδικο μέσο, υπάρχει γραπτή οδηγία του στον φάκελο;
• Αν δεν επιδόθηκε η απόφαση, υπάρχει υπενθύμιση για τη μακρά προθεσμία; Στην πολιτική δίκη, η προθεσμία των ενδίκων μέσων χωρίς επίδοση είναι μακρύτερη (βλ. ΚΠολΔ 518 για την έφεση και 564 για την αναίρεση). Επιβεβαιώστε την κάθε φορά με το ισχύον κείμενο.
• Χρειάζονται πράξεις εκτέλεσης; Αν ναι, η υπόθεση δεν κλείνει, απλώς περνά σε νέο στάδιο.

Για τον υπολογισμό των προθεσμιών, δείτε τον οδηγό για τον υπολογισμό προθεσμιών ΚΠολΔ.

2. Οικονομική εκκαθάριση

• Έχουν τιμολογηθεί όλες οι αμοιβές βάσει της συμφωνίας;
• Έχουν συμψηφιστεί οι προκαταβολές και έχουν αποδοθεί έξοδα που προκαταβλήθηκαν για λογαριασμό του πελάτη;
• Έχουν εκδοθεί τα παραστατικά και έχουν διαβιβαστεί στο myDATA;
• Υπάρχει ανοιχτό υπόλοιπο; Αν ναι, πώς θα ακολουθήσει η είσπραξη;
• Αν επιδικάστηκε δικαστική δαπάνη, ποιος την εισπράττει και πώς αποδίδεται;

Δείτε σχετικά τα άρθρα για τα έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό πελάτη και την είσπραξη οφειλών πελατών.

3. Έγγραφα και πρωτότυπα

• Επιστράφηκαν στον πελάτη τα πρωτότυπα έγγραφα που μας εμπιστεύτηκε, με απόδειξη παραλαβής;
• Αποθηκεύτηκαν στον φάκελο οι τελικές εκδόσεις όλων των δικογράφων και η απόφαση;
• Διαγράφηκαν τα περιττά σχέδια και τα διπλά αντίγραφα, σύμφωνα με την πολιτική του γραφείου;
• Παραδόθηκε στον πελάτη αντίγραφο της απόφασης;

Για τη διάκριση τελικών και σχεδίων, δείτε το άρθρο για την αρχειοθέτηση εγγράφων.

4. Ενημέρωση του πελάτη

Μια σύντομη επιστολή κλεισίματος, κατά προτίμηση με email ώστε να μένει ίχνος, που αναφέρει:

• ότι η εντολή για τη συγκεκριμένη υπόθεση ολοκληρώθηκε·
• το αποτέλεσμα και τυχόν προθεσμίες που αφορούν πλέον τον ίδιο (π.χ. συμμόρφωση, εκτέλεση)·
• ποια έγγραφα του επιστράφηκαν και ποια κρατά το γραφείο·
• για πόσο θα διατηρηθεί ο φάκελος και πώς μπορεί να ζητήσει αντίγραφα.

Η επιστολή αυτή αποσαφηνίζει ότι ο δικηγόρος δεν παρακολουθεί πλέον την υπόθεση, και αυτό έχει σημασία σε ενδεχόμενη μεταγενέστερη αμφισβήτηση. Δείτε επίσης τον οδηγό για την επικοινωνία με τον πελάτη.

5. Εσωτερικό κλείσιμο

• Ολοκληρώθηκαν ή ακυρώθηκαν όλες οι ανοιχτές εργασίες της υπόθεσης;
• Διαγράφηκαν ή ολοκληρώθηκαν οι μελλοντικές υπενθυμίσεις, εκτός από εκείνες που πρέπει να μείνουν (π.χ. μακρά προθεσμία ενδίκων μέσων);
• Η κατάσταση της υπόθεσης άλλαξε σε «Κλειστή» με ημερομηνία;
• Ορίστηκε ημερομηνία επανεξέτασης για τη διατήρηση ή διαγραφή των δεδομένων;
• Παραμένουν τα πρόσωπα (πελάτης, αντίδικοι) αναζητήσιμα για τον μελλοντικό έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων;

Πόσο καιρό κρατάτε τον φάκελο

Ο GDPR απαιτεί τα προσωπικά δεδομένα να διατηρούνται μόνο όσο είναι αναγκαίο για τον σκοπό (άρθρο 5 παρ. 1 στοιχ. ε). Για τον δικηγόρο, ο σκοπός μετά το κλείσιμο περιλαμβάνει την τήρηση φορολογικών υποχρεώσεων και την υπεράσπιση έναντι πιθανών αξιώσεων. Οι χρόνοι αυτοί διαφέρουν και μπορεί να αλλάξουν, γι’ αυτό:

1. ορίστε γραπτή πολιτική διατήρησης ανά κατηγορία (παραστατικά, δικόγραφα, έγγραφα ταυτοποίησης, αλληλογραφία)·
2. επιβεβαιώστε τη με την ισχύουσα φορολογική νομοθεσία και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου σας·
3. κρατήστε, μετά τη διαγραφή του περιεχομένου, ένα ελάχιστο σύνολο στοιχείων (ονόματα, αντικείμενο, έτος) για τον έλεγχο σύγκρουσης, εφόσον αυτό στηρίζεται σε έννομο συμφέρον και περιλαμβάνεται στην ενημέρωση προς τους πελάτες.

Για περισσότερα, δείτε τον οδηγό GDPR για δικηγορικά γραφεία.

Ένα συνηθισμένο λάθος: οι «ζωντανές-νεκρές» υποθέσεις

Σε πολλά γραφεία υπάρχουν δεκάδες υποθέσεις που στην πράξη έχουν τελειώσει αλλά εμφανίζονται ακόμη ως ανοιχτές. Το αποτέλεσμα είναι λίστες που δεν διαβάζει κανείς και υπενθυμίσεις που αγνοούνται, με κίνδυνο να χαθεί μέσα σε αυτές μια πραγματική προθεσμία. Ένα τριμηνιαίο «ξεκαθάρισμα», με τη λίστα ελέγχου παραπάνω, κρατά το σύστημα αξιόπιστο.

Στο NomikApp η υπόθεση κλείνει με αλλαγή κατάστασης, τα ανεξόφλητα τιμολόγια και οι εκκρεμείς εργασίες φαίνονται πριν το κλείσιμο, και τα πρόσωπα παραμένουν αναζητήσιμα για μελλοντικό έλεγχο σύγκρουσης. Αν θέλετε να το δοκιμάσετε, δοκιμάστε δωρεάν.

Συχνές ερωτήσεις

Κλείνω την υπόθεση αν ο πελάτης χρωστά ακόμη αμοιβή;

Η δικονομική υπόθεση μπορεί να κλείσει, αλλά καλό είναι να μείνει σε ειδική κατάσταση, π.χ. «Κλειστή – οικονομική εκκρεμότητα», ώστε η οφειλή να μη χαθεί από το οπτικό σας πεδίο.

Τι κάνω αν ο πελάτης δεν απαντά για το αν θέλει ένδικο μέσο;

Στείλτε γραπτή ενημέρωση με την προθεσμία και την ημερομηνία μέχρι την οποία χρειάζεστε οδηγία, και κρατήστε απόδειξη της αποστολής. Αν δεν λάβετε απάντηση, καταγράψτε το στον φάκελο. Ζητήματα ευθύνης σε τέτοιες περιπτώσεις εξετάζονται στο άρθρο για την ευθύνη από χαμένη προθεσμία.

Μπορώ να ανοίξω ξανά μια κλειστή υπόθεση;

Ναι, αν προκύψει νέα εξέλιξη, π.χ. ένδικο μέσο του αντιδίκου ή ανάγκη εκτέλεσης. Αν πρόκειται για νέα διαφορά με τον ίδιο πελάτη, είναι καλύτερα να ανοίξετε νέα υπόθεση, με νέο έλεγχο σύγκρουσης.