Έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων στο δικηγορικό γραφείο

Ο έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων πρέπει να γίνεται πριν αναλάβετε μια υπόθεση, και ουσιαστικά πριν ακούσετε τις λεπτομέρειές της. Συνίσταται στην αναζήτηση του υποψήφιου πελάτη, των αντιδίκων και των συνδεδεμένων προσώπων σε όλα τα πρόσωπα που έχει εκπροσωπήσει ή αντιμετωπίσει το γραφείο, σε ανοιχτές και κλειστές υποθέσεις. Η υποχρέωση αποφυγής σύγκρουσης συμφερόντων απορρέει από τον Κώδικα Δικηγόρων (ν. 4194/2013) και τον Κώδικα Δεοντολογίας. Ελέγξτε τις ισχύουσες διατάξεις και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου σας για τις λεπτομέρειες. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγού για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.

Ποιους αναζητάτε

• τον υποψήφιο πελάτη (φυσικό ή νομικό πρόσωπο)·
• κάθε αντίδικο και κάθε πρόσωπο με αντίθετο συμφέρον, ακόμη κι αν δεν είναι διάδικος·
• για νομικά πρόσωπα: νόμιμους εκπροσώπους, βασικούς μετόχους, μητρικές και θυγατρικές·
• για οικογενειακές υποθέσεις: τον/την σύζυγο και, όπου έχει σημασία, συγγενικά πρόσωπα·
• σε κληρονομικές και εταιρικές υποθέσεις: συγκληρονόμους, εταίρους, συνεταίρους.

Πού αναζητάτε

Η αναζήτηση έχει αξία μόνο αν καλύπτει όλα τα δεδομένα του γραφείου:

1. καρτέλες πελατών, ενεργών και παλαιών·
2. αντιδίκους και τρίτα πρόσωπα σε όλες τις υποθέσεις·
3. κλειστές και αρχειοθετημένες υποθέσεις·
4. συμβουλευτικές εντολές και εξώδικες συναντήσεις χωρίς δικαστική υπόθεση·
5. προηγούμενες απορριφθείσες εντολές: αν κάποιος σας εμπιστεύτηκε πληροφορίες σε μια πρώτη συνάντηση, αυτό μπορεί να έχει σημασία.

Γι’ αυτό είναι κρίσιμο οι αντίδικοι να καταχωρίζονται ως πρόσωπα και όχι μόνο ως κείμενο στον τίτλο της υπόθεσης. Δείτε τα πεδία στο άρθρο για τον ψηφιακό φάκελο υπόθεσης και στο άρθρο για την καρτέλα πελάτη.

Τεχνικές αναζήτησης που πιάνουν περισσότερα

• ΑΦΜ πρώτα: είναι το πιο αξιόπιστο αναγνωριστικό.
• Μέρος του ονόματος: αναζητήστε «Παπαδοπ» και όχι μόνο «Παπαδόπουλος Γεώργιος».
• Τόνοι, κεφαλαία και λατινικά: ένα καλό σύστημα αγνοεί τόνους και πεζά-κεφαλαία. Ελέγξτε και τη λατινική γραφή για αλλοδαπούς ή εταιρείες με αγγλική επωνυμία.
• Διακριτικός τίτλος και επωνυμία: μια εταιρεία μπορεί να είναι γνωστή με άλλο όνομα από την επωνυμία της.

Διαδικασία σε πέντε βήματα

1. Λήψη στοιχείων: στο πρώτο τηλεφώνημα ζητήστε μόνο ονόματα πελάτη και αντιδίκων και το γενικό αντικείμενο, όχι λεπτομέρειες.
2. Αναζήτηση: σε όλα τα πρόσωπα του γραφείου, με τις παραπάνω τεχνικές.
3. Αξιολόγηση: αν υπάρχει εύρημα, ο υπεύθυνος εταίρος κρίνει αν υπάρχει πραγματική σύγκρουση (π.χ. τρέχουσα εκπροσώπηση του αντιδίκου ή εμπιστευτικές πληροφορίες από προηγούμενη εντολή) ή απλή σύμπτωση ονόματος.
4. Τεκμηρίωση: καταγράψτε στον φάκελο ότι έγινε έλεγχος, πότε, από ποιον και με ποιο αποτέλεσμα.
5. Απόφαση: ανάληψη, άρνηση ή, όπου αυτό επιτρέπεται από τους κανόνες δεοντολογίας, ανάληψη μετά από ενημέρωση. Σε περίπτωση άρνησης, ενημερώστε τον υποψήφιο πελάτη χωρίς να αποκαλύψετε στοιχεία άλλων εντολέων.

Σύγκρουση που προκύπτει στην πορεία

Η σύγκρουση δεν εμφανίζεται μόνο στην αρχή. Νέος αντίδικος μπορεί να προσεπικληθεί, ένας νέος πελάτης του γραφείου μπορεί να αποδειχθεί συνδεδεμένος με αντίδικο υπάρχουσας υπόθεσης, ή ένας νέος συνεργάτης να φέρει μαζί του υποθέσεις από προηγούμενο γραφείο. Επαναλάβετε τον έλεγχο:

• όταν προστίθεται νέο πρόσωπο σε υπόθεση·
• όταν προσλαμβάνεται δικηγόρος από άλλο γραφείο·
• σε συγχώνευση γραφείων ή ένταξη σε δικηγορική εταιρεία.

Ένα παράδειγμα

Η εταιρεία Α ζητά να την εκπροσωπήσετε σε αγωγή κατά της Β. Η αναζήτηση «Β» δεν βγάζει αποτέλεσμα, αλλά η αναζήτηση με τον ΑΦΜ του νόμιμου εκπροσώπου της Β δείχνει ότι πριν από δύο χρόνια τον εκπροσωπήσατε προσωπικά σε υπόθεση μίσθωσης. Δεν είναι αυτόματα σύγκρουση, αλλά χρειάζεται αξιολόγηση: μήπως έχετε εμπιστευτικές πληροφορίες που αφορούν το αντικείμενο της νέας διαφοράς; Το εύρημα και η αξιολόγηση καταγράφονται στον φάκελο.

Συνήθη κενά στον έλεγχο

• Αναζήτηση μόνο στους πελάτες. Η πιο συχνή παράλειψη. Ο κίνδυνος βρίσκεται συνήθως στους αντιδίκους παλαιότερων υποθέσεων.
• Έλεγχος μετά την πρώτη συνάντηση. Αν ο υποψήφιος πελάτης σάς έχει ήδη εκθέσει τα πάντα και αποδειχθεί ότι εκπροσωπείτε τον αντίδικο, βρίσκεστε σε δύσκολη θέση απέναντι και στους δύο.
• Παράλειψη συμβουλευτικών εντολών. Γνωμοδοτήσεις, έλεγχοι συμβάσεων και εξώδικες διαπραγματεύσεις δημιουργούν εξίσου σχέσεις εμπιστοσύνης και πρέπει να καταγράφονται.
• Κατακερματισμένα δεδομένα. Πελάτες σε ένα Excel, υποθέσεις σε άλλο, παλαιές υποθέσεις σε χαρτί. Μια αναζήτηση που δεν καλύπτει όλες τις πηγές δίνει ψευδή αίσθηση ασφάλειας.

Αν το γραφείο σας βρίσκεται σε αυτή την κατάσταση, η ενοποίηση των προσώπων σε ένα σύστημα είναι από τα πρώτα πράγματα που αξίζει να κάνετε κατά τη μετάβαση από Excel σε λογισμικό. Ακόμη και οι κλειστές υποθέσεις μπορούν να περαστούν συνοπτικά, μόνο με τα πρόσωπα και το έτος.

Το NomikApp αναζητά σε πελάτες, αντιδίκους και κλειστές υποθέσεις ταυτόχρονα, ανεξάρτητα από τόνους και κεφαλαία. Αν θέλετε να ελέγξετε πώς θα λειτουργούσε με τα δικά σας δεδομένα, δοκιμάστε δωρεάν. Αν σκέφτεστε αλλαγή λογισμικού, δείτε και τις ερωτήσεις πριν από την αγορά.

Συχνές ερωτήσεις

Αρκεί να θυμάμαι τους πελάτες μου;

Σε πολύ μικρό γραφείο ίσως για τους πελάτες, αλλά σχεδόν ποτέ για τους αντιδίκους, τους εκπροσώπους εταιρειών και τις υποθέσεις παλαιότερων ετών. Η μνήμη δεν αφήνει και ίχνος ότι έγινε έλεγχος.

Ισχύει η σύγκρουση και για τους συνεργάτες του γραφείου;

Σε γενικές γραμμές, οι κανόνες δεοντολογίας αντιμετωπίζουν το γραφείο ή την εταιρεία ως σύνολο. Γι’ αυτό η αναζήτηση πρέπει να καλύπτει τα δεδομένα όλων των δικηγόρων του γραφείου. Ελέγξτε τις ισχύουσες διατάξεις για την περίπτωσή σας.

Τι κάνω με τα στοιχεία ενός υποψήφιου πελάτη που απέρριψα;

Κρατήστε τα ελάχιστα αναγκαία (ονόματα, ημερομηνία, λόγος), ώστε να αποδεικνύεται ο έλεγχος και να εντοπίζεται μελλοντική σύγκρουση, και ορίστε χρόνο διατήρησης σύμφωνα με την πολιτική GDPR του γραφείου.