Κατηγορία: Οδηγοί

Ψηφιακό δικηγορικό γραφείο σημαίνει ότι οι υποθέσεις, οι πελάτες, οι προθεσμίες, τα έγγραφα και τα οικονομικά βρίσκονται σε ένα οργανωμένο, ασφαλές σύστημα που είναι προσβάσιμο από όπου κι αν εργάζεστε, και όχι σε σκόρπια αρχεία, email και ντοσιέ. Η μετάβαση όμως δεν είναι μόνο τεχνολογική: πρέπει να σέβεται το επαγγελματικό απόρρητο, τον GDPR και τους κανόνες δεοντολογίας. Ο οδηγός αυτός συγκεντρώνει τι πρέπει να ελέγξετε, με ποια σειρά, και πού χρειάζεται προσοχή όταν εισάγετε cloud, ηλεκτρονική υπογραφή και τεχνητή νοημοσύνη στο γραφείο σας.

Τι σημαίνει στην πράξη «ψηφιακό γραφείο»

Δεν χρειάζεται να καταργήσετε το χαρτί από τη μια μέρα στην άλλη. Ψηφιακό γραφείο είναι εκείνο όπου υπάρχει μία πηγή αλήθειας για κάθε υπόθεση: ποιος είναι ο εντολέας, ποιος ο αντίδικος, ποια η επόμενη δικάσιμος, ποιες προθεσμίες τρέχουν, ποια έγγραφα έχουν κατατεθεί, τι έχει τιμολογηθεί και τι οφείλεται. Όταν η πληροφορία αυτή βρίσκεται σε ένα σύστημα με ιστορικό και δικαιώματα πρόσβασης, κερδίζετε τρία πράγματα: δεν εξαρτάστε από τη μνήμη ενός προσώπου, μπορείτε να εργαστείτε από το δικαστήριο ή από το σπίτι, και μπορείτε να αποδείξετε ότι προστατεύετε τα δεδομένα των πελατών σας.

Τα βασικά δομικά στοιχεία είναι:

• Διαχείριση υποθέσεων και πελατών με ψηφιακό φάκελο ανά υπόθεση.
• Ημερολόγιο προθεσμιών και δικασίμων με υπενθυμίσεις.
• Έγγραφα οργανωμένα ανά υπόθεση, με εκδόσεις και πρόσβαση από κινητό.
• Τιμολόγηση με διασύνδεση στο myDATA της ΑΑΔΕ.
• Ηλεκτρονικές υπογραφές για εξουσιοδοτήσεις, συμφωνητικά αμοιβής και άλλα ιδιωτικά έγγραφα.
• Αυτοματισμοί και AI για τις επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Πρώτος πυλώνας: GDPR και προσωπικά δεδομένα

Το δικηγορικό γραφείο επεξεργάζεται μεγάλο όγκο προσωπικών δεδομένων, συχνά και ειδικών κατηγοριών (υγεία σε υποθέσεις αποζημίωσης, ποινικά δεδομένα, οικογενειακές διαφορές). Εφαρμόζονται ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 και ο ν. 4624/2019. Στην πράξη χρειάζεστε: αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας, ενημέρωση πελατών, πολιτική διατήρησης, συμβάσεις με τους εκτελούντες (λογιστή, πάροχο λογισμικού, πάροχο email) και διαδικασία για παραβιάσεις δεδομένων, που κατά κανόνα γνωστοποιούνται στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων εντός 72 ωρών. Τα αναλύουμε βήμα βήμα στο άρθρο GDPR για δικηγορικά γραφεία.

Ένα σημείο που συχνά παραβλέπεται: η νόμιμη βάση. Για τα δεδομένα του εντολέα, η βάση είναι συνήθως η εκτέλεση της σύμβασης εντολής και η συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση· για τα δεδομένα του αντιδίκου ή μαρτύρων, το έννομο συμφέρον και η θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων. Η «συγκατάθεση» σπάνια είναι η σωστή βάση και δεν πρέπει να τη χρησιμοποιείτε ως γενική λύση.

Δεύτερος πυλώνας: επαγγελματικό απόρρητο και cloud

Ο Κώδικας Δικηγόρων (ν. 4194/2013) θεμελιώνει την υποχρέωση εχεμύθειας για ό,τι πληροφορείται ο δικηγόρος κατά την άσκηση του λειτουργήματος. Το ερώτημα δεν είναι αν επιτρέπεται το cloud, αλλά υπό ποιες προϋποθέσεις: ο πάροχος δεν πρέπει να έχει ελεύθερη πρόσβαση στο περιεχόμενο, τα δεδομένα πρέπει να είναι κρυπτογραφημένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση, η φιλοξενία κατά προτίμηση εντός ΕΕ, και η σύμβαση να ορίζει ρητά εμπιστευτικότητα, υπεργολάβους και διαγραφή κατά τη λήξη. Συχνά ένα καλά διαχειριζόμενο cloud είναι ασφαλέστερο από έναν υπολογιστή στο γραφείο χωρίς κρυπτογράφηση και αντίγραφα. Δείτε αναλυτικά το Επαγγελματικό απόρρητο και cloud.

Τρίτος πυλώνας: ασφάλεια, αντίγραφα και κωδικοί

Οι περισσότερες διαρροές δεν οφείλονται σε εξελιγμένες επιθέσεις αλλά σε απλά λάθη: κοινός κωδικός για όλο το γραφείο, ηλεκτρονικό ψάρεμα (phishing) με ψεύτικο email «από το δικαστήριο», χαμένο κινητό χωρίς κλείδωμα, αντίγραφα ασφαλείας που δεν δοκιμάστηκαν ποτέ. Το ελάχιστο πακέτο μέτρων:

1. Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA) σε email, λογισμικό γραφείου και τράπεζα.
2. Διαχειριστής κωδικών και μοναδικός κωδικός ανά υπηρεσία.
3. Ατομικοί λογαριασμοί για κάθε συνεργάτη, με ρόλους· ποτέ κοινόχρηστοι.
4. Κανόνας αντιγράφων 3-2-1 και περιοδική δοκιμή επαναφοράς.
5. Κρυπτογράφηση δίσκων σε laptop και κινητά.
6. Άμεση απενεργοποίηση πρόσβασης όταν αποχωρεί συνεργάτης.

Λεπτομέρειες και λίστα ελέγχου στο Ασφαλή αντίγραφα και κωδικοί.

Τέταρτος πυλώνας: ηλεκτρονική υπογραφή

Ο Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014 (eIDAS), όπως τροποποιήθηκε, διακρίνει την απλή, την προηγμένη και την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Η εγκεκριμένη έχει ρητά ισοδύναμο νομικό αποτέλεσμα με την ιδιόχειρη σε όλη την ΕΕ· οι άλλες δύο δεν στερούνται αποδεικτικής αξίας μόνο επειδή είναι ηλεκτρονικές, αλλά ο δικαστής θα τις εκτιμήσει. Για εξουσιοδοτήσεις, συμφωνητικά αμοιβής, ιδιωτικά συμφωνητικά και επιστολές, μια προηγμένη υπογραφή μέσω πλατφόρμας όπως η Yousign προσφέρει ταχύτητα και ίχνος ελέγχου. Για πράξεις για τις οποίες ο νόμος απαιτεί συγκεκριμένο τύπο, ελέγξτε την ισχύουσα ρύθμιση. Περισσότερα στο Ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων.

Πέμπτος πυλώνας: τεχνητή νοημοσύνη

Η τεχνητή νοημοσύνη είναι πλέον χρήσιμη σε συγκεκριμένα, οριοθετημένα σημεία: εξαγωγή στοιχείων από ένα κλητήριο θέσπισμα ή μια απόφαση, μετατροπή φωνητικής σημείωσης σε εργασία, περίληψη μακροσκελών εγγράφων, πρώτο σχέδιο επιστολής. Οι κίνδυνοι είναι επίσης συγκεκριμένοι: ανακριβείς ή ανύπαρκτες παραπομπές σε νομολογία, αποστολή απόρρητων στοιχείων σε δημόσια εργαλεία που χρησιμοποιούν τα δεδομένα για εκπαίδευση, και υπερβολική εμπιστοσύνη στο αποτέλεσμα. Ο Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1689 για την τεχνητή νοημοσύνη εφαρμόζεται σταδιακά και θέτει, μεταξύ άλλων, υποχρεώσεις διαφάνειας και επαρκούς εξοικείωσης όσων χρησιμοποιούν τέτοια συστήματα. Η πρακτική οδηγία είναι απλή: χρησιμοποιήστε AI που είναι ενσωματωμένη σε επαγγελματικό εργαλείο με σαφείς όρους επεξεργασίας, και ελέγχετε πάντα το αποτέλεσμα. Βλ. Τεχνητή νοημοσύνη στη δικηγορία.

Ειδική περίπτωση είναι ο τηλεφωνικός βοηθός AI, που απαντά σε κλήσεις όταν είστε στο ακροατήριο, καταγράφει το αίτημα και κλείνει ραντεβού. Εδώ η διαφάνεια προς τον καλούντα και ο σαφής ορισμός του τι μπορεί και τι δεν μπορεί να πει ο βοηθός είναι απαραίτητα.

Έκτος πυλώνας: κινητικότητα και αυτοματοποίηση

Ο δικηγόρος περνά μεγάλο μέρος της ημέρας εκτός γραφείου. Η πρόσβαση από το κινητό στην επόμενη δικάσιμο, στο τηλέφωνο του πελάτη και στα έγγραφα της υπόθεσης δεν είναι πολυτέλεια· είναι αυτό που σας επιτρέπει να απαντήσετε σε μια αναβολή στον διάδρομο ή να καταχωρίσετε μια νέα προθεσμία πριν την ξεχάσετε. Πρακτικές οδηγίες στο Εργασία από το κινητό.

Παράλληλα, πολλές εργασίες επαναλαμβάνονται: δημιουργία φακέλου για νέο πελάτη, υπενθύμιση προθεσμίας, έκδοση παραστατικού μετά την είσπραξη, αποστολή εγγράφου για υπογραφή. Αν τις αυτοματοποιήσετε σωστά, κερδίζετε χρόνο και μειώνετε τα λάθη. Βλ. Αυτοματοποίηση καθημερινών εργασιών.

Οδικός χάρτης 90 ημερών

Περίοδος	Ενέργειες
Εβδομάδες 1-2	Καταγραφή όπου βρίσκονται σήμερα τα δεδομένα (υπολογιστές, email, USB, χαρτί). Ενεργοποίηση 2FA. Διαχειριστής κωδικών.
Εβδομάδες 3-4	Επιλογή λογισμικού διαχείρισης, έλεγχος σύμβασης επεξεργασίας, τόπου φιλοξενίας, εξαγωγής δεδομένων.
Εβδομάδες 5-8	Μεταφορά ενεργών υποθέσεων και όλων των ανοιχτών προθεσμιών. Δημιουργία ρόλων για συνεργάτες. Πολιτική αντιγράφων.
Εβδομάδες 9-12	Ηλεκτρονική υπογραφή για συμφωνητικά και εξουσιοδοτήσεις, διασύνδεση myDATA, πρώτοι αυτοματισμοί, δοκιμή AI σε μη κρίσιμες εργασίες.

Η σειρά έχει σημασία: πρώτα ασφάλεια και ενιαία καταγραφή, μετά αυτοματισμοί. Ένας αυτοματισμός πάνω σε αταξινόμητα δεδομένα απλώς πολλαπλασιάζει τα λάθη. Για την επιλογή εργαλείου, δείτε και τον οδηγό Λογισμικό διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Λίστα ελέγχου για τον πάροχο λογισμικού

• Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα και ποιοι υπεργολάβοι χρησιμοποιούνται;
• Υπάρχει γραπτή σύμβαση επεξεργασίας (DPA) κατά το άρθρο 28 GDPR;
• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS) και κατά την αποθήκευση;
• Υποστηρίζεται 2FA και ρόλοι χρηστών;
• Τηρείται ιστορικό ενεργειών (ποιος άλλαξε τι);
• Πώς εξάγω όλα τα δεδομένα μου αν φύγω;
• Αν υπάρχει AI, χρησιμοποιούνται τα δεδομένα μου για εκπαίδευση μοντέλων;

Πώς οργανώνεται η πρόσβαση μέσα στο γραφείο

Ένα συχνό ερώτημα σε γραφεία με περισσότερους από έναν δικηγόρους είναι ποιος βλέπει τι. Η απάντηση εξαρτάται από τη δομή, αλλά ένα λογικό σχήμα είναι το εξής:

Ρόλος	Υποθέσεις	Οικονομικά	Ρυθμίσεις
Διαχειριστής / εταίρος	Όλες	Πλήρη	Ναι
Συνεργάτης δικηγόρος	Όσες του έχουν ανατεθεί ή όλες, κατά πολιτική	Μόνο των υποθέσεών του	Όχι
Ασκούμενος	Όσες του έχουν ανατεθεί	Όχι	Όχι
Γραμματεία	Βασικά στοιχεία και ημερολόγιο	Έκδοση παραστατικών, χωρίς αναφορές	Όχι

Ειδικά σε υποθέσεις όπου υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ πελατών του ίδιου γραφείου ή ιδιαίτερα ευαίσθητο περιεχόμενο (οικογενειακές, ποινικές), μπορεί να χρειαστεί περιορισμός πρόσβασης ανά υπόθεση. Το ιστορικό ενεργειών, που καταγράφει ποιος άνοιξε ή άλλαξε τι, είναι το εργαλείο που σας επιτρέπει να αποδείξετε ότι η πολιτική τηρείται. Για τον έλεγχο σύγκρουσης πριν την ανάληψη υπόθεσης, δείτε το Έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων.

Τα κόστη που συχνά ξεχνιούνται

Η σύγκριση μεταξύ «δωρεάν» λύσεων (φάκελοι στον υπολογιστή, ένα κοινό ημερολόγιο, ένα υπολογιστικό φύλλο) και επαγγελματικού λογισμικού δεν πρέπει να γίνεται μόνο με βάση τη μηνιαία συνδρομή. Υπολογίστε τον χρόνο που χάνεται σε αναζήτηση εγγράφων, τη διπλή καταχώριση σε ημερολόγιο και λογιστή, την έκθεση σε κίνδυνο από μια χαμένη προθεσμία, και το κόστος αποκατάστασης μετά από βλάβη δίσκου ή ransomware. Δεν χρειάζεται να εκφράσετε τα παραπάνω σε ακριβή ποσά για να καταλάβετε ότι μια μόνο χαμένη προθεσμία μπορεί να κοστίσει περισσότερο από χρόνια συνδρομής (βλ. Ευθύνη του δικηγόρου από χαμένη προθεσμία).

Η ανθρώπινη πλευρά της μετάβασης

Η τεχνολογία αποτυγχάνει συνήθως όχι επειδή δεν λειτουργεί, αλλά επειδή μισή ομάδα συνεχίζει να δουλεύει «όπως πριν». Τρεις πρακτικές που βοηθούν:

• Ένας υπεύθυνος μετάβασης, όχι απαραίτητα ο πιο έμπειρος δικηγόρος, αλλά αυτός που θα απαντά στις απορίες.
• Ημερομηνία-ορόσημο μετά την οποία νέες προθεσμίες καταχωρίζονται μόνο στο νέο σύστημα.
• Εβδομαδιαία σύντομη ανασκόπηση τις πρώτες εβδομάδες: τι δυσκόλεψε, τι πρέπει να αλλάξει στις ρυθμίσεις.

Η εκπαίδευση των συνεργατών έχει και νομική διάσταση: τόσο ο GDPR όσο και ο Κανονισμός για την τεχνητή νοημοσύνη απαιτούν τα πρόσωπα που επεξεργάζονται δεδομένα ή χρησιμοποιούν συστήματα AI να γνωρίζουν τι κάνουν.

Συχνές ερωτήσεις

Επιτρέπεται ο δικηγόρος να αποθηκεύει φακέλους πελατών στο cloud;

Δεν υπάρχει γενική απαγόρευση. Ο δικηγόρος οφείλει να διασφαλίζει το απόρρητο και την ασφάλεια, άρα να επιλέγει πάροχο με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και σύμβαση επεξεργασίας. Συμβουλευτείτε και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου σας.

Χρειάζομαι Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO);

Για ένα ατομικό ή μικρό γραφείο συνήθως όχι, γιατί ο ορισμός είναι υποχρεωτικός κυρίως όταν η βασική δραστηριότητα περιλαμβάνει επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων σε μεγάλη κλίμακα. Η εκτίμηση γίνεται κατά περίπτωση· σε μεγαλύτερες εταιρείες αξίζει να εξεταστεί.

Είναι ασφαλές να χρησιμοποιώ ChatGPT ή παρόμοια εργαλεία για υποθέσεις;

Μόνο με προσοχή: μην εισάγετε στοιχεία που ταυτοποιούν πελάτες σε δημόσιες εκδόσεις χωρίς σαφείς όρους επεξεργασίας, και ελέγχετε κάθε παραπομπή. Προτιμήστε εργαλεία με επαγγελματικούς όρους που αποκλείουν τη χρήση των δεδομένων για εκπαίδευση.

Από πού να ξεκινήσω αν όλα είναι ακόμη σε χαρτί;

Από τις ενεργές υποθέσεις και τις ανοιχτές προθεσμίες. Το αρχείο κλειστών υποθέσεων μπορεί να ψηφιοποιηθεί σταδιακά ή να μείνει σε φυσική μορφή.

Αν θέλετε να δείτε πώς συνδυάζονται στην πράξη υποθέσεις, προθεσμίες, έγγραφα, myDATA, ηλεκτρονική υπογραφή και AI σε ένα εργαλείο φιλοξενούμενο με κρυπτογράφηση, το NomikApp είναι σχεδιασμένο για ελληνικά δικηγορικά γραφεία· μπορείτε να το δοκιμάστε δωρεάν και να κρίνετε μόνοι σας.

Διαβάστε επίσης

• GDPR για δικηγορικά γραφεία
• Επαγγελματικό απόρρητο και cloud
• Ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων
• Τεχνητή νοημοσύνη στη δικηγορία
• Εργασία από το κινητό
• Ασφαλή αντίγραφα και κωδικοί
• Αυτοματοποίηση καθημερινών εργασιών
• Τηλεφωνικός βοηθός AI για το γραφείο

Η διαχείριση προθεσμιών είναι η πιο κρίσιμη λειτουργία κάθε δικηγορικού γραφείου: μια χαμένη προθεσμία άσκησης ένδικου μέσου ή κατάθεσης προτάσεων μπορεί να κοστίσει στον πελάτη την υπόθεση και στον δικηγόρο την επαγγελματική του φήμη. Ένα αξιόπιστο σύστημα προθεσμιών στηρίζεται σε τρία πράγματα: σωστό υπολογισμό με βάση την εκάστοτε δικονομία, ένα ενιαίο ημερολόγιο που βλέπει όλο το γραφείο και υπενθυμίσεις που φτάνουν έγκαιρα σε συγκεκριμένο υπεύθυνο. Σε αυτόν τον οδηγό εξηγούμε πώς να οργανώσετε και τα τρία, είτε δουλεύετε μόνοι είτε σε εταιρεία με πολλούς συνεργάτες.

Γιατί οι προθεσμίες χάνονται στην πράξη

Σπάνια χάνεται μια προθεσμία επειδή ο δικηγόρος αγνοεί τον νόμο. Συνήθως χάνεται για οργανωτικούς λόγους:

• Η επίδοση δεν καταγράφηκε. Το δικόγραφο παραλήφθηκε από τη γραμματεία ή από συνεργάτη και έμεινε σε ένα συρτάρι ή σε ένα email.
• Λάθος αφετηρία. Συγχέεται η ημερομηνία δημοσίευσης με την ημερομηνία επίδοσης ή η κατάθεση με την επίδοση της αγωγής.
• Λάθος υπολογισμός. Ξεχνιούνται οι δικαστικές διακοπές, μια αργία ή η μετάθεση από Σάββατο σε Δευτέρα, ή αντίστροφα υπολογίζεται αναστολή εκεί που δεν ισχύει.
• Πολλαπλές ατζέντες. Ο ένας συνεργάτης κρατά χάρτινο ημερολόγιο, ο άλλος Google Calendar, η γραμματεία ένα Excel. Κανείς δεν έχει την πλήρη εικόνα.
• Ασαφής υπευθυνότητα. Όλοι νομίζουν ότι κάποιος άλλος «το έχει».

Η λύση επομένως δεν είναι μόνο νομική γνώση, αλλά διαδικασία. Η μελέτη της ευθύνης του δικηγόρου από χαμένη προθεσμία δείχνει ότι, απέναντι στον πελάτη, «ήταν λάθος του γραφείου» δεν αποτελεί δικαιολογία.

Βήμα 1: Καταγραφή κάθε γεγονότος που γεννά προθεσμία

Ορίστε στο γραφείο έναν απλό κανόνα: κανένα επιδοθέν έγγραφο και καμία απόφαση δεν αρχειοθετείται πριν καταχωριστεί η προθεσμία που γεννά. Στην καταχώριση πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον:

Πεδίο	Παράδειγμα
Υπόθεση	Παπαδόπουλος κατά Χ ΑΕ, ΜονΠρωτΑθ
Γεγονός-αφετηρία	Επίδοση της υπ’ αριθ. …/2026 απόφασης
Ημερομηνία γεγονότος	Η ημερομηνία που αναγράφει η έκθεση επίδοσης
Ενέργεια	Άσκηση έφεσης
Νομική βάση	π.χ. άρθρο 518 ΚΠολΔ
Λήξη (υπολογισμένη)	Ημερομηνία μετά από διακοπές/αργίες
Εσωτερική προθεσμία	π.χ. 5 εργάσιμες νωρίτερα
Υπεύθυνος	Συγκεκριμένος συνεργάτης

Η καταγραφή της νομικής βάσης δεν είναι γραφειοκρατία: επιτρέπει σε έναν δεύτερο συνάδελφο να ελέγξει γρήγορα τον υπολογισμό. Για την οργάνωση της πληροφορίας γύρω από την υπόθεση, δείτε και τον οδηγό για τον ψηφιακό φάκελο υπόθεσης.

Βήμα 2: Σωστός υπολογισμός ανά δικονομία

Πολιτική δικονομία (ΚΠολΔ)

Οι γενικοί κανόνες βρίσκονται στα άρθρα 144 επ. ΚΠολΔ: η ημέρα του γεγονότος που αποτελεί αφετηρία δεν υπολογίζεται, και αν η τελευταία ημέρα είναι Σάββατο, Κυριακή ή επίσημη αργία, η προθεσμία λήγει την επόμενη εργάσιμη. Σημαντική είναι και η διάκριση ανάμεσα σε προθεσμίες σε ημέρες, μήνες ή έτη, όπως και σε εργάσιμες ημέρες όπου ο νόμος το ορίζει ρητά (π.χ. η ανακοπή κατά διαταγής πληρωμής του άρθρου 632 ΚΠολΔ). Αναλυτικά παραδείγματα θα βρείτε στο άρθρο για τον υπολογισμό δικονομικών προθεσμιών ΚΠολΔ.

Ορισμένες χαρακτηριστικές προθεσμίες, όπως ισχύουν μετά τους ν. 4335/2015 και 4842/2021 (επιβεβαιώνετε πάντα την ισχύουσα διατύπωση):

• Έφεση: 30 ημέρες από την επίδοση της απόφασης (60 αν ο διάδικος διαμένει στο εξωτερικό ή είναι άγνωστης διαμονής)· αν δεν γίνει επίδοση, δύο έτη από τη δημοσίευση (άρθρο 518).
• Ανακοπή ερημοδικίας: 15 ημέρες από την επίδοση της ερήμην απόφασης (άρθρο 503).
• Αναίρεση: 30 ημέρες από την επίδοση (60 για το εξωτερικό)· διετία από τη δημοσίευση χωρίς επίδοση (άρθρο 564).
• Τακτική διαδικασία: επίδοση της αγωγής εντός 30 ημερών από την κατάθεση και κατάθεση προτάσεων εντός 90 ημερών από την κατάθεση της αγωγής (αντίστοιχα 60 και 120 ημέρες όταν κάποιος εναγόμενος διαμένει στο εξωτερικό), με προσθήκη-αντίκρουση στις επόμενες 15 ημέρες.

Δικαστικές διακοπές

Κατά το άρθρο 147 ΚΠολΔ, οι προθεσμίες αναστέλλονται κατά το διάστημα από 1 έως 31 Αυγούστου, με εξαιρέσεις (π.χ. για ορισμένες διαδικασίες ασφαλιστικών μέτρων και για όσα ορίζει ειδικά ο νόμος). Το πότε ισχύει και πότε όχι η αναστολή, και πώς λειτουργεί σε άλλες δικονομίες, εξετάζεται στο άρθρο για τις δικαστικές διακοπές και την αναστολή προθεσμιών.

Ποινική και διοικητική δίκη

Ο Κώδικας Ποινικής Δικονομίας (ν. 4620/2019) έχει δικούς του, συνήθως πολύ συντομότερους, χρόνους: η έφεση κατά καταδικαστικής απόφασης ασκείται κατά κανόνα εντός 10 ημερών από τη δημοσίευση, αν ο κατηγορούμενος ήταν παρών. Οι διακοπές του Αυγούστου δεν «παγώνουν» εδώ τις προθεσμίες όπως στην πολιτική δίκη. Δείτε τις προθεσμίες ποινικής δικονομίας. Αντίστοιχα, ο Κώδικας Διοικητικής Δικονομίας (ν. 2717/1999) και οι διατάξεις για το Συμβούλιο της Επικρατείας προβλέπουν κατά κανόνα προθεσμίες 60 ημερών για προσφυγή, αίτηση ακύρωσης και έφεση, με ιδιαιτερότητες στην αφετηρία (κοινοποίηση, δημοσίευση, πλήρης γνώση). Περισσότερα στο άρθρο για τις προθεσμίες διοικητικής δίκης.

Βήμα 3: Εσωτερική προθεσμία ασφαλείας

Η νόμιμη λήξη δεν πρέπει να είναι η ημερομηνία στην οποία δουλεύετε. Ορίστε εσωτερική προθεσμία νωρίτερα, ανάλογα με τη φύση της ενέργειας:

• Για ένδικα μέσα: ολοκληρωμένο σχέδιο τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν, ώστε να υπάρχει χρόνος για υπογραφή, τέλη/παράβολα και κατάθεση.
• Για επιδόσεις μέσω δικαστικού επιμελητή: παράδοση του δικογράφου με περιθώριο, ιδίως εκτός έδρας.
• Για ηλεκτρονικές καταθέσεις: περιθώριο για πιθανή αδυναμία του συστήματος.

Βήμα 4: Υπενθυμίσεις που πράγματι λειτουργούν

Μια υπενθύμιση το πρωί της λήξης είναι άχρηστη. Ένα πρακτικό σχήμα είναι: υπενθύμιση όταν καταχωρίζεται η προθεσμία, επόμενη 7 ημέρες πριν την εσωτερική προθεσμία, μία 2 ημέρες πριν και μία την ημέρα της. Οι υπενθυμίσεις πρέπει να πηγαίνουν στον υπεύθυνο και σε έναν αναπληρωτή, και να φτάνουν από περισσότερα του ενός κανάλια (email, ειδοποίηση στο κινητό). Πρακτικές ρυθμίσεις θα βρείτε στο άρθρο για τις υπενθυμίσεις προθεσμιών.

Βήμα 5: Ένα ημερολόγιο για δικασίμους και προθεσμίες

Οι δικάσιμοι, οι αναβολές, οι προθεσμίες και οι συναντήσεις με πελάτες πρέπει να βρίσκονται σε ένα κοινό ημερολόγιο γραφείου, με φίλτρα ανά συνεργάτη, δικαστήριο και υπόθεση. Το ημερολόγιο δικασίμων εξηγεί πώς να καταγράφετε αναβολές και μετ’ αναβολή συζητήσεις χωρίς να χάνεται το ιστορικό. Αν η ομάδα χρησιμοποιεί ήδη Google Calendar ή Outlook, δεν χρειάζεται να το εγκαταλείψει: αρκεί ο συγχρονισμός με Google και Outlook να γίνεται από ένα κεντρικό σύστημα προς τα προσωπικά ημερολόγια, ώστε η «πηγή αλήθειας» να είναι μία.

Βήμα 6: Έλεγχος και διπλή επιβεβαίωση

Για τις κρίσιμες προθεσμίες (ένδικα μέσα, προτάσεις, ανακοπές) καθιερώστε «τέσσερα μάτια»: όποιος καταχωρίζει δεν είναι ο ίδιος που επιβεβαιώνει. Μια εβδομαδιαία σύσκεψη 15 λεπτών, όπου εξετάζονται οι προθεσμίες των επόμενων 30 ημερών, εντοπίζει τα περισσότερα προβλήματα εγκαίρως. Κρατήστε επίσης ιστορικό αλλαγών: ποιος άλλαξε μια ημερομηνία και πότε.

Χαρτί, Excel ή λογισμικό;

Μέθοδος	Πλεονεκτήματα	Αδυναμίες
Χάρτινη ατζέντα	Απλή, οικεία	Δεν μοιράζεται, δεν υπενθυμίζει, χάνεται
Excel / κοινόχρηστο φύλλο	Δωρεάν, ευέλικτο	Χειροκίνητος υπολογισμός, καμία ειδοποίηση, εύκολες διαγραφές
Γενικό ημερολόγιο (Google/Outlook)	Υπενθυμίσεις, κινητό	Δεν υπολογίζει προθεσμίες, δεν συνδέεται με υπόθεση
Λογισμικό δικηγορικού γραφείου	Υπολογισμός, σύνδεση με υπόθεση, υπεύθυνοι, ιστορικό	Κόστος συνδρομής, χρόνος προσαρμογής

Αν σκέφτεστε τη μετάβαση, ο οδηγός επιλογής λογισμικού δικηγορικού γραφείου εξηγεί τι να συγκρίνετε.

Λίστα ελέγχου για το γραφείο σας

• Υπάρχει γραπτός κανόνας για την καταγραφή κάθε επίδοσης την ίδια ημέρα;
• Κάθε προθεσμία έχει νομική βάση, υπεύθυνο και αναπληρωτή;
• Λαμβάνονται υπόψη δικαστικές διακοπές, αργίες και τοπικές αργίες της έδρας του δικαστηρίου;
• Υπάρχουν τουλάχιστον δύο υπενθυμίσεις, σε δύο κανάλια;
• Όλες οι δικάσιμοι και προθεσμίες βρίσκονται σε ένα κοινό ημερολόγιο;
• Γίνεται εβδομαδιαία ανασκόπηση των επόμενων 30 ημερών;
• Υπάρχει σχέδιο για απουσία ή ασθένεια του υπεύθυνου συνεργάτη;

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να βασιστώ αποκλειστικά σε αυτόματο υπολογιστή προθεσμιών;

Όχι. Ένας υπολογιστής μειώνει τα αριθμητικά λάθη, αλλά η επιλογή της σωστής διάταξης, της αφετηρίας και των εξαιρέσεων είναι νομική κρίση. Χρησιμοποιήστε τον ως εργαλείο ελέγχου και επιβεβαιώνετε το αποτέλεσμα.

Ισχύουν οι διακοπές του Αυγούστου για όλες τις προθεσμίες;

Όχι. Η αναστολή του άρθρου 147 ΚΠολΔ αφορά την πολιτική δίκη και έχει εξαιρέσεις, ενώ στην ποινική δίκη οι προθεσμίες κατά κανόνα τρέχουν κανονικά. Ελέγχετε κάθε φορά την ειδική ρύθμιση.

Πόσο νωρίτερα να ορίζω την εσωτερική προθεσμία;

Δεν υπάρχει ενιαίος κανόνας· για ένδικα μέσα μια εβδομάδα είναι λογικό ελάχιστο, για απλές ενέργειες λίγες εργάσιμες. Σημασία έχει να είναι σταθερή πρακτική του γραφείου.

Τι κάνω αν διαπιστώσω ότι μια προθεσμία έχει ήδη χαθεί;

Ενημερώστε αμέσως τον πελάτη, εξετάστε αν υπάρχει δυνατότητα επαναφοράς των πραγμάτων στην προτέρα κατάσταση (άρθρα 152 επ. ΚΠολΔ) ή άλλη διέξοδος, και ειδοποιήστε την ασφαλιστική σας εταιρεία αστικής ευθύνης αν διαθέτετε σχετική κάλυψη.

Το NomikApp συγκεντρώνει σε ένα σημείο το ημερολόγιο δικασίμων και προθεσμιών, με υπολογιστή προθεσμιών ΚΠολΔ, υπεύθυνο ανά προθεσμία και υπενθυμίσεις σε email και κινητό. Αν θέλετε να δείτε πώς θα δούλευε στο δικό σας γραφείο, δοκιμάστε δωρεάν με τις δικές σας υποθέσεις.

Διαβάστε επίσης

• Υπολογισμός δικονομικών προθεσμιών ΚΠολΔ
• Δικαστικές διακοπές και αναστολή προθεσμιών
• Υπενθυμίσεις για να μη χαθεί προθεσμία
• Ημερολόγιο δικασίμων
• Συγχρονισμός με Google και Outlook
• Προθεσμίες ποινικής δικονομίας
• Προθεσμίες διοικητικής δίκης
• Ευθύνη του δικηγόρου από χαμένη προθεσμία

Οι προθεσμίες της ποινικής δικονομίας είναι κατά κανόνα πολύ συντομότερες από τις αστικές, συχνά αρχίζουν από τη δημοσίευση και όχι από επίδοση, και δεν αναστέλλονται κατά τις δικαστικές διακοπές του Αυγούστου. Για ένα γραφείο που χειρίζεται και αστικές και ποινικές υποθέσεις, αυτή η διαφορά είναι από τις συχνότερες πηγές κινδύνου. Το άρθρο αυτό ανήκει στον οδηγό Προθεσμίες και ημερολόγιο δικηγόρου και αναφέρεται στον Κώδικα Ποινικής Δικονομίας του ν. 4620/2019, όπως έχει τροποποιηθεί.

Σημείωση: ο ΚΠΔ έχει τροποποιηθεί αρκετές φορές μετά το 2019. Οι προθεσμίες που αναφέρονται παρακάτω είναι οι βασικές· επιβεβαιώνετε πάντα το ισχύον κείμενο και τυχόν ειδικές διατάξεις.

Βασικοί κανόνες υπολογισμού

• Η ημέρα του γεγονότος (δημοσίευση, επίδοση) δεν υπολογίζεται.
• Αν η τελευταία ημέρα είναι εξαιρέσιμη, η προθεσμία λήγει την επόμενη εργάσιμη.
• Δεν υπάρχει γενική αναστολή κατά τον Αύγουστο, σε αντίθεση με το άρθρο 147 ΚΠολΔ. Δείτε τη σύγκριση στο άρθρο για τις δικαστικές διακοπές.
• Η αφετηρία εξαρτάται από το αν ο κατηγορούμενος ήταν παρών ή όχι, και αν διαμένει στην αλλοδαπή.

Οι συνηθέστερες προθεσμίες

Ενέργεια	Βασική προθεσμία	Αφετηρία / παρατηρήσεις
Έφεση κατά καταδικαστικής απόφασης	10 ημέρες	Από τη δημοσίευση, αν ο κατηγορούμενος ήταν παρών· διαφορετικά από την επίδοση. Μακρύτερη προθεσμία για όσους διαμένουν στο εξωτερικό (άρθρο 473 ΚΠΔ)
Αναίρεση	20 ημέρες	Κατά κανόνα από την καταχώριση της καθαρογραμμένης απόφασης στο ειδικό βιβλίο (άρθρο 473 ΚΠΔ)
Υποβολή έγκλησης	3 μήνες	Από τότε που ο δικαιούμενος έμαθε την πράξη και τον δράστη (άρθρο 117 ΠΚ)· είναι προθεσμία ουσιαστικού δικαίου
Αντιρρήσεις/προσφυγές κατά διατάξεων εισαγγελέα	Σύντομες, συνήθως λίγες ημέρες	Ελέγξτε την ειδική διάταξη για κάθε περίπτωση

Η προθεσμία της έγκλησης δεν είναι δικονομική· παραλείπεται εύκολα επειδή «τρέχει» πριν ακόμη ο πελάτης έρθει στο γραφείο. Στην πρώτη συνάντηση ρωτήστε πάντα πότε ακριβώς έμαθε την πράξη και καταγράψτε το.

Γιατί το ποινικό είναι πιο επικίνδυνο οργανωτικά

• Αφετηρία από τη δημοσίευση: η προθεσμία μπορεί να αρχίσει την ίδια ημέρα της δίκης, χωρίς να «φτάσει» κανένα έγγραφο στο γραφείο.
• Πολύ λίγες ημέρες: σε 10 ημέρες δεν χωράει το σχήμα υπενθυμίσεων μιας αστικής έφεσης.
• Δήλωση στη γραμματεία: τα ένδικα μέσα ασκούνται με δήλωση και έκθεση, με συγκεκριμένα τυπικά στοιχεία, όπως η αναφορά των λόγων.
• Αύγουστος: οι προθεσμίες τρέχουν ενώ μεγάλο μέρος του γραφείου λείπει.

Ρουτίνα για ποινικές υποθέσεις

1. Αμέσως μετά τη δίκη, ο δικηγόρος που παρέστη καταχωρίζει από το κινητό: ημερομηνία δημοσίευσης, διατακτικό, αν ήταν παρών ο κατηγορούμενος.
2. Υπολογίζεται η λήξη και ορίζεται υπεύθυνος για την έφεση.
3. Ενημερώνεται ο πελάτης την ίδια ημέρα για το δικαίωμα και την προθεσμία, με γραπτή επιβεβαίωση της απόφασής του.
4. Υπενθυμίσεις σε συμπιεσμένο σχήμα (π.χ. ημέρα 1, ημέρα 5, ημέρα 8). Δείτε τις υπενθυμίσεις προθεσμιών.
5. Για αναίρεση: παρακολούθηση της καθαρογράφησης, καθώς η αφετηρία εξαρτάται από αυτήν.

Η γραπτή επιβεβαίωση της επιλογής του πελάτη (να ασκηθεί ή όχι ένδικο μέσο) έχει ιδιαίτερη αξία και ως προς την ευθύνη του δικηγόρου. Για τον σωστό τρόπο ενημέρωσης, δείτε και την επικοινωνία με τον πελάτη.

Συχνές ερωτήσεις

Αναστέλλονται οι ποινικές προθεσμίες τον Αύγουστο;

Κατά κανόνα όχι. Μην μεταφέρετε στο ποινικό τον κανόνα του άρθρου 147 ΚΠολΔ.

Από πότε τρέχει η προθεσμία έφεσης αν ο κατηγορούμενος ήταν απών;

Κατά κανόνα από την επίδοση της απόφασης, με ειδική ρύθμιση για όσους διαμένουν στην αλλοδαπή ή είναι άγνωστης διαμονής. Ελέγξτε το άρθρο 473 ΚΠΔ στην ισχύουσα μορφή του.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω τον ίδιο υπολογιστή προθεσμιών με τις αστικές;

Μόνο αν υποστηρίζει ρητά τους κανόνες του ΚΠΔ. Ένας υπολογιστής ΚΠολΔ θα εφαρμόσει λάθος αναστολή τον Αύγουστο.

Στο NomikApp μπορείτε να καταχωρίσετε την απόφαση από το κινητό αμέσως μετά τη δίκη, να ορίσετε υπεύθυνο και πυκνές υπενθυμίσεις για τις σύντομες ποινικές προθεσμίες. Αν θέλετε να το δοκιμάσετε, δοκιμάστε δωρεάν.

Ένα δικηγορικό γραφείο οργανώνεται σωστά όταν κάθε υπόθεση έχει έναν και μόνο φάκελο (φυσικό ή ψηφιακό) με όλα τα στοιχεία της, κάθε πελάτης μία καρτέλα με το πλήρες ιστορικό του, και κάθε εργασία έναν συγκεκριμένο υπεύθυνο και προθεσμία. Όλα τα υπόλοιπα, δηλαδή τα πρότυπα, η αρχειοθέτηση, η επικοινωνία και το κλείσιμο, είναι διαδικασίες που χτίζονται πάνω σε αυτά τα τρία. Στον οδηγό αυτό περιγράφουμε πώς στήνεται ένα τέτοιο σύστημα στην πράξη, είτε δουλεύετε μόνοι είτε με ομάδα συνεργατών.

Γιατί η οργάνωση είναι ζήτημα επαγγελματικής ευθύνης και όχι μόνο αποδοτικότητας

Η ακαταστασία σε ένα γραφείο δεν κοστίζει απλώς χρόνο. Ένα έγγραφο που δεν βρίσκεται την ώρα της συζήτησης, μια δικάσιμος που σημειώθηκε μόνο στο προσωπικό ημερολόγιο ενός συνεργάτη ή ένας νέος πελάτης που αποδεικνύεται αντίδικος παλαιότερου εντολέα δημιουργούν κινδύνους πειθαρχικούς και αστικούς. Ο Κώδικας Δικηγόρων (ν. 4194/2013) και ο Κώδικας Δεοντολογίας επιβάλλουν επιμέλεια, εχεμύθεια και αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων. Ο GDPR και ο ν. 4624/2019 επιβάλλουν, επιπλέον, να γνωρίζετε ποια προσωπικά δεδομένα τηρείτε, πού και για πόσο. Ένα οργανωμένο σύστημα είναι ο πιο απλός τρόπος να ανταποκριθείτε σε όλα αυτά ταυτόχρονα.

1. Ο φάκελος της υπόθεσης ως κεντρική μονάδα

Η βασική μονάδα οργάνωσης είναι η υπόθεση, όχι ο πελάτης και όχι το έγγραφο. Ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλές υποθέσεις, και μια υπόθεση μπορεί να αφορά περισσότερους εντολείς (π.χ. ομοδίκους). Γι’ αυτό κάθε υπόθεση χρειάζεται έναν μοναδικό κωδικό και μια σταθερή δομή στοιχείων:

• κωδικός και σύντομος τίτλος (π.χ. «2026-041 Παπαδόπουλος κατά Χ ΑΕ – αγωγή αποζημίωσης»)·
• εντολείς, αντίδικοι, πληρεξούσιοι αντιδίκων·
• δικαστήριο, διαδικασία, γενικός και ειδικός αριθμός κατάθεσης·
• δικάσιμοι, προθεσμίες και ιστορικό αναβολών·
• έγγραφα, σημειώσεις, εργασίες και οικονομικά.

Αναλυτικά για τη δομή και τα πεδία, δείτε τον οδηγό για τον ψηφιακό φάκελο υπόθεσης. Οι προθεσμίες αξίζουν δική τους διαχείριση, γιατί είναι το σημείο με τον μεγαλύτερο κίνδυνο. Γι’ αυτό υπάρχει και ο ξεχωριστός οδηγός για προθεσμίες και ημερολόγιο δικηγόρου.

2. Η καρτέλα πελάτη και το ιστορικό

Η καρτέλα πελάτη συγκεντρώνει στοιχεία ταυτότητας (ονοματεπώνυμο ή επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας), τον τρόπο που προτιμά να επικοινωνεί, όλες τις υποθέσεις του, τα τιμολόγια και τις οφειλές του. Το ζητούμενο είναι να απαντάτε σε δέκα δευτερόλεπτα στο «τι έχουμε ανοιχτό με αυτόν τον πελάτη και πού βρισκόμαστε;». Στο άρθρο για την καρτέλα πελάτη και το ιστορικό θα βρείτε προτεινόμενα πεδία και τι δεν πρέπει να καταγράφεται, για λόγους ελαχιστοποίησης δεδομένων.

3. Έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων πριν από την ανάληψη

Πριν δεχτείτε νέα εντολή, αναζητήστε τον υποψήφιο πελάτη και κάθε αντίδικο σε όλα τα πρόσωπα που έχει καταχωρίσει το γραφείο: πελάτες, αντιδίκους, συνδεδεμένα πρόσωπα, παλαιές και κλειστές υποθέσεις. Αυτό λειτουργεί μόνο αν οι αντίδικοι καταχωρίζονται συστηματικά ως πρόσωπα και όχι μόνο ως κείμενο στον τίτλο της υπόθεσης. Τη διαδικασία βήμα βήμα θα τη βρείτε στον οδηγό για τον έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων.

4. Έγγραφα: ονοματοδοσία, εκδόσεις, αρχειοθέτηση

Τα περισσότερα γραφεία δεν έχουν πρόβλημα αποθήκευσης αλλά πρόβλημα εύρεσης. Ένας απλός κανόνας ονοματοδοσίας λύνει το μεγαλύτερο μέρος του: ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ_είδος_περιγραφή_έκδοση, π.χ. 2026-03-14_Προτάσεις_Πρωτοδ_v3. Έτσι η ταξινόμηση γίνεται χρονολογική και η τελική έκδοση ξεχωρίζει από τα σχέδια. Συμπληρωματικά:

• ξεχωρίστε τα επίσημα έγγραφα (κατατεθέντα, επιδοθέντα, αποφάσεις) από τα σχέδια εργασίας·
• κρατήστε μία τελική έκδοση για κάθε κατατεθέν έγγραφο, κατά προτίμηση σε PDF·
• σκανάρετε τα έγγραφα που φέρνει ο πελάτης την ημέρα που τα φέρνει και σημειώστε αν κρατάτε ή επιστρέψατε το πρωτότυπο.

Περισσότερα στο άρθρο για την αρχειοθέτηση εγγράφων του δικηγόρου.

5. Πρότυπα δικογράφων και επαναλαμβανόμενα έγγραφα

Εξώδικα, εξουσιοδοτήσεις, συμφωνητικά αμοιβής, αιτήσεις αναβολής, επιστολές προς πελάτες: όσα γράφονται ξανά και ξανά πρέπει να υπάρχουν ως ελεγμένα πρότυπα με πεδία που συμπληρώνονται αυτόματα από τον φάκελο (ονόματα, δικαστήριο, αριθμοί κατάθεσης). Έτσι κερδίζετε χρόνο και κυρίως αποφεύγετε το κλασικό λάθος, το λάθος όνομα που ξέμεινε από προηγούμενη υπόθεση. Δείτε τον οδηγό για τα πρότυπα δικογράφων.

6. Ανάθεση εργασιών στην ομάδα

Σε γραφείο με περισσότερα από ένα άτομα, «το είπαμε στον διάδρομο» δεν είναι ανάθεση. Κάθε εργασία χρειάζεται τέσσερα στοιχεία:

Στοιχείο	Παράδειγμα
Τι	Σύνταξη προσθήκης-αντίκρουσης
Ποιος	Συνεργάτιδα Μ.Κ.
Μέχρι πότε	Εσωτερική προθεσμία δύο εργάσιμες πριν από τη νόμιμη
Σε ποια υπόθεση	Σύνδεση με τον φάκελο, ώστε να φαίνονται τα σχετικά έγγραφα

Η εσωτερική προθεσμία πρέπει να προηγείται της νόμιμης, ώστε να υπάρχει χρόνος για έλεγχο από τον υπεύθυνο εταίρο. Πρακτικές για ροή εργασίας, έλεγχο και αναπλήρωση σε άδειες θα βρείτε στο άρθρο για την ανάθεση εργασιών στους συνεργάτες.

7. Επικοινωνία με τον πελάτη

Η πιο συχνή αιτία δυσαρέσκειας πελατών δεν είναι το αποτέλεσμα αλλά η αίσθηση ότι δεν ενημερώνονται. Ορίστε από την αρχή κανάλι επικοινωνίας, συχνότητα ενημέρωσης και ποιος από το γραφείο είναι το σημείο επαφής. Καταγράψτε στον φάκελο κάθε ουσιώδη οδηγία του πελάτη, με ημερομηνία. Ειδικά για πληροφορίες που καλύπτονται από το επαγγελματικό απόρρητο, προτιμήστε ασφαλή κανάλια από ανοιχτές ομαδικές συνομιλίες. Αναλυτικά στον οδηγό για την επικοινωνία με τον πελάτη.

8. Κλείσιμο και αρχειοθέτηση υπόθεσης

Μια υπόθεση δεν κλείνει με την έκδοση της απόφασης. Κλείνει όταν έχουν ελεγχθεί τα ένδικα μέσα και οι προθεσμίες τους, έχουν εκκαθαριστεί τα οικονομικά, έχουν επιστραφεί τα πρωτότυπα, έχει ενημερωθεί εγγράφως ο πελάτης και ο φάκελος έχει μπει σε κατάσταση «κλειστός» με ημερομηνία επανεξέτασης για τη διατήρηση ή διαγραφή των δεδομένων. Τη λίστα ελέγχου θα τη βρείτε στο άρθρο για το κλείσιμο υπόθεσης.

Πώς να ξεκινήσετε: πλάνο τεσσάρων εβδομάδων

1. Εβδομάδα 1: Καταγράψτε όλες τις ανοιχτές υποθέσεις σε μία λίστα, με κωδικό, πελάτη, αντίδικο και επόμενη ενέργεια ή δικάσιμο.
2. Εβδομάδα 2: Περάστε όλες τις προθεσμίες και δικασίμους σε ένα κοινό ημερολόγιο με υπενθυμίσεις και ελέγξτε τες διασταυρωτικά.
3. Εβδομάδα 3: Ορίστε κανόνα ονοματοδοσίας και δομή φακέλων. Εφαρμόστε τα στις ενεργές υποθέσεις, όχι αναδρομικά σε όλο το αρχείο.
4. Εβδομάδα 4: Μεταφέρετε τις εργασίες σε σύστημα με υπεύθυνο και προθεσμία και καθιερώστε μια σύντομη εβδομαδιαία σύσκεψη ελέγχου.

Αν σήμερα δουλεύετε με Excel και φακέλους στο δίκτυο, ο οδηγός μετάβασης από Excel σε λογισμικό εξηγεί πώς γίνεται η μεταφορά χωρίς να σταματήσει η δουλειά.

Χαρτί, Excel ή λογισμικό διαχείρισης;

	Χαρτί / ατζέντα	Excel και φάκελοι δικτύου	Λογισμικό διαχείρισης
Αναζήτηση προσώπων για σύγκρουση	Χειροκίνητη, αναξιόπιστη	Εφικτή αν η καταχώριση είναι πειθαρχημένη	Σε όλα τα πρόσωπα και τις υποθέσεις
Υπενθυμίσεις προθεσμιών	Όχι	Όχι ή μέσω χωριστού ημερολογίου	Ναι, ανά χρήστη
Συνεργασία ομάδας	Δύσκολη	Συγκρούσεις εκδόσεων	Ταυτόχρονη, με δικαιώματα
Πρόσβαση εκτός γραφείου	Όχι	Με VPN ή απομακρυσμένη πρόσβαση	Από browser και κινητό
Ιστορικό αλλαγών	Όχι	Περιορισμένο	Συνήθως ναι

Η επιλογή του εργαλείου είναι ξεχωριστό θέμα. Για κριτήρια επιλογής δείτε τον πλήρη οδηγό για λογισμικό διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Δικαιώματα πρόσβασης και ρόλοι

Όσο μεγαλώνει το γραφείο, τόσο λιγότερο αυτονόητο είναι ότι όλοι πρέπει να βλέπουν τα πάντα. Η αρχή της ελαχιστοποίησης του GDPR (άρθρο 5 παρ. 1 στοιχ. γ) και η υποχρέωση λήψης κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων (άρθρο 32) σημαίνουν, στην πράξη, ότι η πρόσβαση πρέπει να αντιστοιχεί στον ρόλο. Ένα λογικό σχήμα για μικρό και μεσαίο γραφείο:

• Διαχειριστής / εταίρος: πλήρης πρόσβαση, ρυθμίσεις, οικονομικά, χρήστες.
• Συνεργάτης δικηγόρος: οι υποθέσεις που του ανατίθενται ή όλες, ανάλογα με την πολιτική του γραφείου, χωρίς πρόσβαση σε συνολικά οικονομικά στοιχεία.
• Γραμματεία: ημερολόγιο, στοιχεία επικοινωνίας, καταχώριση εγγράφων, χωρίς δυνατότητα διαγραφής υποθέσεων.
• Ασκούμενος: περιορισμένη πρόσβαση σε συγκεκριμένες υποθέσεις.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται όταν συνεργάτης αποχωρεί. Η απενεργοποίηση του λογαριασμού του και η επανανάθεση των εργασιών του πρέπει να γίνονται την ίδια ημέρα, όχι όταν κάποιος θυμηθεί.

Πώς καταλαβαίνετε ότι το σύστημα λειτουργεί

Ένα σύστημα οργάνωσης δεν κρίνεται από το πόσο ωραία είναι στημένο αλλά από το αν περνά μερικά απλά τεστ. Ελέγξτε τα κάθε τρίμηνο:

1. Μπορεί οποιοδήποτε μέλος της ομάδας να βρει το τελευταίο κατατεθέν δικόγραφο μιας τυχαίας υπόθεσης σε λιγότερο από ένα λεπτό;
2. Αν ο υπεύθυνος δικηγόρος λείψει αύριο απρόσμενα, ξέρει κάποιος άλλος ποιες είναι οι επόμενες προθεσμίες και δικάσιμοι του;
3. Μπορείτε να απαντήσετε σε έναν πελάτη για την πορεία της υπόθεσής του χωρίς να ρωτήσετε κάποιον συνάδελφο;
4. Υπάρχουν εργασίες χωρίς υπεύθυνο ή χωρίς ημερομηνία; Αν ναι, πόσες;
5. Πόσες υποθέσεις εμφανίζονται ως «ανοιχτές» ενώ στην πράξη έχουν τελειώσει;

Αν κάποια απάντηση είναι αρνητική, εκεί βρίσκεται η επόμενη βελτίωση. Η οργάνωση δεν είναι έργο που ολοκληρώνεται μία φορά, αλλά συνήθεια που συντηρείται.

Το NomikApp σχεδιάστηκε γύρω από αυτή τη λογική: υποθέσεις, πελάτες, αντίδικοι, έγγραφα, εργασίες και προθεσμίες σε ένα σημείο, με γρήγορη καταχώριση από φωτογραφία, φωνή ή PDF. Αν θέλετε να δείτε αν ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύετε, μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν με τις δικές σας υποθέσεις.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να ψηφιοποιήσω όλο το παλαιό αρχείο μου;

Όχι απαραίτητα. Ξεκινήστε από τις ενεργές υποθέσεις και ό,τι μπαίνει από εδώ και πέρα. Οι κλειστές υποθέσεις μπορούν να καταχωριστούν συνοπτικά (πελάτης, αντίδικοι, αντικείμενο, έτος), ώστε να καλύπτονται στον έλεγχο σύγκρουσης, χωρίς να σκανάρετε κάθε σελίδα.

Ποιος κωδικός υπόθεσης είναι προτιμότερος;

Ένας απλός, χρονολογικός κωδικός (έτος-αύξων αριθμός) αρκεί και δεν χρειάζεται αλλαγή όταν αλλάζει το αντικείμενο της υπόθεσης. Αποφύγετε κωδικούς που ενσωματώνουν πληροφορίες που μπορεί να αλλάξουν, όπως ο υπεύθυνος δικηγόρος.

Πώς οργανώνω υποθέσεις με πολλούς εντολείς;

Μία υπόθεση με περισσότερους συνδεδεμένους πελάτες, όχι αντίγραφα της ίδιας υπόθεσης ανά πελάτη. Έτσι οι προθεσμίες και τα έγγραφα υπάρχουν μία φορά και δεν αποσυγχρονίζονται. Τα οικονομικά μπορούν να επιμερίζονται ανά εντολέα.

Είναι ασφαλές να κρατώ φακέλους υποθέσεων στο cloud;

Μπορεί να είναι, υπό προϋποθέσεις: πάροχος με σύμβαση επεξεργασίας κατά το άρθρο 28 GDPR, κρυπτογράφηση, έλεγχος πρόσβασης και τόπος αποθήκευσης που γνωρίζετε. Δείτε περισσότερα στο άρθρο για το επαγγελματικό απόρρητο και το cloud.

Διαβάστε επίσης

• Ψηφιακός φάκελος υπόθεσης
• Καρτέλα πελάτη και ιστορικό
• Έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων
• Αρχειοθέτηση εγγράφων
• Πρότυπα δικογράφων
• Ανάθεση εργασιών στους συνεργάτες
• Επικοινωνία με τον πελάτη
• Κλείσιμο και αρχειοθέτηση υπόθεσης

Για να ξέρετε πώς πάει οικονομικά το δικηγορικό σας γραφείο αρκούν λίγοι δείκτες, αν τους κοιτάτε κάθε μήνα: τιμολογηθέντα, εισπραχθέντα, ανείσπρακτα ανά ηλικία, αναλογία χρεωθέντος χρόνου και απόδοση ανά τύπο υπόθεσης και ανά πελάτη. Τα στοιχεία αυτά προκύπτουν μόνα τους όταν η τιμολόγηση, ο χρόνος και τα έξοδα καταγράφονται στις υποθέσεις. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγό για την τιμολόγηση, τις αμοιβές και το myDATA.

Οι βασικοί δείκτες

Δείκτης	Τι δείχνει	Πού χρησιμεύει
Τιμολογηθέντα ανά μήνα	Παραγωγή εσόδων	Τάση, εποχικότητα (π.χ. δικαστικές διακοπές)
Εισπραχθέντα ανά μήνα	Ταμειακή ροή	Αν μπορείτε να καλύψετε έξοδα και φόρους
Ανείσπρακτα ανά ηλικία	Κίνδυνος απώλειας	Προτεραιότητες είσπραξης
Χρεωθείς προς καταγεγραμμένο χρόνο	Πόση δουλειά πληρώνεται	Τιμολογιακή πολιτική
Πραγματικό ωριαίο ανά τύπο υπόθεσης	Αμοιβή διά ώρες	Ποιες υποθέσεις αξίζει να αναλαμβάνετε
Συγκέντρωση πελατών	Ποσοστό εσόδων από τους μεγαλύτερους πελάτες	Εξάρτηση και κίνδυνος
Ανεκκαθάριστα έξοδα	Λεφτά που έχετε βάλει από την τσέπη σας	Ανάκτηση εξόδων

Πώς να υπολογίσετε το πραγματικό ωριαίο

Για κάθε κλεισμένη υπόθεση: (εισπραχθείσα αμοιβή − μη ανακτηθέντα έξοδα) ÷ καταγεγραμμένες ώρες. Αν το κάνετε για όλες τις υποθέσεις ενός τύπου (π.χ. εργατικές, μισθωτικές, συστάσεις εταιρειών), θα δείτε ποιες κατ’ αποκοπή τιμές πρέπει να αναθεωρηθούν. Ο υπολογισμός προϋποθέτει συστηματική καταγραφή χρόνου εργασίας, και τα συμπεράσματα τροφοδοτούν την επιλογή μεταξύ ωριαίας και κατ’ αποκοπή χρέωσης.

Μηνιαία ρουτίνα 30 λεπτών

1. Συμφωνία παραστατικών του μήνα με το myDATA. Δείτε το myDATA βήμα βήμα.
2. Έλεγχος εισπράξεων έναντι τραπεζικών κινήσεων.
3. Λίστα ανεισπράκτων άνω των 30 ημερών και ενέργειες. Δείτε την είσπραξη οφειλών.
4. Λίστα μη τιμολογημένου χρόνου και εξόδων ανά υπόθεση.
5. Σύντομη σημείωση με τάσεις και αποφάσεις για τον επόμενο μήνα.

Ταμειακός προγραμματισμός

Η δικηγορία έχει εποχικότητα. Οι δικαστικές διακοπές και οι αναβολές μετατοπίζουν έσοδα, ενώ οι φόροι, οι εισφορές και το ενοίκιο τρέχουν σταθερά. Κρατήστε μια απλή πρόβλεψη τριών μηνών: αναμενόμενες εισπράξεις από ορόσημα που έρχονται, μείον σταθερά έξοδα και φορολογικές υποχρεώσεις. Ορόσημα και δικάσιμοι βρίσκονται ήδη στο ημερολόγιο δικασίμων, οπότε μπορείτε να τα αξιοποιήσετε και για την πρόβλεψη.

Συνηθισμένες παγίδες

• Μπερδεύετε τα τιμολογηθέντα με τα εισπραχθέντα: ένας «καλός» μήνας χωρίς εισπράξεις δεν πληρώνει το ενοίκιο.
• Αγνοείτε τον μη χρεωθέντα χρόνο, που είναι η πιο αθέατη απώλεια.
• Κοιτάτε μόνο συνολικά νούμερα, όχι ανά πελάτη και ανά τύπο υπόθεσης.
• Κρατάτε τα στοιχεία σε τρία διαφορετικά συστήματα, χωρίς δυνατότητα συσχέτισης.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι λογιστικό πρόγραμμα για αυτούς τους δείκτες;

Όχι απαραίτητα. Οι περισσότεροι δείκτες βγαίνουν από το λογισμικό διαχείρισης γραφείου, αν εκεί εκδίδετε τα παραστατικά και καταγράφετε χρόνο και έξοδα. Τα φορολογικά βιβλία μένουν στον λογιστή.

Κάθε πότε να κοιτάζω τους αριθμούς;

Μηνιαία για τη ρουτίνα, και τριμηνιαία για αποφάσεις τιμολογιακής πολιτικής.

Ποιος δείκτης έχει τη μεγαλύτερη σημασία;

Για τα περισσότερα μικρά γραφεία, τα ανείσπρακτα ανά ηλικία, γιατί επηρεάζουν άμεσα τη ρευστότητα.

Στο NomikApp τα τιμολόγια, οι εισπράξεις, ο χρόνος και τα έξοδα συνδέονται με τις υποθέσεις, οπότε η μηνιαία εικόνα του γραφείου είναι διαθέσιμη χωρίς λογιστικά φύλλα. Το Solo ξεκινά από 29 €/μήνα. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.

Για τον δικηγόρο, το myDATA σημαίνει ότι κάθε παραστατικό εσόδου (τιμολόγιο ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών) πρέπει να διαβιβάζεται ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ με τα σωστά ποσά, ΦΠΑ, παρακρατήσεις και χαρακτηρισμό. Ακολουθεί η διαδικασία βήμα προς βήμα, από την πρώτη ρύθμιση ως τον μηνιαίο έλεγχο. Για τη συνολική εικόνα δείτε τον οδηγό για την τιμολόγηση, τις αμοιβές και το myDATA.

Σημείωση: Η φορολογική και η κλαδική νομοθεσία αλλάζουν συχνά. Τα παρακάτω έχουν ενημερωτικό χαρακτήρα· επιβεβαιώνετε πάντα τις τρέχουσες ρυθμίσεις με τον λογιστή σας, την ΑΑΔΕ και τον Δικηγορικό Σύλλογό σας.

Βήμα 1: Επιλέξτε κανάλι διαβίβασης

Η ΑΑΔΕ δέχεται διαβίβαση από διάφορα κανάλια: τη δωρεάν εφαρμογή timologio, ειδικές φόρμες καταχώρισης για μικρό όγκο, ERP ή λογισμικό μέσω API, και παρόχους ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η επιλογή συνήθως δεσμεύει τον τρόπο που θα δουλεύετε. Μην αλλάζετε κανάλι στη μέση της χρήσης χωρίς να το συζητήσετε με τον λογιστή σας.

Βήμα 2: Κωδικοί και εξουσιοδοτήσεις

• Μπαίνετε στο myDATA με τους κωδικούς Taxisnet.
• Για διαβίβαση μέσω λογισμικού δημιουργείτε χρήστη API (όνομα χρήστη και subscription key) από την ενότητα εγγραφής στο myDATA REST API, και τον καταχωρίζετε στο λογισμικό.
• Αν ο λογιστής σας χαρακτηρίζει τα έξοδα ή κάνει διορθώσεις, ελέγξτε ότι έχει τις απαραίτητες εξουσιοδοτήσεις.

Αντιμετωπίστε το subscription key σαν κωδικό: δεν το στέλνετε με email χωρίς λόγο και δεν το μοιράζεστε με όλους στο γραφείο.

Βήμα 3: Στήστε τα βασικά δεδομένα

• Στοιχεία εκδότη (ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, ΚΑΔ).
• Σειρές παραστατικών (π.χ. ξεχωριστή σειρά για τιμολόγια και αποδείξεις), με αρίθμηση που δεν κάνει άλματα.
• Υπηρεσίες-πρότυπα («Σύνταξη αγωγής», «Παράσταση», «Γνωμοδότηση», «Συμβουλευτική ανά ώρα»), με τον ΦΠΑ και τον προεπιλεγμένο χαρακτηρισμό τους.
• Καρτέλες πελατών με επαληθευμένο ΑΦΜ.

Βήμα 4: Έκδοση και διαβίβαση

1. Επιλέγετε πελάτη και τύπο παραστατικού (2.1 για επιχειρήσεις, 11.2 για ιδιώτες).
2. Προσθέτετε γραμμές υπηρεσιών με σαφή περιγραφή.
3. Ελέγχετε ΦΠΑ και παρακράτηση φόρου (συνήθως 20% για επιχειρήσεις, πάνω από 300 €).
4. Εκδίδετε. Το σύστημα διαβιβάζει και λαμβάνει ΜΑΡΚ (μοναδικό αριθμό καταχώρισης).
5. Στέλνετε το παραστατικό στον πελάτη και το αρχειοθετείτε στην υπόθεση.

Αν η διαβίβαση αποτύχει (π.χ. λόγω δικτύου ή λάθους δεδομένων), το παραστατικό πρέπει να διαβιβαστεί μόλις λυθεί το πρόβλημα. Ελέγξτε τις προθεσμίες που προβλέπει η ΑΑΔΕ για τέτοιες περιπτώσεις.

Βήμα 5: Χαρακτηρισμοί εσόδων

Κάθε γραμμή εσόδου συνοδεύεται από χαρακτηρισμό (κατηγορία και τύπο), που αντιστοιχεί στα έντυπα Ε3 και στο ΦΠΑ. Για τα έσοδα από παροχή υπηρεσιών υπάρχει τυπικός συνδυασμός, τον οποίο ορίζετε μία φορά με τον λογιστή σας και τον εφαρμόζετε ως προεπιλογή. Μην επινοείτε δικούς σας χαρακτηρισμούς ανά παραστατικό.

Βήμα 6: Μηνιαίος έλεγχος

• Συγκρίνετε τη λίστα παραστατικών του λογισμικού με ό,τι εμφανίζεται στο myDATA. Δεν πρέπει να υπάρχουν κενά ή διπλότυπα.
• Ελέγξτε ότι οι παρακρατήσεις που δήλωσαν οι πελάτες συμφωνούν με τις δικές σας.
• Χαρακτηρίστε ή ζητήστε από τον λογιστή να χαρακτηρίσει τα έξοδα του γραφείου.
• Στείλτε στον λογιστή μια εξαγωγή του μήνα.

Ο μηνιαίος έλεγχος είναι πιο εύκολος όταν τα έσοδα συνδέονται με υποθέσεις. Έτσι ξέρετε και πόσο απέδωσε κάθε ανάθεση, όπως εξηγούμε στην οικονομική εικόνα του γραφείου.

Συνηθισμένα λάθη

• Διπλή διαβίβαση του ίδιου παραστατικού, μία από το λογισμικό και μία με το χέρι.
• Απόδειξη σε επιχείρηση, άρα χωρίς ΑΦΜ λήπτη.
• Προκαταβολή χωρίς παραστατικό, και μετά τελικό τιμολόγιο για όλο το ποσό.
• Έξοδα για λογαριασμό πελάτη μέσα στη φορολογητέα αξία, ενώ θα έπρεπε να αποδίδονται αυτούσια. Δείτε τα έξοδα υπόθεσης.

Για τη βασική διάκριση μεταξύ τιμολογίου και απόδειξης δείτε την ηλεκτρονική τιμολόγηση για δικηγόρους, και για τις εισφορές τα γραμμάτια προείσπραξης. Αν σκέφτεστε να αλλάξετε σύστημα, διαβάστε πρώτα τις ερωτήσεις πριν την αγορά λογισμικού.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται να μπαίνω καθημερινά στο myDATA;

Όχι, αν η διαβίβαση γίνεται αυτόματα από το λογισμικό. Αρκεί ένας μηνιαίος έλεγχος συμφωνίας.

Μπορώ να χρησιμοποιώ και την εφαρμογή της ΑΑΔΕ και λογισμικό;

Τεχνικά γίνεται, αλλά αυξάνει τον κίνδυνο διπλοτύπων και κενών στην αρίθμηση. Αν το κάνετε, χρησιμοποιήστε ξεχωριστές σειρές και ενημερώστε τον λογιστή σας.

Ποιος χαρακτηρίζει τα έξοδά μου;

Συνήθως ο λογιστής, μέσω του myDATA ή του δικού του λογισμικού. Τα έσοδα χαρακτηρίζονται ήδη κατά την έκδοση.

Το NomikApp διαβιβάζει τα παραστατικά στο myDATA μέσω API, κρατά τον ΜΑΡΚ στο ιστορικό της υπόθεσης και σας δίνει εξαγωγή για τον λογιστή. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.

Λογισμικό διαχείρισης δικηγορικού γραφείου είναι μια εφαρμογή που συγκεντρώνει σε ένα σημείο τις υποθέσεις, τους πελάτες, τις προθεσμίες και δικασίμους, τα έγγραφα και την τιμολόγηση του γραφείου. Το σωστό πρόγραμμα δεν είναι εκείνο με τις περισσότερες λειτουργίες, αλλά εκείνο που καλύπτει αξιόπιστα τις κρίσιμες ανάγκες σας (κυρίως τις προθεσμίες), προστατεύει το επαγγελματικό απόρρητο και θα το χρησιμοποιούν πραγματικά εσείς και οι συνεργάτες σας κάθε μέρα. Ο οδηγός αυτός συνοψίζει τι να εξετάσετε, με ποια σειρά και ποιες ερωτήσεις να κάνετε πριν δεσμευτείτε.

Γιατί ένα δικηγορικό γραφείο χρειάζεται εξειδικευμένο λογισμικό

Πολλά γραφεία λειτουργούν επί χρόνια με ένα συνδυασμό χάρτινου ημερολογίου, φακέλων στο συρτάρι, αρχείων Excel και φακέλων στον υπολογιστή. Το σύστημα αυτό αντέχει όσο ο όγκος είναι μικρός και όλη η πληροφορία βρίσκεται στο μυαλό ενός ανθρώπου. Τα προβλήματα εμφανίζονται όταν:

• η ίδια πληροφορία (π.χ. η ημερομηνία μιας δικασίμου) καταγράφεται σε τρία σημεία και κάποιο από αυτά δεν ενημερώνεται·
• λείπει ο δικηγόρος που χειρίζεται την υπόθεση και κανείς άλλος δεν ξέρει πού βρίσκεται το σχέδιο των προτάσεων·
• ο πελάτης τηλεφωνεί για την πορεία της υπόθεσης και η απάντηση απαιτεί αναζήτηση σε email, χαρτιά και σημειώσεις·
• στο τέλος του μήνα δεν είναι σαφές ποιες εργασίες έχουν τιμολογηθεί και ποιες όχι.

Ένα γενικό εργαλείο (λογιστικό φύλλο, γενικό CRM, εφαρμογή σημειώσεων) μπορεί να καλύψει μέρος αυτών, αλλά δεν «καταλαβαίνει» έννοιες όπως η δικονομική προθεσμία, η δικάσιμος, ο αντίδικος ή το γραμμάτιο προείσπραξης. Το εξειδικευμένο λογισμικό είναι σχεδιασμένο γύρω από τη δομή της δικηγορικής δουλειάς: η υπόθεση είναι το κέντρο και γύρω της κρέμονται πελάτες, αντίδικοι, προθεσμίες, εργασίες, έγγραφα και χρεώσεις.

Οι βασικές λειτουργίες που πρέπει να εξετάσετε

Αναλυτικά τι πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα θα βρείτε στον οδηγό τι πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα δικηγορικού γραφείου. Σε γενικές γραμμές, οι ενότητες που αξίζει να αξιολογήσετε είναι οι εξής.

1. Υποθέσεις και πελάτες

Κάθε υπόθεση πρέπει να έχει καρτέλα με στοιχεία δικαστηρίου, αριθμό κατάθεσης (ΓΑΚ/ΕΑΚ), διάδικους, ιστορικό ενεργειών, σημειώσεις και συνδεδεμένα έγγραφα. Ο πελάτης πρέπει να συνδέεται με όλες τις υποθέσεις του, ώστε να βλέπετε την πλήρη εικόνα της σχέσης. Ελέγξτε αν η αναζήτηση βρίσκει γρήγορα υπόθεση με επώνυμο, αριθμό κατάθεσης ή αντίδικο, και αν υποστηρίζεται έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων.

2. Προθεσμίες, δικάσιμοι και υπενθυμίσεις

Αυτό είναι το σημείο όπου το λογισμικό αποδεικνύει την αξία του. Ένας καλός υπολογιστής προθεσμιών ΚΠολΔ λαμβάνει υπόψη την αφετηρία (π.χ. επίδοση), τον τρόπο μέτρησης, τις αργίες και τη θερινή αναστολή, και προτείνει ημερομηνία την οποία ο δικηγόρος επιβεβαιώνει. Ο υπολογισμός πρέπει να είναι διαφανής: να βλέπετε από πού ξεκίνησε και ποιους κανόνες εφάρμοσε. Η τελική ευθύνη παραμένει στον δικηγόρο, γι’ αυτό το εργαλείο πρέπει να βοηθά τον έλεγχο, όχι να τον αντικαθιστά. Εξίσου σημαντικές είναι οι υπενθυμίσεις: σε ποιον στέλνονται, πόσες ημέρες πριν, μέσω email, ειδοποίησης στο κινητό ή και τα δύο.

3. Εργασίες και συνεργασία

Στο γραφείο με περισσότερους από έναν ανθρώπους χρειάζεστε ανάθεση εργασιών, προθεσμία ολοκλήρωσης, κατάσταση και ιστορικό. Ελέγξτε αν μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα πρόσβασης, ώστε π.χ. ο ασκούμενος να μη βλέπει τα οικονομικά.

4. Έγγραφα

Αποθήκευση εγγράφων ανά υπόθεση, αναζήτηση, εκδόσεις, πρότυπα και, ιδανικά, ηλεκτρονική υπογραφή (π.χ. μέσω Yousign) για εξουσιοδοτήσεις, συμφωνητικά αμοιβής και έγγραφα που δεν απαιτούν συμβολαιογραφικό τύπο.

5. Τιμολόγηση και myDATA

Η έκδοση παραστατικών που διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ από το ίδιο σύστημα όπου καταγράφονται οι εργασίες εξοικονομεί διπλοπληκτρολόγηση. Εξετάστε αν υποστηρίζονται οι χρεώσεις που χρησιμοποιείτε (κατ’ αποκοπή, ανά ώρα, ανά στάδιο) και πώς αντιμετωπίζονται τα έξοδα για λογαριασμό πελάτη. Οι απαιτήσεις της ΑΑΔΕ αλλάζουν συχνά, οπότε ζητήστε από τον πάροχο να επιβεβαιώσει ότι ακολουθεί την τρέχουσα έκδοση των προδιαγραφών και συνεννοηθείτε με τον λογιστή σας.

6. Κινητό και τεχνητή νοημοσύνη

Ο δικηγόρος περνά μεγάλο μέρος της ημέρας στα δικαστήρια. Μια εφαρμογή κινητού που δείχνει το πρόγραμμα της ημέρας και επιτρέπει γρήγορη καταχώριση (π.χ. νέα δικάσιμος μετά από αναβολή) κάνει τη διαφορά. Οι λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης, όπως η καταχώριση από φωτογραφία κλήσης, φωνητικό μήνυμα ή PDF, ή ένας τηλεφωνικός βοηθός που καταγράφει κλήσεις, είναι χρήσιμες όταν μειώνουν πραγματικά τον χρόνο πληκτρολόγησης και πάντα με ανθρώπινο έλεγχο του αποτελέσματος.

Cloud ή εγκατάσταση στον υπολογιστή;

Τα παραδοσιακά προγράμματα εγκαθίστανται σε έναν υπολογιστή ή τοπικό διακομιστή. Τα σύγχρονα λειτουργούν στο cloud, μέσω browser και εφαρμογής κινητού. Η σύγκριση έχει πρακτικές πτυχές (πρόσβαση, ενημερώσεις, αντίγραφα ασφαλείας) και πτυχές συμμόρφωσης (πού φυλάσσονται τα δεδομένα, ποιος έχει πρόσβαση). Τα αναλύουμε στο άρθρο cloud ή εγκατάσταση στον υπολογιστή.

Κριτήριο	Cloud	Τοπική εγκατάσταση
Πρόσβαση εκτός γραφείου	Από οποιαδήποτε συσκευή	Συνήθως απαιτεί VPN ή απομακρυσμένη σύνδεση
Ενημερώσεις	Αυτόματες από τον πάροχο	Χειροκίνητες, συχνά επί πληρωμή
Αντίγραφα ασφαλείας	Ευθύνη του παρόχου (ελέγξτε τι ακριβώς παρέχει)	Ευθύνη του γραφείου
Αρχικό κόστος	Χαμηλό, μηνιαία συνδρομή	Άδεια χρήσης και υλικό
Έλεγχος υποδομής	Στον πάροχο, βάσει σύμβασης	Στο γραφείο

Ασφάλεια, απόρρητο και GDPR

Ο δικηγόρος δεσμεύεται από το επαγγελματικό απόρρητο (Κώδικας Δικηγόρων, ν. 4194/2013) και, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, από τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 και τον ν. 4624/2019. Όταν επιλέγετε πάροχο λογισμικού, εκείνος λειτουργεί ως εκτελών την επεξεργασία, άρα χρειάζεστε σύμβαση επεξεργασίας (DPA) κατά το άρθρο 28 GDPR. Ζητήστε απαντήσεις σε συγκεκριμένα ερωτήματα:

• Σε ποια χώρα και σε ποιον πάροχο υποδομής φιλοξενούνται τα δεδομένα; Υπάρχει διαβίβαση εκτός ΕΟΧ;
• Κρυπτογραφούνται τα δεδομένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση;
• Υποστηρίζεται έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων;
• Υπάρχει καταγραφή ενεργειών (ποιος είδε ή άλλαξε τι);
• Πώς εξάγω όλα τα δεδομένα μου αν φύγω, και τι γίνεται με αυτά μετά τη λήξη της συνδρομής;

Αν χρησιμοποιούνται λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης, ρωτήστε επιπλέον αν τα δεδομένα σας χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων και ποιοι υποεκτελούντες εμπλέκονται.

Πόσο κοστίζει και πώς υπολογίζεται η απόσβεση

Οι περισσότερες cloud λύσεις τιμολογούνται με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή, συνήθως ανά χρήστη ή ανά πακέτο χρηστών. Η τιμή της συνδρομής όμως είναι μόνο μέρος του κόστους: προσθέστε τον χρόνο εγκατάστασης και εκπαίδευσης, την πιθανή μεταφορά δεδομένων και τυχόν πρόσθετα (π.χ. χρεώσεις ανά ηλεκτρονική υπογραφή). Στην άλλη πλευρά της ζυγαριάς βάλτε τις ώρες που εξοικονομούνται και, κυρίως, τον κίνδυνο μιας χαμένης προθεσμίας. Μια απλή μέθοδο υπολογισμού θα βρείτε στο άρθρο για το κόστος λογισμικού και την απόσβεση.

Ατομικό γραφείο ή δικηγορική εταιρεία: διαφορετικές ανάγκες

Ο δικηγόρος που εργάζεται μόνος χρειάζεται κυρίως ταχύτητα, καλό ημερολόγιο και εύκολη τιμολόγηση. Ένα γραφείο με συνεργάτες χρειάζεται επιπλέον ανάθεση εργασιών, κοινό ημερολόγιο και ρόλους. Η δικηγορική εταιρεία χρειάζεται δικαιώματα ανά ρόλο, αναφορές ανά συνεργάτη, ενιαία πολιτική εγγράφων και διαδικασίες ελέγχου. Το ίδιο προϊόν μπορεί να καλύπτει όλα τα επίπεδα με διαφορετικά πακέτα· αυτό που μετρά είναι να μην πληρώνετε για πολυπλοκότητα που δεν χρειάζεστε, αλλά και να μη χρειαστεί να αλλάξετε πρόγραμμα όταν μεγαλώσετε. Δείτε τη σύγκριση ατομικό γραφείο έναντι δικηγορικής εταιρείας.

Η διαδικασία επιλογής βήμα προς βήμα

1. Καταγράψτε τη σημερινή ροή εργασίας. Πώς μπαίνει μια νέα υπόθεση, πού σημειώνονται οι προθεσμίες, ποιος εκδίδει τιμολόγια. Εντοπίστε τα σημεία όπου γίνονται λάθη ή χάνεται χρόνος.
2. Ορίστε τα απαραίτητα και τα επιθυμητά. Τρία με πέντε «απαραίτητα» είναι αρκετά (π.χ. προθεσμίες με υπενθυμίσεις, πρόσβαση από κινητό, myDATA).
3. Περιορίστε τη λίστα σε δύο ή τρεις λύσεις. Ελέγξτε αν είναι φτιαγμένες για το ελληνικό δίκαιο και την ελληνική πρακτική.
4. Κάντε τις σωστές ερωτήσεις. Χρησιμοποιήστε τη λίστα με τις ερωτήσεις πριν την αγορά.
5. Δοκιμάστε με πραγματικά δεδομένα. Περάστε πέντε με δέκα ενεργές υποθέσεις και δουλέψτε μία εβδομάδα. Θα μάθετε περισσότερα από οποιαδήποτε παρουσίαση.
6. Σχεδιάστε τη μετάβαση. Ορίστε ημερομηνία έναρξης, ποια δεδομένα μεταφέρονται και ποιος είναι υπεύθυνος.

Μετάβαση από Excel, χαρτί ή παλιό πρόγραμμα

Η μετάβαση είναι συχνά ο λόγος που ένα γραφείο αναβάλλει την απόφαση. Δεν χρειάζεται να μεταφερθούν όλα την πρώτη μέρα. Μια ρεαλιστική προσέγγιση είναι να περάσετε πρώτα τις ενεργές υποθέσεις και όλες τις μελλοντικές προθεσμίες, και να αφήσετε το κλειστό αρχείο για αργότερα ή να το κρατήσετε ως έχει. Αναλυτικά βήματα θα βρείτε στα άρθρα για τη μετάβαση από Excel και χαρτί και τη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα. Κατά τη μετάβαση, κρατήστε για λίγες εβδομάδες το παλιό ημερολόγιο παράλληλα και διασταυρώστε τις προθεσμίες.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη

• Επιλογή με βάση μόνο την τιμή ή μόνο τον αριθμό λειτουργιών.
• Αγορά χωρίς δοκιμή από τους ανθρώπους που θα το χρησιμοποιούν καθημερινά.
• Παράλειψη ελέγχου για εξαγωγή δεδομένων και σύμβαση επεξεργασίας.
• Μισή μετάβαση: το νέο σύστημα χρησιμοποιείται «παράλληλα» επ’ αόριστον και κανένα από τα δύο δεν είναι πλήρες.

Περισσότερα στο άρθρο για τα συχνά λάθη στην επιλογή λογισμικού.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται λογισμικό ένας δικηγόρος που εργάζεται μόνος;

Ναι, αν έχει τακτική ροή υποθέσεων. Ο μόνος δικηγόρος δεν έχει συνεργάτη να καλύψει μια παράλειψη, άρα το αξιόπιστο ημερολόγιο προθεσμιών με υπενθυμίσεις είναι ίσως πιο σημαντικό για εκείνον απ’ ό,τι για ένα μεγάλο γραφείο.

Είναι νόμιμο να αποθηκεύω δεδομένα πελατών στο cloud;

Ο GDPR δεν απαγορεύει το cloud· απαιτεί κατάλληλα μέτρα ασφαλείας και σύμβαση με τον εκτελούντα την επεξεργασία. Ελέγξτε τη θέση των δεδομένων, την κρυπτογράφηση και τους όρους της σύμβασης. Για ειδικά ζητήματα επαγγελματικού απορρήτου, συμβουλευτείτε και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου σας.

Μπορεί το λογισμικό να υπολογίζει μόνο του τις προθεσμίες;

Μπορεί να προτείνει ημερομηνία βάσει των κανόνων του ΚΠολΔ, των αργιών και της θερινής αναστολής. Ο δικηγόρος όμως πρέπει πάντα να επιβεβαιώνει το αποτέλεσμα, ιδίως σε περιπτώσεις ειδικών διαδικασιών ή πρόσφατων νομοθετικών αλλαγών.

Πόσο χρόνο παίρνει η μετάβαση;

Εξαρτάται από τον όγκο και την ποιότητα των υπαρχόντων δεδομένων. Για ένα μικρό γραφείο, η καταχώριση των ενεργών υποθέσεων και προθεσμιών μπορεί να γίνει σταδιακά μέσα σε λίγες εβδομάδες, χωρίς να σταματήσει η δουλειά.

Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργούν στην πράξη όσα περιγράφονται εδώ, το NomikApp συνδυάζει υποθέσεις, πελάτες, ημερολόγιο με υπολογιστή προθεσμιών ΚΠολΔ, εργασίες, έγγραφα, τιμολόγηση myDATA και ηλεκτρονική υπογραφή σε μία cloud εφαρμογή με εφαρμογή κινητού. Μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν με δικές σας υποθέσεις και να αποφασίσετε με βάση την εμπειρία σας.

Διαβάστε επίσης

• Τι πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα δικηγορικού γραφείου
• Cloud ή εγκατάσταση στον υπολογιστή
• Κόστος λογισμικού και απόσβεση
• Μετάβαση από Excel και χαρτί
• Ερωτήσεις πριν την αγορά
• Ατομικό γραφείο έναντι δικηγορικής εταιρείας
• Μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα
• Συχνά λάθη στην επιλογή λογισμικού

Η μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα δικηγορικού γραφείου γίνεται σε τέσσερα στάδια: εξαγωγή όσων δεδομένων επιτρέπει το παλιό σύστημα, αντιστοίχιση πεδίων με το νέο, δοκιμαστική εισαγωγή σε μικρό δείγμα και, μετά τον έλεγχο, πλήρης εισαγωγή με διασταύρωση των προθεσμιών. Το κρίσιμο σημείο δεν είναι τεχνικό: είναι να μη χαθεί καμία μελλοντική προθεσμία στη διαδικασία. Ο οδηγός αυτός είναι μέρος του οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Στάδιο 1: Τι μπορείτε να εξαγάγετε

Ξεκινήστε από το παλιό πρόγραμμα. Ελέγξτε:

• αν υπάρχει λειτουργία εξαγωγής σε CSV, Excel ή άλλη ανοιχτή μορφή, και για ποιες ενότητες (υποθέσεις, πελάτες, ημερολόγιο, οικονομικά)·
• πού βρίσκονται τα έγγραφα: σε φάκελο του δίσκου ή μέσα στη βάση δεδομένων;
• αν ο προμηθευτής του παλιού προγράμματος παρέχει πλήρη εξαγωγή (συχνά επί πληρωμή).

Ως υπεύθυνος επεξεργασίας έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα σας· αν ο προμηθευτής ήταν εκτελών την επεξεργασία, η σύμβαση με αυτόν μάλλον προβλέπει επιστροφή δεδομένων στη λήξη (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. ζ’ GDPR). Αν το παλιό πρόγραμμα δεν υποστηρίζεται πλέον, ίσως χρειαστεί τεχνικός για απευθείας εξαγωγή από τη βάση.

Στάδιο 2: Αντιστοίχιση πεδίων

Κάθε πρόγραμμα οργανώνει διαφορετικά την πληροφορία. Φτιάξτε έναν απλό πίνακα αντιστοίχισης:

Παλιό πρόγραμμα	Νέο πρόγραμμα	Σημείωση
«Πελάτης» (ελεύθερο κείμενο)	Επώνυμο, Όνομα, ΑΦΜ	Χρειάζεται διαχωρισμός
«Δικαστήριο»	Δικαστήριο από λίστα	Ενοποίηση γραφής (π.χ. «ΜΠρΑθ» / «Μον. Πρωτ. Αθηνών»)
«Αρ. κατάθεσης»	ΓΑΚ / ΕΑΚ	Ελέγξτε μορφή
Ημερολόγιο	Προθεσμίες / δικάσιμοι	Διαχωρισμός ανά είδος

Η φάση αυτή είναι ευκαιρία καθαρισμού: διπλοεγγραφές πελατών, υποθέσεις χωρίς κατάσταση, παλιές εγγραφές που δεν χρειάζονται πλέον. Για τα δεδομένα που δεν πρέπει πια να διατηρείτε, εφαρμόστε την πολιτική διατήρησης του γραφείου σας και όχι απλή μεταφορά «για καλό και για κακό». Σχετικά, δείτε τον οδηγό GDPR για δικηγορικά γραφεία.

Στάδιο 3: Δοκιμαστική εισαγωγή

Εισαγάγετε πρώτα ένα δείγμα, π.χ. είκοσι υποθέσεις με τους πελάτες και τις προθεσμίες τους. Ελέγξτε:

• ελληνικούς χαρακτήρες (συχνό πρόβλημα κωδικοποίησης σε παλιές εξαγωγές)·
• ημερομηνίες: δεν αντιστράφηκαν μέρα και μήνας;
• συνδέσεις: κάθε προθεσμία ανήκει στη σωστή υπόθεση;
• έγγραφα: ανοίγουν σωστά;

Στάδιο 4: Πλήρης εισαγωγή και διασταύρωση

1. Ορίστε ημερομηνία «πάγωσης»: μετά από αυτήν, νέες καταχωρίσεις γίνονται μόνο στο νέο σύστημα.
2. Κάντε την πλήρη εισαγωγή.
3. Εξαγάγετε από το παλιό πρόγραμμα λίστα με όλες τις μελλοντικές προθεσμίες και δικασίμους και διασταυρώστε μία προς μία με το νέο.
4. Ενεργοποιήστε υπενθυμίσεις και υπεύθυνους.
5. Κρατήστε το παλιό πρόγραμμα σε λειτουργία μόνο ανάγνωσης για ορισμένο διάστημα, ή μια πλήρη εξαγωγή σε ασφαλές μέσο.

Για τις προθεσμίες που προέκυψαν από χειροκίνητο υπολογισμό, αξίζει να τις ξαναελέγξετε με τον υπολογιστή του νέου συστήματος. Τυχόν διαφορές δείχνουν σημεία που χρειάζονται προσοχή.

Μην ξεχάσετε

• Ασφάλεια της εξαγωγής: τα αρχεία CSV περιέχουν προσωπικά δεδομένα και καλύπτονται από το απόρρητο. Μην τα στέλνετε με απλό email· διαγράψτε τα μετά την ολοκλήρωση.
• Λήξη συνδρομής του παλιού: συντονίστε τη μεταφορά ώστε να μη λήξει η πρόσβαση πριν ολοκληρωθεί.
• Οικονομικά: τα ήδη εκδοθέντα παραστατικά παραμένουν στο myDATA· στο νέο σύστημα αρκεί συνήθως να περάσετε ανεξόφλητα υπόλοιπα.

Αν το «παλιό σύστημα» είναι λογιστικά φύλλα και χαρτί, δείτε τη μετάβαση από Excel και χαρτί. Πριν επιλέξετε το νέο πρόγραμμα, ρωτήστε τον πάροχο αν βοηθά στη μεταφορά (δείτε τις ερωτήσεις πριν την αγορά) και βεβαιωθείτε ότι και το νέο σύστημα επιτρέπει πλήρη εξαγωγή, ώστε να μη βρεθείτε ξανά στην ίδια θέση. Τη σύγκριση με τοπικά προγράμματα θα βρείτε στο άρθρο cloud ή εγκατάσταση.

Συχνές ερωτήσεις

Το παλιό μου πρόγραμμα δεν έχει εξαγωγή. Τι κάνω;

Ζητήστε πλήρη εξαγωγή από τον προμηθευτή ή αναθέστε σε τεχνικό την εξαγωγή από τη βάση. Ως έσχατη λύση, περάστε χειροκίνητα τις ενεργές υποθέσεις και κρατήστε το παλιό ως αρχείο.

Πρέπει να μεταφέρω και τις κλειστές υποθέσεις;

Όχι απαραίτητα. Συχνά αρκεί να τις έχετε σε εξαγωγή ή στο παλιό σύστημα για αναζήτηση, με τήρηση των χρόνων διατήρησης.

Πόσο διαρκεί η μεταφορά;

Εξαρτάται από τον όγκο και την ποιότητα των δεδομένων. Το δοκιμαστικό στάδιο είναι αυτό που αποτρέπει τις εκπλήξεις, οπότε μην το παραλείψετε.

Αν εξετάζετε το NomikApp ως νέο σύστημα, μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν με ένα δείγμα υποθέσεων πριν αποφασίσετε για την πλήρη μεταφορά.

Η μετάβαση από Excel και χαρτί σε λογισμικό δικηγορικού γραφείου γίνεται με ασφάλεια όταν τη χωρίσετε σε στάδια: πρώτα οι μελλοντικές προθεσμίες και δικάσιμοι, μετά οι ενεργές υποθέσεις και οι πελάτες, και τελευταίο το κλειστό αρχείο. Με παράλληλο έλεγχο για λίγες εβδομάδες, το γραφείο δεν σταματά να λειτουργεί και δεν χάνεται τίποτα. Παρακάτω ένα πλάνο που μπορείτε να εφαρμόσετε αυτούσιο. Για την επιλογή του ίδιου του προγράμματος, δείτε τον οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Πριν ξεκινήσετε: τρεις αποφάσεις

1. Ημερομηνία έναρξης. Επιλέξτε περίοδο με μικρότερο φόρτο. Ο Αύγουστος ή οι αρχές Σεπτεμβρίου είναι συχνά βολικοί λόγω της θερινής αναστολής, αλλά προσοχή στις προθεσμίες που «ξυπνούν» τον Σεπτέμβριο.
2. Υπεύθυνος μετάβασης. Ένας άνθρωπος, όχι «όλοι». Αυτός αποφασίζει για ονομασίες, κατηγορίες και ελέγχει την πληρότητα.
3. Τι μεταφέρεται. Δεν χρειάζεται να μεταφερθούν όλα. Ορίστε όριο, π.χ. ενεργές υποθέσεις και όσες έκλεισαν τα τελευταία δύο χρόνια.

Βήμα 1: Καθαρίστε το Excel

Αν τηρείτε λίστα υποθέσεων σε λογιστικό φύλλο, αφιερώστε μία ώρα για καθάρισμα πριν την εισαγωγή:

• μία γραμμή ανά υπόθεση, μία στήλη ανά πεδίο (όχι συγχωνευμένα κελιά)·
• ημερομηνίες σε ενιαία μορφή (ηη/μμ/εεεε)·
• ξεχωριστές στήλες για επώνυμο και όνομα πελάτη, ΑΦΜ, τηλέφωνο, email·
• διαγραφή διπλοεγγραφών (ο ίδιος πελάτης με διαφορετική γραφή).

Τα περισσότερα προγράμματα δέχονται εισαγωγή από CSV ή Excel. Ρωτήστε τον πάροχο ποια πρότυπη μορφή δέχεται και αν βοηθά στην εισαγωγή.

Βήμα 2: Πρώτα οι προθεσμίες

Οι μελλοντικές προθεσμίες και δικάσιμοι είναι το πιο κρίσιμο στοιχείο. Περάστε τις όλες, από το χάρτινο ημερολόγιο ή το Excel, πριν από οτιδήποτε άλλο. Για καθεμία:

• συνδέστε τη με υπόθεση (έστω πρόχειρη καρτέλα)·
• σημειώστε το είδος (κατάθεση προτάσεων, προσθήκη-αντίκρουση, έφεση κ.λπ.)·
• ορίστε υπενθυμίσεις και υπεύθυνο·
• για προθεσμίες που δεν έχουν ακόμη υπολογιστεί, χρησιμοποιήστε τον υπολογιστή προθεσμιών και επιβεβαιώστε το αποτέλεσμα.

Αναλυτικά για τον τρόπο μέτρησης, δείτε τον οδηγό για τον υπολογισμό δικονομικών προθεσμιών ΚΠολΔ.

Βήμα 3: Ενεργές υποθέσεις και πελάτες

Συμπληρώστε τις καρτέλες των ενεργών υποθέσεων: δικαστήριο, αριθμούς κατάθεσης, διαδίκους, κατάσταση. Το χαρτί δεν χρειάζεται να σκαναριστεί ολόκληρο· σκανάρετε τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε τακτικά (δικόγραφο, κλήση, πληρεξούσιο) και κρατήστε τον φυσικό φάκελο ως έχει. Λειτουργίες AI που διαβάζουν φωτογραφία ή PDF μιας κλήσης και προτείνουν τα πεδία επιταχύνουν σημαντικά αυτό το βήμα, αρκεί να ελέγχετε κάθε πρόταση.

Βήμα 4: Παράλληλη λειτουργία με ημερομηνία λήξης

Για δύο έως τέσσερις εβδομάδες κρατήστε το παλιό ημερολόγιο παράλληλα και κάθε Παρασκευή διασταυρώστε τις προθεσμίες της επόμενης εβδομάδας. Ορίστε όμως ημερομηνία λήξης της παράλληλης λειτουργίας. Το μεγαλύτερο ρίσκο της μετάβασης είναι να μείνουν δύο ημιτελή συστήματα, κάτι που περιγράφουμε στα συχνά λάθη επιλογής λογισμικού.

Βήμα 5: Νέοι κανόνες στο γραφείο

• Κάθε νέα υπόθεση ανοίγει πρώτα στο σύστημα.
• Κάθε αναβολή καταχωρίζεται την ίδια μέρα, ιδανικά από το κινητό στο δικαστήριο.
• Τα έγγραφα αποθηκεύονται στην υπόθεση, όχι στην επιφάνεια εργασίας.
• Τα τιμολόγια εκδίδονται από το σύστημα, συνδεδεμένα με την υπόθεση.

Ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα για μικρό γραφείο

Εβδομάδα	Εργασίες
1	Ρυθμίσεις, χρήστες, καθάρισμα Excel, όλες οι μελλοντικές προθεσμίες
2	Ενεργές υποθέσεις και πελάτες, βασικά έγγραφα
3–4	Παράλληλος έλεγχος ημερολογίου, τιμολόγηση από το νέο σύστημα
5+	Τέλος παράλληλης λειτουργίας, σταδιακή εισαγωγή αρχείου αν χρειάζεται

Αν προέρχεστε από άλλο πρόγραμμα αντί για Excel, ισχύουν επιπλέον τα βήματα για τη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα. Για την επιλογή του κατάλληλου πακέτου δείτε κόστος και απόσβεση.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να σκανάρω όλο το χάρτινο αρχείο;

Όχι. Κρατήστε το φυσικό αρχείο και σκανάρετε μόνο ό,τι χρειάζεστε ενεργά. Τηρήστε πάντως τις υποχρεώσεις φύλαξης και, για ό,τι καταστρέφετε, τους κανόνες του GDPR για ασφαλή διαγραφή.

Τι γίνεται με τους συνεργάτες που αντιστέκονται στην αλλαγή;

Ξεκινήστε από το πιο χρήσιμο για αυτούς, συνήθως το ημερολόγιο στο κινητό. Όταν δουν ότι γλιτώνουν χρόνο, η υιοθέτηση ακολουθεί.

Μπορώ να εισαγάγω ημερολόγιο από Google ή Outlook;

Πολλά προγράμματα υποστηρίζουν εισαγωγή ή συγχρονισμό. Ελέγξτε όμως ότι κάθε συμβάν συνδέεται σωστά με υπόθεση μετά την εισαγωγή.

Αν θέλετε να ξεκινήσετε τη μετάβαση χωρίς δέσμευση, στο NomikApp μπορείτε να περάσετε τις πρώτες υποθέσεις σας, να καταχωρίσετε κλήσεις από φωτογραφία ή PDF και να δείτε αν σας ταιριάζει. Δοκιμάστε δωρεάν.

Τα συχνότερα λάθη στην επιλογή λογισμικού δικηγορικού γραφείου είναι η απόφαση με βάση μόνο την τιμή ή τη λίστα λειτουργιών, η αγορά χωρίς πραγματική δοκιμή, η παράλειψη ελέγχου για εξαγωγή δεδομένων και GDPR και η μισή μετάβαση που αφήνει το γραφείο με δύο ημιτελή συστήματα. Όλα αποφεύγονται με λίγη προετοιμασία. Ακολουθούν δέκα λάθη και ο τρόπος να τα αποφύγετε, ως συμπλήρωμα του οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

1. Επιλογή μόνο με βάση την τιμή

Το φθηνότερο πρόγραμμα που δεν χρησιμοποιείται είναι το ακριβότερο. Συγκρίνετε συνολικό κόστος και αξία, όπως περιγράφουμε στο κόστος λογισμικού και απόσβεση.

2. Επιλογή με βάση τον αριθμό λειτουργιών

Η μεγάλη λίστα λειτουργιών εντυπωσιάζει στην παρουσίαση, αλλά κάθε επιπλέον οθόνη είναι επιπλέον πολυπλοκότητα. Ορίστε τρία έως πέντε απαραίτητα και αξιολογήστε πόσο καλά τα κάνει κάθε πρόγραμμα. Βοηθά ο κατάλογος τι πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα.

3. Αγορά χωρίς δοκιμή με πραγματικές υποθέσεις

Η επίδειξη από τον πωλητή γίνεται με ιδανικά δεδομένα. Περάστε δέκα δικές σας υποθέσεις, καταχωρίστε μια αναβολή από το κινητό, εκδώστε ένα τιμολόγιο. Μία εβδομάδα πραγματικής χρήσης αποκαλύπτει περισσότερα από κάθε φυλλάδιο.

4. Η απόφαση παίρνεται από έναν, η χρήση γίνεται από άλλους

Αν ο εταίρος επιλέγει και οι συνεργάτες ή η γραμματεία χρησιμοποιούν, βεβαιωθείτε ότι συμμετέχουν στη δοκιμή. Ένα πρόγραμμα που δυσκολεύει όσους καταχωρίζουν καθημερινά θα εγκαταλειφθεί σιωπηλά.

5. Υποτίμηση του ζητήματος των προθεσμιών

Δεν αρκεί ένα ημερολόγιο. Ελέγξτε πώς υπολογίζονται οι προθεσμίες, αν λαμβάνονται υπόψη αργίες και η θερινή αναστολή, αν ο υπολογισμός είναι διαφανής και ποιος ειδοποιείται. Και να θυμάστε ότι ο υπολογιστής προτείνει· ο δικηγόρος επιβεβαιώνει. Για το πλαίσιο, δείτε υπενθυμίσεις για να μη χαθεί προθεσμία.

6. Παράλειψη ελέγχου GDPR και απορρήτου

Χωρίς σύμβαση επεξεργασίας κατά το άρθρο 28 GDPR και σαφή εικόνα για τη θέση των δεδομένων και τους υποεκτελούντες, δεν μπορείτε να τεκμηριώσετε συμμόρφωση. Ζητήστε τα πριν την αγορά, όχι μετά.

7. Καμία πρόβλεψη για έξοδο

Ρωτήστε από την αρχή πώς παίρνετε πίσω όλα τα δεδομένα σας. Ένα σύστημα χωρίς πλήρη εξαγωγή σε ανοιχτή μορφή σας δεσμεύει. Το πόσο κοστίζει αυτό φαίνεται όταν χρειαστεί μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα.

8. Λάθος εκτίμηση μεγέθους

Ο μόνος δικηγόρος που αγοράζει σύστημα για εταιρεία πληρώνει πολυπλοκότητα· η ομάδα που επιλέγει πρόγραμμα για έναν χρήστη θα χρειαστεί σύντομα να αλλάξει. Δείτε τη σύγκριση ατομικό γραφείο έναντι εταιρείας.

9. Μισή μετάβαση

Το νέο πρόγραμμα χρησιμοποιείται «παράλληλα» με το Excel χωρίς ημερομηνία λήξης, και κανένα από τα δύο δεν είναι πλήρες. Αυτή είναι ίσως η πιο επικίνδυνη κατάσταση, γιατί κανείς δεν ξέρει ποια πηγή είναι η σωστή. Ορίστε ημερομηνία μετά την οποία ισχύει μόνο το νέο σύστημα.

10. Αγνόηση του κινητού

Ο δικηγόρος μαθαίνει την αναβολή στο δικαστήριο. Αν η καταχώριση πρέπει να περιμένει την επιστροφή στο γραφείο, κάποια στιγμή θα ξεχαστεί. Ελέγξτε την εφαρμογή κινητού όσο προσεκτικά και την έκδοση για υπολογιστή.

Λίστα ελέγχου για να αποφύγετε τα παραπάνω

• Έχω γραπτά τα 3–5 απαραίτητα για το γραφείο μου.
• Δοκίμασα με πραγματικές υποθέσεις τουλάχιστον μία εβδομάδα.
• Συμμετείχαν στη δοκιμή όσοι θα το χρησιμοποιούν.
• Έχω σύμβαση επεξεργασίας και γνωρίζω πού φιλοξενούνται τα δεδομένα.
• Ξέρω πώς εξάγω τα δεδομένα μου.
• Έχω ημερομηνία πλήρους μετάβασης.

Για τις ερωτήσεις προς τον πάροχο, χρησιμοποιήστε τη λίστα ερωτήσεις πριν την αγορά.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιο είναι το πιο ακριβό λάθος;

Συνήθως η χαμένη προθεσμία λόγω κενού στη μετάβαση, γιατί οι συνέπειες για τον πελάτη και τον δικηγόρο δεν διορθώνονται εύκολα. Γι’ αυτό οι μελλοντικές προθεσμίες μεταφέρονται και διασταυρώνονται πρώτες.

Τι κάνω αν έχω ήδη επιλέξει λάθος πρόγραμμα;

Εξαγάγετε τα δεδομένα, επιλέξτε με τη λίστα ελέγχου και ακολουθήστε σταδιακή μεταφορά. Το κόστος της αλλαγής είναι σχεδόν πάντα μικρότερο από το κόστος της παραμονής σε σύστημα που δεν χρησιμοποιείται.

Αξίζει να περιμένω μέχρι να βρω το «τέλειο» πρόγραμμα;

Όχι. Κανένα πρόγραμμα δεν κάνει τα πάντα. Επιλέξτε αυτό που καλύπτει καλά τα απαραίτητα και εξελίσσεται.

Για να αποφύγετε τα περισσότερα από αυτά τα λάθη αρκεί μια σωστή δοκιμή. Με το NomikApp μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν, μαζί με τους συνεργάτες σας, πριν δεσμευτείτε.