Η μετάβαση από Excel και χαρτί σε λογισμικό δικηγορικού γραφείου γίνεται με ασφάλεια όταν τη χωρίσετε σε στάδια: πρώτα οι μελλοντικές προθεσμίες και δικάσιμοι, μετά οι ενεργές υποθέσεις και οι πελάτες, και τελευταίο το κλειστό αρχείο. Με παράλληλο έλεγχο για λίγες εβδομάδες, το γραφείο δεν σταματά να λειτουργεί και δεν χάνεται τίποτα. Παρακάτω ένα πλάνο που μπορείτε να εφαρμόσετε αυτούσιο. Για την επιλογή του ίδιου του προγράμματος, δείτε τον οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.
Πριν ξεκινήσετε: τρεις αποφάσεις
- Ημερομηνία έναρξης. Επιλέξτε περίοδο με μικρότερο φόρτο. Ο Αύγουστος ή οι αρχές Σεπτεμβρίου είναι συχνά βολικοί λόγω της θερινής αναστολής, αλλά προσοχή στις προθεσμίες που «ξυπνούν» τον Σεπτέμβριο.
- Υπεύθυνος μετάβασης. Ένας άνθρωπος, όχι «όλοι». Αυτός αποφασίζει για ονομασίες, κατηγορίες και ελέγχει την πληρότητα.
- Τι μεταφέρεται. Δεν χρειάζεται να μεταφερθούν όλα. Ορίστε όριο, π.χ. ενεργές υποθέσεις και όσες έκλεισαν τα τελευταία δύο χρόνια.
Βήμα 1: Καθαρίστε το Excel
Αν τηρείτε λίστα υποθέσεων σε λογιστικό φύλλο, αφιερώστε μία ώρα για καθάρισμα πριν την εισαγωγή:
- μία γραμμή ανά υπόθεση, μία στήλη ανά πεδίο (όχι συγχωνευμένα κελιά)·
- ημερομηνίες σε ενιαία μορφή (ηη/μμ/εεεε)·
- ξεχωριστές στήλες για επώνυμο και όνομα πελάτη, ΑΦΜ, τηλέφωνο, email·
- διαγραφή διπλοεγγραφών (ο ίδιος πελάτης με διαφορετική γραφή).
Τα περισσότερα προγράμματα δέχονται εισαγωγή από CSV ή Excel. Ρωτήστε τον πάροχο ποια πρότυπη μορφή δέχεται και αν βοηθά στην εισαγωγή.
Βήμα 2: Πρώτα οι προθεσμίες
Οι μελλοντικές προθεσμίες και δικάσιμοι είναι το πιο κρίσιμο στοιχείο. Περάστε τις όλες, από το χάρτινο ημερολόγιο ή το Excel, πριν από οτιδήποτε άλλο. Για καθεμία:
- συνδέστε τη με υπόθεση (έστω πρόχειρη καρτέλα)·
- σημειώστε το είδος (κατάθεση προτάσεων, προσθήκη-αντίκρουση, έφεση κ.λπ.)·
- ορίστε υπενθυμίσεις και υπεύθυνο·
- για προθεσμίες που δεν έχουν ακόμη υπολογιστεί, χρησιμοποιήστε τον υπολογιστή προθεσμιών και επιβεβαιώστε το αποτέλεσμα.
Αναλυτικά για τον τρόπο μέτρησης, δείτε τον οδηγό για τον υπολογισμό δικονομικών προθεσμιών ΚΠολΔ.
Βήμα 3: Ενεργές υποθέσεις και πελάτες
Συμπληρώστε τις καρτέλες των ενεργών υποθέσεων: δικαστήριο, αριθμούς κατάθεσης, διαδίκους, κατάσταση. Το χαρτί δεν χρειάζεται να σκαναριστεί ολόκληρο· σκανάρετε τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε τακτικά (δικόγραφο, κλήση, πληρεξούσιο) και κρατήστε τον φυσικό φάκελο ως έχει. Λειτουργίες AI που διαβάζουν φωτογραφία ή PDF μιας κλήσης και προτείνουν τα πεδία επιταχύνουν σημαντικά αυτό το βήμα, αρκεί να ελέγχετε κάθε πρόταση.
Βήμα 4: Παράλληλη λειτουργία με ημερομηνία λήξης
Για δύο έως τέσσερις εβδομάδες κρατήστε το παλιό ημερολόγιο παράλληλα και κάθε Παρασκευή διασταυρώστε τις προθεσμίες της επόμενης εβδομάδας. Ορίστε όμως ημερομηνία λήξης της παράλληλης λειτουργίας. Το μεγαλύτερο ρίσκο της μετάβασης είναι να μείνουν δύο ημιτελή συστήματα, κάτι που περιγράφουμε στα συχνά λάθη επιλογής λογισμικού.
Βήμα 5: Νέοι κανόνες στο γραφείο
- Κάθε νέα υπόθεση ανοίγει πρώτα στο σύστημα.
- Κάθε αναβολή καταχωρίζεται την ίδια μέρα, ιδανικά από το κινητό στο δικαστήριο.
- Τα έγγραφα αποθηκεύονται στην υπόθεση, όχι στην επιφάνεια εργασίας.
- Τα τιμολόγια εκδίδονται από το σύστημα, συνδεδεμένα με την υπόθεση.
Ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα για μικρό γραφείο
| Εβδομάδα | Εργασίες |
|---|---|
| 1 | Ρυθμίσεις, χρήστες, καθάρισμα Excel, όλες οι μελλοντικές προθεσμίες |
| 2 | Ενεργές υποθέσεις και πελάτες, βασικά έγγραφα |
| 3–4 | Παράλληλος έλεγχος ημερολογίου, τιμολόγηση από το νέο σύστημα |
| 5+ | Τέλος παράλληλης λειτουργίας, σταδιακή εισαγωγή αρχείου αν χρειάζεται |
Αν προέρχεστε από άλλο πρόγραμμα αντί για Excel, ισχύουν επιπλέον τα βήματα για τη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα. Για την επιλογή του κατάλληλου πακέτου δείτε κόστος και απόσβεση.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να σκανάρω όλο το χάρτινο αρχείο;
Όχι. Κρατήστε το φυσικό αρχείο και σκανάρετε μόνο ό,τι χρειάζεστε ενεργά. Τηρήστε πάντως τις υποχρεώσεις φύλαξης και, για ό,τι καταστρέφετε, τους κανόνες του GDPR για ασφαλή διαγραφή.
Τι γίνεται με τους συνεργάτες που αντιστέκονται στην αλλαγή;
Ξεκινήστε από το πιο χρήσιμο για αυτούς, συνήθως το ημερολόγιο στο κινητό. Όταν δουν ότι γλιτώνουν χρόνο, η υιοθέτηση ακολουθεί.
Μπορώ να εισαγάγω ημερολόγιο από Google ή Outlook;
Πολλά προγράμματα υποστηρίζουν εισαγωγή ή συγχρονισμό. Ελέγξτε όμως ότι κάθε συμβάν συνδέεται σωστά με υπόθεση μετά την εισαγωγή.
Αν θέλετε να ξεκινήσετε τη μετάβαση χωρίς δέσμευση, στο NomikApp μπορείτε να περάσετε τις πρώτες υποθέσεις σας, να καταχωρίσετε κλήσεις από φωτογραφία ή PDF και να δείτε αν σας ταιριάζει. Δοκιμάστε δωρεάν.
Αφήστε μια απάντηση