Στο δικηγορικό γραφείο αξίζει να αυτοματοποιηθούν οι εργασίες που επαναλαμβάνονται με τον ίδιο τρόπο και έχουν σαφή αφετηρία: άνοιγμα νέας υπόθεσης, υπενθυμίσεις προθεσμιών και δικασίμων, έκδοση παραστατικού μετά από είσπραξη, αποστολή εγγράφων για υπογραφή και ενημέρωση πελάτη. Αντίθετα, ό,τι απαιτεί νομική κρίση πρέπει να μένει σε άνθρωπο. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγού Ψηφιακό δικηγορικό γραφείο.
Πώς εντοπίζετε τι να αυτοματοποιήσετε
Για μία εβδομάδα σημειώστε κάθε εργασία που κάνατε περισσότερες από τρεις φορές με τον ίδιο τρόπο. Για καθεμία ρωτήστε: έχει σαφές γεγονός-αφετηρία; Είναι τα βήματα πάντα τα ίδια; Τι θα συμβεί αν γίνει λάθος; Αν οι δύο πρώτες απαντήσεις είναι «ναι» και η συνέπεια λάθους είναι διαχειρίσιμη, είναι υποψήφια.
Οι πιο αποδοτικοί αυτοματισμοί
| Αφετηρία | Αυτόματη ενέργεια |
|---|---|
| Νέα υπόθεση | Δημιουργία φακέλου με τυπική δομή, λίστα εργασιών ανάλογα με τον τύπο διαδικασίας, αποστολή συμφωνητικού αμοιβής για υπογραφή |
| Καταχώριση επίδοσης | Υπολογισμός προθεσμίας και υπενθυμίσεις σε διαδοχικά διαστήματα |
| Αναβολή | Ενημέρωση νέας δικασίμου, εργασία ενημέρωσης πελάτη |
| Είσπραξη αμοιβής | Έκδοση παραστατικού και διαβίβαση στο myDATA |
| Ολοκλήρωση υπογραφής | Αρχειοθέτηση υπογεγραμμένου εγγράφου στον φάκελο, ειδοποίηση |
| Πρωί κάθε ημέρας | Σύνοψη δικασίμων, προθεσμιών και εκκρεμών εργασιών |
Για τις υπενθυμίσεις ειδικά, δείτε το Υπενθυμίσεις για να μη χαθεί προθεσμία.
Η σειρά έχει σημασία
- Πρώτα δομή: ενιαίοι τύποι υποθέσεων, ονοματολογία εγγράφων, ρόλοι.
- Μετά υπενθυμίσεις: χαμηλό ρίσκο, μεγάλο όφελος.
- Μετά πρότυπα και ροές: λίστες εργασιών ανά διαδικασία.
- Τελευταία, ενέργειες προς τρίτους: αποστολές στον πελάτη, παραστατικά. Εδώ ένα λάθος είναι ορατό εκτός γραφείου, άρα δοκιμάστε πρώτα με ενδιάμεσο βήμα έγκρισης.
Ο ρόλος της τεχνητής νοημοσύνης
Οι κλασικοί αυτοματισμοί χρειάζονται δομημένα δεδομένα. Η AI γεφυρώνει το κενό: μετατρέπει μια φωτογραφία κλήσης, ένα PDF απόφασης ή μια φωνητική σημείωση σε δομημένη καταχώριση, που μετά πυροδοτεί τους αυτοματισμούς. Το κρίσιμο σημείο ελέγχου είναι η επιβεβαίωση από εσάς πριν την αποθήκευση (βλ. Τεχνητή νοημοσύνη στη δικηγορία). Αντίστοιχα, ο τηλεφωνικός βοηθός AI μετατρέπει μια κλήση σε εργασία ή ραντεβού.
Τι να μην αυτοματοποιήσετε
- Την τελική κρίση για προθεσμίες σε ασυνήθιστες περιπτώσεις.
- Την αποστολή νομικής γνώμης ή δικογράφου χωρίς ανάγνωση.
- Οποιαδήποτε επικοινωνία που αφορά δυσμενή εξέλιξη για τον πελάτη· αυτή θέλει προσωπική επαφή.
Μέτρηση αποτελέσματος
Μην βασίζεστε σε εντυπώσεις. Πριν και μετά από έναν αυτοματισμό, καταγράψτε πόσος χρόνος χρειάζεται για την εργασία και πόσα λάθη ή καθυστερήσεις εντοπίσατε. Για την οικονομική πλευρά, δείτε και το Οικονομική εικόνα του γραφείου.
Παράδειγμα ροής: νέος πελάτης, από την κλήση στην υπόθεση
- Ο πελάτης καλεί· ο τηλεφωνικός βοηθός καταγράφει όνομα, θέμα και κλείνει ραντεβού.
- Πριν το ραντεβού, το σύστημα σας υπενθυμίζει να κάνετε έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων με βάση το όνομα του αντιδίκου.
- Μετά τη συνάντηση, ανοίγετε υπόθεση· δημιουργείται αυτόματα φάκελος και λίστα εργασιών για τον τύπο της διαδικασίας.
- Το συμφωνητικό αμοιβής αποστέλλεται για ηλεκτρονική υπογραφή (βλ. Ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων).
- Με την υπογραφή, το έγγραφο αρχειοθετείται και εκδίδεται, αν έχει συμφωνηθεί, παραστατικό για την προκαταβολή.
Κάθε βήμα είναι απλό. Η αξία βρίσκεται στο ότι κανένα δεν εξαρτάται από τη μνήμη κάποιου.
Πρότυπα λιστών εργασιών
Οι λίστες εργασιών ανά τύπο διαδικασίας είναι ίσως ο πιο υποτιμημένος αυτοματισμός. Για μια αγωγή στην τακτική διαδικασία, για παράδειγμα, η λίστα μπορεί να περιλαμβάνει κατάθεση, επίδοση, παρακολούθηση προθεσμιών για προτάσεις και προσθήκη, συλλογή αποδεικτικών, ενόρκων βεβαιώσεων και ενημέρωση του πελάτη σε κάθε στάδιο. Οι προθεσμίες πρέπει πάντα να επιβεβαιώνονται βάσει των ισχυουσών διατάξεων, επειδή ο ΚΠολΔ έχει τροποποιηθεί επανειλημμένα. Η λίστα δημιουργείται μία φορά και εφαρμόζεται σε κάθε νέα υπόθεση, ενώ μπορείτε να τη βελτιώνετε όποτε διαπιστώνετε κενό.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι προγραμματιστή για αυτοματισμούς;
Όχι, αν το λογισμικό γραφείου έχει ενσωματωμένες ροές. Τα εργαλεία σύνδεσης τρίτων υπηρεσιών είναι ισχυρά, αλλά προσθέτουν ακόμη έναν εκτελούντα την επεξεργασία, που πρέπει να ελέγξετε υπό το πρίσμα του GDPR.
Τι γίνεται αν ένας αυτοματισμός αποτύχει σιωπηλά;
Για κρίσιμες ροές, όπως προθεσμίες, κρατήστε δεύτερο δίχτυ ασφαλείας: εβδομαδιαία ανασκόπηση όλων των προθεσμιών του επόμενου μήνα.
Πόσο γρήγορα θα δω όφελος;
Οι υπενθυμίσεις και η ημερήσια σύνοψη αποδίδουν αμέσως. Οι πιο σύνθετες ροές χρειάζονται μερικές εβδομάδες προσαρμογής.
Το NomikApp συνδυάζει υποθέσεις, ημερολόγιο, υπενθυμίσεις, myDATA, Yousign και AI καταχώριση, ώστε οι αυτοματισμοί να λειτουργούν πάνω σε ενιαία δεδομένα. Μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν.
Αφήστε μια απάντηση