Κατηγορία: Οδηγοί

Ο δικηγόρος που εργάζεται μόνος χρειάζεται από το λογισμικό ταχύτητα, αξιόπιστο ημερολόγιο προθεσμιών και απλή τιμολόγηση· το γραφείο με συνεργάτες χρειάζεται επιπλέον κοινό ημερολόγιο και ανάθεση εργασιών· η δικηγορική εταιρεία χρειάζεται ρόλους και δικαιώματα, αναφορές και ενιαίες διαδικασίες. Το λάθος που γίνεται συχνά είναι να επιλέγεται πρόγραμμα για το μέγεθος που θα είχε το γραφείο «κάποτε» ή, αντίθετα, να μην προβλέπεται η ανάπτυξη. Το άρθρο αυτό συμπληρώνει τον οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Ο δικηγόρος που εργάζεται μόνος

Χωρίς γραμματεία και συνεργάτες, όλα περνούν από ένα πρόσωπο. Το λογισμικό πρέπει να αφαιρεί δουλειά, όχι να προσθέτει.

• Προθεσμίες με υπενθυμίσεις: δεν υπάρχει δεύτερο μάτι να εντοπίσει μια παράλειψη, άρα οι ειδοποιήσεις στο κινητό είναι το δίχτυ ασφαλείας.
• Γρήγορη καταχώριση: φωτογραφία κλήσης, φωνητική σημείωση στο διάδρομο του δικαστηρίου, PDF από email.
• Απλή τιμολόγηση με myDATA, χωρίς να ανοίγετε δεύτερο σύστημα.
• Τηλεφωνική κάλυψη: όταν είστε σε αίθουσα, ένας τηλεφωνικός βοηθός AI μπορεί να απαντά και να σας στέλνει περίληψη της κλήσης.

Δεν χρειάζεστε σύνθετους ρόλους, εγκρίσεις ή αναφορές απόδοσης. Πληρώνετε για αυτά μόνο αν το πρόγραμμα δεν προσφέρει πακέτο για έναν χρήστη.

Γραφείο με συνεργάτες

Μόλις μπουν δεύτερος και τρίτος άνθρωπος, η κοινή πληροφορία γίνεται το κεντρικό ζήτημα.

• Κοινό ημερολόγιο με φίλτρα ανά δικηγόρο, ώστε να φαίνεται ποιος παρίσταται πού.
• Ανάθεση εργασιών με υπεύθυνο και προθεσμία, π.χ. «σύνταξη προτάσεων — Παπαδόπουλος — έως 12/3».
• Αναπλήρωση: οι υπενθυμίσεις να πηγαίνουν και σε δεύτερο πρόσωπο όταν ο υπεύθυνος απουσιάζει.
• Βασικά δικαιώματα: π.χ. ο ασκούμενος δεν βλέπει οικονομικά στοιχεία.

Περισσότερα για την οργάνωση στο άρθρο για την ανάθεση εργασιών στους συνεργάτες.

Δικηγορική εταιρεία

Η δικηγορική εταιρεία του Κώδικα Δικηγόρων (ν. 4194/2013) έχει εταίρους, συνεργάτες και συχνά διοικητικό προσωπικό. Οι ανάγκες αλλάζουν ποιοτικά:

• Ρόλοι και δικαιώματα ανά υπόθεση: ορισμένες υποθέσεις πρέπει να είναι ορατές μόνο σε συγκεκριμένη ομάδα.
• Ιστορικό ενεργειών: ποιος άλλαξε μια προθεσμία ή διέγραψε ένα έγγραφο.
• Αναφορές: φόρτος ανά συνεργάτη, ανεξόφλητα ανά πελάτη, έσοδα ανά τομέα.
• Ενιαίες διαδικασίες: κοινά πρότυπα εγγράφων, έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων πριν κάθε ανάθεση, τυποποιημένο κλείσιμο υπόθεσης.
• Συμμόρφωση: τεκμηρίωση μέτρων GDPR, διαδικασίες για αιτήματα υποκειμένων, σύμβαση επεξεργασίας με τον πάροχο.

Σύγκριση με μια ματιά

Ανάγκη	Ατομικό	Γραφείο	Εταιρεία
Υποθέσεις, πελάτες, προθεσμίες	Ναι	Ναι	Ναι
Εφαρμογή κινητού	Απαραίτητη	Απαραίτητη	Απαραίτητη
Κοινό ημερολόγιο, ανάθεση εργασιών	—	Ναι	Ναι
Ρόλοι και δικαιώματα	—	Βασικά	Αναλυτικά
Αναφορές ανά συνεργάτη	—	Χρήσιμες	Απαραίτητες
Ιστορικό ενεργειών	Χρήσιμο	Χρήσιμο	Απαραίτητο

Παράδειγμα: πακέτα ανά μέγεθος

Πολλοί πάροχοι οργανώνουν την τιμολόγηση ανάλογα. Στο NomikApp, για παράδειγμα, το πακέτο Solo (29€/μήνα) απευθύνεται στον δικηγόρο που εργάζεται μόνος, το Γραφείο (79€/μήνα) σε ομάδες με συνεργάτες και το Εταιρεία (149€/μήνα) σε δικηγορικές εταιρείες. Επιβεβαιώστε τις τρέχουσες τιμές και τα όρια χρηστών στη σελίδα τιμών. Για τη γενική μέθοδο σύγκρισης δείτε κόστος και απόσβεση.

Σχεδιάστε για την ανάπτυξη

Αν σκοπεύετε να προσλάβετε συνεργάτη μέσα στα επόμενα χρόνια, βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμα επιτρέπει αναβάθμιση χωρίς μεταφορά δεδομένων. Η αλλαγή προγράμματος αργότερα είναι πάντα πιο δαπανηρή, όπως εξηγούμε στη μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα. Ελέγξτε επίσης τα συχνά λάθη επιλογής, πολλά από τα οποία σχετίζονται με λάθος εκτίμηση μεγέθους.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να ξεκινήσω με πακέτο για έναν και να αναβαθμίσω;

Στις περισσότερες cloud λύσεις ναι, και τα δεδομένα παραμένουν. Ρωτήστε τον πάροχο πριν ξεκινήσετε.

Η γραμματέας μετράει ως χρήστης;

Συνήθως ναι, αν έχει δικό της λογαριασμό. Ελέγξτε τους όρους, γιατί διαφέρουν μεταξύ παρόχων.

Χρειάζεται η δικηγορική εταιρεία διαφορετικό πρόγραμμα;

Όχι απαραίτητα. Χρειάζεται τις ίδιες βασικές λειτουργίες με επιπλέον ρόλους, ιστορικό και αναφορές, που μπορεί να υπάρχουν σε ανώτερο πακέτο του ίδιου προγράμματος.

Όποιο κι αν είναι το μέγεθος του γραφείου σας, ο καλύτερος τρόπος να αποφασίσετε είναι η δοκιμή. Με το NomikApp μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν και να προσκαλέσετε τους συνεργάτες σας.

Μια υπόθεση δεν κλείνει όταν εκδοθεί η απόφαση. Κλείνει όταν έχουν εξεταστεί τα ένδικα μέσα και οι προθεσμίες τους, έχουν εκκαθαριστεί τα οικονομικά, έχουν επιστραφεί τα πρωτότυπα, ο πελάτης έχει ενημερωθεί γραπτώς ότι η εντολή ολοκληρώθηκε και ο φάκελος έχει αρχειοθετηθεί με σαφή πολιτική διατήρησης. Η τυποποιημένη διαδικασία κλεισίματος προστατεύει το γραφείο από ξεχασμένες προθεσμίες, ανείσπρακτες αμοιβές και αμφισβητήσεις για το πότε έληξε η εντολή. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγού για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.

Λίστα ελέγχου κλεισίματος

1. Δικονομική ολοκλήρωση

• Επιδόθηκε η απόφαση; Από ποιον και πότε; Η ημερομηνία επίδοσης επηρεάζει την προθεσμία των ενδίκων μέσων.
• Εξετάστηκαν τα ένδικα μέσα (έφεση, αναίρεση, ανακοπή ερημοδικίας κ.λπ.) και καταγράφηκε η απόφαση του πελάτη;
• Αν ο πελάτης δεν θέλει ένδικο μέσο, υπάρχει γραπτή οδηγία του στον φάκελο;
• Αν δεν επιδόθηκε η απόφαση, υπάρχει υπενθύμιση για τη μακρά προθεσμία; Στην πολιτική δίκη, η προθεσμία των ενδίκων μέσων χωρίς επίδοση είναι μακρύτερη (βλ. ΚΠολΔ 518 για την έφεση και 564 για την αναίρεση). Επιβεβαιώστε την κάθε φορά με το ισχύον κείμενο.
• Χρειάζονται πράξεις εκτέλεσης; Αν ναι, η υπόθεση δεν κλείνει, απλώς περνά σε νέο στάδιο.

Για τον υπολογισμό των προθεσμιών, δείτε τον οδηγό για τον υπολογισμό προθεσμιών ΚΠολΔ.

2. Οικονομική εκκαθάριση

• Έχουν τιμολογηθεί όλες οι αμοιβές βάσει της συμφωνίας;
• Έχουν συμψηφιστεί οι προκαταβολές και έχουν αποδοθεί έξοδα που προκαταβλήθηκαν για λογαριασμό του πελάτη;
• Έχουν εκδοθεί τα παραστατικά και έχουν διαβιβαστεί στο myDATA;
• Υπάρχει ανοιχτό υπόλοιπο; Αν ναι, πώς θα ακολουθήσει η είσπραξη;
• Αν επιδικάστηκε δικαστική δαπάνη, ποιος την εισπράττει και πώς αποδίδεται;

Δείτε σχετικά τα άρθρα για τα έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό πελάτη και την είσπραξη οφειλών πελατών.

3. Έγγραφα και πρωτότυπα

• Επιστράφηκαν στον πελάτη τα πρωτότυπα έγγραφα που μας εμπιστεύτηκε, με απόδειξη παραλαβής;
• Αποθηκεύτηκαν στον φάκελο οι τελικές εκδόσεις όλων των δικογράφων και η απόφαση;
• Διαγράφηκαν τα περιττά σχέδια και τα διπλά αντίγραφα, σύμφωνα με την πολιτική του γραφείου;
• Παραδόθηκε στον πελάτη αντίγραφο της απόφασης;

Για τη διάκριση τελικών και σχεδίων, δείτε το άρθρο για την αρχειοθέτηση εγγράφων.

4. Ενημέρωση του πελάτη

Μια σύντομη επιστολή κλεισίματος, κατά προτίμηση με email ώστε να μένει ίχνος, που αναφέρει:

• ότι η εντολή για τη συγκεκριμένη υπόθεση ολοκληρώθηκε·
• το αποτέλεσμα και τυχόν προθεσμίες που αφορούν πλέον τον ίδιο (π.χ. συμμόρφωση, εκτέλεση)·
• ποια έγγραφα του επιστράφηκαν και ποια κρατά το γραφείο·
• για πόσο θα διατηρηθεί ο φάκελος και πώς μπορεί να ζητήσει αντίγραφα.

Η επιστολή αυτή αποσαφηνίζει ότι ο δικηγόρος δεν παρακολουθεί πλέον την υπόθεση, και αυτό έχει σημασία σε ενδεχόμενη μεταγενέστερη αμφισβήτηση. Δείτε επίσης τον οδηγό για την επικοινωνία με τον πελάτη.

5. Εσωτερικό κλείσιμο

• Ολοκληρώθηκαν ή ακυρώθηκαν όλες οι ανοιχτές εργασίες της υπόθεσης;
• Διαγράφηκαν ή ολοκληρώθηκαν οι μελλοντικές υπενθυμίσεις, εκτός από εκείνες που πρέπει να μείνουν (π.χ. μακρά προθεσμία ενδίκων μέσων);
• Η κατάσταση της υπόθεσης άλλαξε σε «Κλειστή» με ημερομηνία;
• Ορίστηκε ημερομηνία επανεξέτασης για τη διατήρηση ή διαγραφή των δεδομένων;
• Παραμένουν τα πρόσωπα (πελάτης, αντίδικοι) αναζητήσιμα για τον μελλοντικό έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων;

Πόσο καιρό κρατάτε τον φάκελο

Ο GDPR απαιτεί τα προσωπικά δεδομένα να διατηρούνται μόνο όσο είναι αναγκαίο για τον σκοπό (άρθρο 5 παρ. 1 στοιχ. ε). Για τον δικηγόρο, ο σκοπός μετά το κλείσιμο περιλαμβάνει την τήρηση φορολογικών υποχρεώσεων και την υπεράσπιση έναντι πιθανών αξιώσεων. Οι χρόνοι αυτοί διαφέρουν και μπορεί να αλλάξουν, γι’ αυτό:

1. ορίστε γραπτή πολιτική διατήρησης ανά κατηγορία (παραστατικά, δικόγραφα, έγγραφα ταυτοποίησης, αλληλογραφία)·
2. επιβεβαιώστε τη με την ισχύουσα φορολογική νομοθεσία και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου σας·
3. κρατήστε, μετά τη διαγραφή του περιεχομένου, ένα ελάχιστο σύνολο στοιχείων (ονόματα, αντικείμενο, έτος) για τον έλεγχο σύγκρουσης, εφόσον αυτό στηρίζεται σε έννομο συμφέρον και περιλαμβάνεται στην ενημέρωση προς τους πελάτες.

Για περισσότερα, δείτε τον οδηγό GDPR για δικηγορικά γραφεία.

Ένα συνηθισμένο λάθος: οι «ζωντανές-νεκρές» υποθέσεις

Σε πολλά γραφεία υπάρχουν δεκάδες υποθέσεις που στην πράξη έχουν τελειώσει αλλά εμφανίζονται ακόμη ως ανοιχτές. Το αποτέλεσμα είναι λίστες που δεν διαβάζει κανείς και υπενθυμίσεις που αγνοούνται, με κίνδυνο να χαθεί μέσα σε αυτές μια πραγματική προθεσμία. Ένα τριμηνιαίο «ξεκαθάρισμα», με τη λίστα ελέγχου παραπάνω, κρατά το σύστημα αξιόπιστο.

Στο NomikApp η υπόθεση κλείνει με αλλαγή κατάστασης, τα ανεξόφλητα τιμολόγια και οι εκκρεμείς εργασίες φαίνονται πριν το κλείσιμο, και τα πρόσωπα παραμένουν αναζητήσιμα για μελλοντικό έλεγχο σύγκρουσης. Αν θέλετε να το δοκιμάσετε, δοκιμάστε δωρεάν.

Συχνές ερωτήσεις

Κλείνω την υπόθεση αν ο πελάτης χρωστά ακόμη αμοιβή;

Η δικονομική υπόθεση μπορεί να κλείσει, αλλά καλό είναι να μείνει σε ειδική κατάσταση, π.χ. «Κλειστή – οικονομική εκκρεμότητα», ώστε η οφειλή να μη χαθεί από το οπτικό σας πεδίο.

Τι κάνω αν ο πελάτης δεν απαντά για το αν θέλει ένδικο μέσο;

Στείλτε γραπτή ενημέρωση με την προθεσμία και την ημερομηνία μέχρι την οποία χρειάζεστε οδηγία, και κρατήστε απόδειξη της αποστολής. Αν δεν λάβετε απάντηση, καταγράψτε το στον φάκελο. Ζητήματα ευθύνης σε τέτοιες περιπτώσεις εξετάζονται στο άρθρο για την ευθύνη από χαμένη προθεσμία.

Μπορώ να ανοίξω ξανά μια κλειστή υπόθεση;

Ναι, αν προκύψει νέα εξέλιξη, π.χ. ένδικο μέσο του αντιδίκου ή ανάγκη εκτέλεσης. Αν πρόκειται για νέα διαφορά με τον ίδιο πελάτη, είναι καλύτερα να ανοίξετε νέα υπόθεση, με νέο έλεγχο σύγκρουσης.

Το κόστος ενός cloud λογισμικού δικηγορικού γραφείου είναι συνήθως μια μηνιαία συνδρομή ανάλογη με τον αριθμό χρηστών και τις λειτουργίες· το πραγματικό ερώτημα όμως είναι αν η συνδρομή αποσβένεται. Για να το απαντήσετε, συγκρίνετε το συνολικό κόστος (συνδρομή, χρόνος εκκίνησης, πρόσθετα) με τις ώρες που εξοικονομείτε και τους κινδύνους που μειώνετε. Η μέθοδος παρακάτω σας επιτρέπει να το υπολογίσετε με τα δικά σας νούμερα. Είναι μέρος του οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Τα στοιχεία του συνολικού κόστους

Άμεσα κόστη

• Συνδρομή: μηνιαία ή ετήσια, ανά χρήστη ή ανά πακέτο. Η ετήσια χρέωση συχνά έχει έκπτωση αλλά σας δεσμεύει.
• Πρόσθετα: χρεώσεις ανά ηλεκτρονική υπογραφή, αποθηκευτικός χώρος, SMS, λειτουργίες AI. Ζητήστε τιμοκατάλογο γραπτώς.
• ΦΠΑ: ελέγξτε αν οι τιμές είναι με ή χωρίς ΦΠΑ.

Έμμεσα κόστη

• Χρόνος εκκίνησης: ρυθμίσεις, καταχώριση ενεργών υποθέσεων, εκπαίδευση. Μετρήστε τον σε ώρες δικηγόρου ή γραμματέα.
• Μεταφορά δεδομένων: αν φεύγετε από παλιό πρόγραμμα, μπορεί να χρειαστεί τεχνική βοήθεια. Δείτε τον οδηγό για μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα.
• Κόστος αλλαγής: αν το πρόγραμμα αποδειχθεί ακατάλληλο, ο χρόνος που επενδύσατε χάνεται.

Τι εξαλείφετε

Στην τοπική εγκατάσταση υπάρχουν κόστη που στο cloud δεν υπάρχουν ή μειώνονται: υλικό διακομιστή, αντίγραφα ασφαλείας, πληρωμένες αναβαθμίσεις, επισκέψεις τεχνικού. Η σύγκριση αναλύεται στο άρθρο cloud ή εγκατάσταση.

Παράδειγμα τιμολόγησης: τα πακέτα του NomikApp

Ενδεικτικά, ώστε να έχετε σημείο αναφοράς, το NomikApp προσφέρει τρία πακέτα: Solo 29€/μήνα για τον δικηγόρο που εργάζεται μόνος, Γραφείο 79€/μήνα για γραφεία με συνεργάτες και Εταιρεία 149€/μήνα για δικηγορικές εταιρείες. Οι τρέχουσες τιμές και τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο επιβεβαιώνονται στη σελίδα τιμών, καθώς μπορεί να αλλάξουν. Ανεξάρτητα από τον πάροχο, συγκρίνετε πακέτα με το ίδιο περιεχόμενο, όχι μόνο την τιμή.

Πώς υπολογίζετε την απόσβεση

Χρησιμοποιήστε μια απλή εξίσωση με δικά σας δεδομένα:

1. Μετρήστε τον χαμένο χρόνο μιας τυπικής εβδομάδας: αναζήτηση εγγράφων, ενημέρωση ημερολογίου σε πολλά σημεία, απαντήσεις σε πελάτες για την πορεία, προετοιμασία τιμολογίων. Κρατήστε σημειώσεις για μία εβδομάδα αντί να εκτιμήσετε από μνήμης.
2. Εκτιμήστε συντηρητικά πόσο από αυτόν θα μειωθεί. Μη δεχτείτε αισιόδοξα νούμερα από διαφημίσεις· κάντε τη δική σας δοκιμή.
3. Αποτιμήστε την ώρα με βάση τη δική σας ωριαία αμοιβή ή το κόστος του προσωπικού.
4. Συγκρίνετε με το μηνιαίο συνολικό κόστος.

Παράδειγμα υπολογισμού (υποθετικά νούμερα): αν ένας δικηγόρος εξοικονομεί δύο ώρες τον μήνα και αποτιμά την ώρα του στα 50€, η αξία είναι 100€ τον μήνα, δηλαδή υπερκαλύπτει μια συνδρομή 29€. Βάλτε τα δικά σας νούμερα· το συμπέρασμα μπορεί να διαφέρει.

Ο κίνδυνος που δεν φαίνεται στον λογαριασμό

Η μεγαλύτερη αξία ενός καλού συστήματος προθεσμιών δεν είναι οι ώρες, αλλά η μείωση της πιθανότητας να χαθεί προθεσμία. Μια χαμένη προθεσμία μπορεί να σημαίνει απώλεια δικαιώματος για τον πελάτη, αστική ευθύνη του δικηγόρου και πειθαρχικές συνέπειες. Δεν είναι εύκολο να αποτιμηθεί αριθμητικά, αλλά πρέπει να μπει στη ζυγαριά. Δείτε σχετικά το άρθρο για την ευθύνη του δικηγόρου από χαμένη προθεσμία.

Φορολογική μεταχείριση

Η συνδρομή λογισμικού είναι κατά κανόνα δαπάνη της επαγγελματικής δραστηριότητας. Ο ακριβής χειρισμός (εκπιπτόμενη δαπάνη, ΦΠΑ, ενδοκοινοτική λήψη υπηρεσιών αν ο πάροχος είναι εκτός Ελλάδας) πρέπει να επιβεβαιώνεται με τον λογιστή σας.

Πώς να μην πληρώσετε περισσότερα

• Ξεκινήστε με το μικρότερο πακέτο που καλύπτει τα απαραίτητα και αναβαθμίστε όταν χρειαστεί.
• Αποφύγετε ετήσια δέσμευση πριν ολοκληρώσετε δοκιμή με πραγματικές υποθέσεις.
• Ρωτήστε ποια πρόσθετα χρεώνονται ανά χρήση.
• Ελέγξτε τι συμβαίνει με την τιμή στην ανανέωση.

Σχετικά: οι διαφορετικές ανάγκες ατομικού γραφείου και εταιρείας και τα λάθη στην επιλογή.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι φθηνότερο ένα πρόγραμμα με εφάπαξ άδεια;

Μόνο αν δεν υπολογίσετε υλικό, αναβαθμίσεις, αντίγραφα και τεχνική υποστήριξη. Σε βάθος πενταετίας η διαφορά συχνά μικραίνει ή αντιστρέφεται, αλλά κάντε τον υπολογισμό για τη δική σας περίπτωση.

Πληρώνω για κάθε συνεργάτη;

Εξαρτάται από το μοντέλο του παρόχου: άλλοι χρεώνουν ανά χρήστη, άλλοι ανά πακέτο με όριο χρηστών. Ελέγξτε τι μετράει ως χρήστης (π.χ. γραμματέας, ασκούμενος).

Πόσο γρήγορα φαίνεται η απόσβεση;

Συνήθως μετά τις πρώτες εβδομάδες, όταν οι ενεργές υποθέσεις έχουν περαστεί και το γραφείο δουλεύει μόνο στο νέο σύστημα.

Το NomikApp σχεδιάστηκε για την ελληνική δικηγορική πρακτική και καλύπτει όσα περιγράφονται παραπάνω σε μία cloud εφαρμογή. Αν θέλετε να το αξιολογήσετε με δικές σας υποθέσεις, μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν.

Η καρτέλα πελάτη είναι η ενιαία εικόνα κάθε εντολέα: ποιος είναι, πώς επικοινωνείτε μαζί του, ποιες υποθέσεις έχει ανοιχτές ή κλειστές, τι έχει πληρώσει και τι οφείλει. Μια καλή καρτέλα σάς επιτρέπει να απαντήσετε σε ένα τηλεφώνημα του πελάτη χωρίς να ψάξετε σε φακέλους, email και Excel. Το άρθρο εντάσσεται στον οδηγό για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.

Απαραίτητα πεδία

Φυσικά πρόσωπα

• ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο (χρήσιμο για ταυτοποίηση και για δικόγραφα)·
• ΑΦΜ και ΔΟΥ, απαραίτητα για την έκδοση παραστατικών και τη διαβίβαση στο myDATA·
• διεύθυνση, τηλέφωνα, email·
• προτιμώμενος τρόπος και ώρες επικοινωνίας.

Νομικά πρόσωπα

• επωνυμία, διακριτικός τίτλος, νομική μορφή, ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΓΕΜΗ·
• νόμιμος εκπρόσωπος και πρόσωπα επαφής, με ρόλο (π.χ. οικονομικός διευθυντής, νομικό τμήμα)·
• συνδεδεμένες εταιρείες, που είναι κρίσιμες για τον έλεγχο σύγκρουσης.

Τι πρέπει να δείχνει το ιστορικό

Το ιστορικό είναι αυτό που κάνει την καρτέλα πραγματικά χρήσιμη. Πρέπει να συνδέει αυτόματα:

1. Υποθέσεις: ανοιχτές και κλειστές, με κατάσταση και επόμενη ενέργεια.
2. Επικοινωνία: σημαντικά email, τηλεφωνήματα, συναντήσεις, με ημερομηνία.
3. Έγγραφα: πληρεξούσια, συμφωνίες αμοιβής, έγγραφα ταυτοποίησης.
4. Οικονομικά: τιμολόγια, εισπράξεις, προκαταβολές, ανοιχτό υπόλοιπο.
5. Υπογραφές: ποια έγγραφα στάλθηκαν για υπογραφή και πότε υπογράφηκαν.

Η οικονομική εικόνα ανά πελάτη βοηθά να εντοπίσετε έγκαιρα ανεξόφλητες οφειλές. Δείτε σχετικά το άρθρο για την είσπραξη οφειλών πελατών.

Ένας πελάτης, μία καρτέλα

Το πιο συνηθισμένο πρόβλημα είναι τα διπλότυπα: ο ίδιος πελάτης καταχωρισμένος δύο φορές, με διαφορετική ορθογραφία ή με το όνομα της εταιρείας και με το όνομα του διαχειριστή της. Τα διπλότυπα σπάνε το ιστορικό και κάνουν αναξιόπιστο τον έλεγχο σύγκρουσης. Για να τα αποφύγετε:

• αναζητάτε πάντα με ΑΦΜ ή τηλέφωνο πριν δημιουργήσετε νέα καρτέλα·
• γράφετε τα ονόματα με σταθερή μορφή (π.χ. επώνυμο πρώτα, κεφαλαία-πεζά)·
• κάνετε περιοδικό έλεγχο και συγχωνεύετε τα διπλότυπα που βρίσκετε.

Τι να μην καταγράφετε: ελαχιστοποίηση κατά GDPR

Ο δικηγόρος επεξεργάζεται νόμιμα δεδομένα πελατών για την εκτέλεση της εντολής, αλλά η αρχή της ελαχιστοποίησης (άρθρο 5 παρ. 1 στοιχ. γ GDPR) ισχύει και εδώ. Πρακτικά:

• μην κρατάτε αντίγραφο ταυτότητας αν δεν το χρειάζεστε για συγκεκριμένο σκοπό. Αν το χρειάζεστε, π.χ. για υποχρεώσεις της νομοθεσίας για το ξέπλυμα χρήματος σε ορισμένες συναλλαγές, σημειώστε τον λόγο·
• δεδομένα υγείας ή άλλες ειδικές κατηγορίες ανήκουν στον φάκελο της υπόθεσης που τα απαιτεί, όχι στη γενική καρτέλα·
• αποφύγετε υποκειμενικά σχόλια για τον πελάτη·
• ορίστε πότε επανεξετάζεται η διατήρηση των δεδομένων μετά το κλείσιμο της τελευταίας υπόθεσης.

Περισσότερα στον οδηγό GDPR για δικηγορικά γραφεία.

Η καρτέλα στην καθημερινή χρήση

Ένα πρακτικό τεστ: όταν χτυπά το τηλέφωνο και είναι ο πελάτης, μπορείτε μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα να δείτε την τελευταία επικοινωνία, την επόμενη δικάσιμο και αν υπάρχει εκκρεμές τιμολόγιο; Αν η απάντηση είναι ναι, η καρτέλα κάνει τη δουλειά της. Ο κανόνας «καταγράφουμε κάθε ουσιώδη επικοινωνία» είναι απαραίτητος για να συμβαίνει αυτό. Δείτε τον οδηγό για την επικοινωνία με τον πελάτη. Η καρτέλα πελάτη και ο ψηφιακός φάκελος υπόθεσης λειτουργούν μαζί: η καρτέλα δίνει τη συνολική εικόνα του πελάτη, ο φάκελος τις λεπτομέρειες κάθε υπόθεσης.

Ενημέρωση του πελάτη για την επεξεργασία των δεδομένων του

Όταν δημιουργείτε την καρτέλα, ο πελάτης πρέπει να έχει ενημερωθεί για την επεξεργασία των δεδομένων του (άρθρα 13-14 GDPR): ποιος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, για ποιους σκοπούς και με ποια νομική βάση, σε ποιους αποδέκτες μπορεί να διαβιβαστούν (π.χ. λογιστής, πάροχος λογισμικού, ΑΑΔΕ για τα παραστατικά), για πόσο διατηρούνται και ποια δικαιώματα έχει. Μια σύντομη, κατανοητή ενημέρωση, που παραδίδεται μαζί με τη συμφωνία αμοιβής και φυλάσσεται στην καρτέλα, καλύπτει την υποχρέωση. Δεν χρειάζεται «συγκατάθεση» για τα δεδομένα που απαιτούνται για την εκτέλεση της εντολής, γιατί η νομική βάση είναι συνήθως η σύμβαση ή η νομική υποχρέωση.

Πρόσωπα επαφής και εξουσία οδηγιών

Σε εταιρικούς πελάτες, η καρτέλα πρέπει να δείχνει όχι μόνο ποιοι είναι τα πρόσωπα επαφής αλλά και ποιος έχει εξουσία να δίνει οδηγίες για κάθε είδος απόφασης. Για παράδειγμα, ο υπάλληλος του λογιστηρίου μπορεί να στέλνει τιμολόγια και έγγραφα, αλλά η απόφαση για συμβιβασμό ή άσκηση ενδίκου μέσου ανήκει στον νόμιμο εκπρόσωπο ή σε όποιον έχει εξουσιοδοτηθεί. Το ίδιο ισχύει σε οικογενειακές υποθέσεις, όπου συγγενείς του πελάτη συχνά επικοινωνούν με το γραφείο: σημειώστε ρητά αν ο πελάτης έχει επιτρέψει να ενημερώνονται και για ποια θέματα.

Στο NomikApp η καρτέλα πελάτη συνδέει υποθέσεις, έγγραφα, υπογραφές μέσω Yousign και τιμολόγια myDATA, ώστε το ιστορικό να χτίζεται χωρίς διπλή καταχώριση. Μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν και να εισαγάγετε τους πελάτες σας από Excel.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να καταχωρίζω και τους αντιδίκους ως πρόσωπα;

Ναι. Δεν χρειάζονται πλήρη καρτέλα, αλλά πρέπει να υπάρχουν ως αναζητήσιμα πρόσωπα, αλλιώς ο έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων δεν θα τους εντοπίσει.

Πόσο καιρό κρατώ τα στοιχεία ενός πελάτη;

Όσο είναι αναγκαίο για τον σκοπό: εκτέλεση της εντολής, φορολογικές υποχρεώσεις, πιθανή υπεράσπιση έναντι αξιώσεων. Οι προθεσμίες διαφέρουν ανά υποχρέωση. Ελέγξτε την ισχύουσα φορολογική νομοθεσία και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου σας και καταγράψτε την πολιτική σας.

Μπορεί ο πελάτης να ζητήσει αντίγραφο της καρτέλας του;

Ο πελάτης έχει δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα του (άρθρο 15 GDPR), με τους περιορισμούς που προβλέπονται, μεταξύ άλλων, για το επαγγελματικό απόρρητο. Μια καθαρή καρτέλα κάνει την απάντηση απλή.

Η καταγραφή χρόνου στο δικηγορικό γραφείο δουλεύει μόνο αν γίνεται τη στιγμή της εργασίας, με λίγα δευτερόλεπτα κόπο, και συνδέεται κατευθείαν με υπόθεση και πελάτη. Χρειάζεστε τρία πράγματα: έναν γρήγορο τρόπο καταχώρισης (χρονόμετρο ή καταχώριση από το κινητό), λίγες σταθερές κατηγορίες εργασιών, και περιγραφές που καταλαβαίνει ο πελάτης. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγό για την τιμολόγηση, τις αμοιβές και το myDATA.

Γιατί να καταγράφετε χρόνο, ακόμη κι αν δεν χρεώνετε με την ώρα

• Για να ξέρετε αν οι κατ’ αποκοπή τιμές σας αποδίδουν. Δείτε το χρέωση με την ώρα ή κατ’ αποκοπή.
• Για να τεκμηριώσετε την αμοιβή σε περίπτωση διαφωνίας ή ανάκλησης εντολής.
• Για να κατανέμετε σωστά τη δουλειά στους συνεργάτες.
• Για να εντοπίσετε υποθέσεις ή πελάτες που καταναλώνουν δυσανάλογο χρόνο.

Τρεις μέθοδοι καταγραφής

Μέθοδος	Πότε ταιριάζει	Αδυναμία
Χρονόμετρο στην υπόθεση	Εργασία γραφείου (σύνταξη, μελέτη)	Ξεχνιέται ανοιχτό
Χειροκίνητη καταχώριση αμέσως μετά	Ακροατήριο, συναντήσεις, τηλέφωνα	Απαιτεί πειθαρχία
Ανασύνθεση από ημερολόγιο και email	Συμπλήρωμα στο τέλος της ημέρας	Υποεκτιμά τον χρόνο

Η πιο ρεαλιστική λύση είναι ο συνδυασμός: χρονόμετρο στο γραφείο, γρήγορη καταχώριση από το κινητό μετά το δικαστήριο, και πεντάλεπτος έλεγχος στο τέλος της ημέρας με βάση το ημερολόγιο. Σχετικές πρακτικές θα βρείτε στο άρθρο για την εργασία από το κινητό.

Κατηγορίες εργασιών: λίγες και σταθερές

Ένα παράδειγμα λίστας:

• Μελέτη φακέλου και έρευνα νομολογίας
• Σύνταξη δικογράφου ή σύμβασης
• Παράσταση στο δικαστήριο, μαζί με την αναμονή
• Συνάντηση ή τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη
• Διαπραγμάτευση με την αντίδικη πλευρά
• Μετακίνηση
• Διοικητική εργασία, που συνήθως δεν χρεώνεται

Πάνω από δέκα κατηγορίες σημαίνει ότι κανείς δεν θα τις χρησιμοποιεί σωστά.

Περιγραφές που αντέχουν σε αμφισβήτηση

Αντί για «Εργασία στην υπόθεση – 2 ώρες», γράψτε: «Μελέτη εγγράφων αντιδίκου (σχέδιο σύμβασης και 14 email) και σύνταξη σημειώματος παρατηρήσεων προς τον πελάτη – 2 ώρες». Η περιγραφή να δείχνει τι έγινε και γιατί χρειάστηκε, χωρίς να αποκαλύπτει στρατηγική που δεν θέλετε να γραφτεί σε τιμολόγιο.

Πώς τα στοιχεία γίνονται τιμολόγιο

1. Στο τέλος του μήνα ή του σταδίου φιλτράρετε τις ανεξόφλητες καταχωρίσεις ανά υπόθεση.
2. Ελέγχετε και διορθώνετε, και σημειώνετε όσα δεν θα χρεωθούν, χωρίς να τα σβήνετε (write-off).
3. Δημιουργείτε το παραστατικό με αναλυτικό παράρτημα ωρών.
4. Το παραστατικό διαβιβάζεται στο myDATA. Δείτε το myDATA βήμα βήμα.

Η αναλογία χρεωθέντος προς καταγεγραμμένο χρόνο είναι από τους πιο αποκαλυπτικούς δείκτες της οικονομικής εικόνας του γραφείου.

Checklist για να το κρατήσετε ζωντανό

• Μία καταχώριση δεν πρέπει να παίρνει πάνω από 30 δευτερόλεπτα.
• Κάθε καταχώριση συνδέεται υποχρεωτικά με υπόθεση.
• Κάνετε καθημερινό πεντάλεπτο έλεγχο.
• Κάνετε μηνιαία ανασκόπηση των μη χρεωθέντων.

Συχνές ερωτήσεις

Χρεώνεται ο χρόνος αναμονής στο ακροατήριο;

Εξαρτάται από τη συμφωνία αμοιβής. Γράψτε το ρητά, γιατί είναι από τα πιο συχνά σημεία διαφωνίας.

Πρέπει να καταγράφουν χρόνο και οι ασκούμενοι;

Ναι, ακόμη κι αν ο χρόνος τους δεν χρεώνεται. Έτσι βλέπετε το πραγματικό κόστος της υπόθεσης.

Ποια μονάδα χρέωσης είναι η καλύτερη;

Συνηθίζονται τα 6 ή τα 15 λεπτά. Το σημαντικό είναι να είναι γραμμένη στη συμφωνία και να εφαρμόζεται με συνέπεια.

Στο NomikApp η καταγραφή χρόνου γίνεται από την υπόθεση ή από το κινητό, ακόμη και με φωνητική καταχώριση μέσω AI, και οι ώρες περνούν στο τιμολόγιο χωρίς αντιγραφή. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.

Ένα καλό ημερολόγιο δικασίμων είναι ένα ενιαίο, κοινόχρηστο ημερολόγιο του γραφείου όπου κάθε δικάσιμος συνδέεται με υπόθεση, δικαστήριο, αίθουσα, υπεύθυνο δικηγόρο και τις προθεσμίες που απορρέουν από αυτήν, και όπου κάθε αναβολή καταγράφεται χωρίς να σβήνεται το ιστορικό. Το άρθρο αυτό ανήκει στον οδηγό Προθεσμίες και ημερολόγιο δικηγόρου.

Τι πρέπει να περιέχει κάθε καταχώριση

Πεδίο	Γιατί χρειάζεται
Υπόθεση και αντίδικος	Αναγνώριση με μια ματιά, έλεγχος σύγκρουσης
Δικαστήριο, σύνθεση, αίθουσα	Για τον συνάδελφο που θα πάει αναπληρωματικά
Αριθμός πινακίου / αριθμός κατάθεσης	Εύρεση στο έκθεμα και στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες
Ώρα και διαδικασία	Τακτική, ειδική, ασφαλιστικά, ποινικό ακροατήριο
Υπεύθυνος και αναπληρωτής	Σαφής ανάθεση
Τι πρέπει να προηγηθεί	Κλήτευση μαρτύρων, προσκόμιση εγγράφων, προτάσεις

Δικάσιμοι και προθεσμίες στο ίδιο σημείο

Η δικάσιμος γεννά συχνά προθεσμίες, πριν και μετά. Στις διαδικασίες όπου οι προτάσεις κατατίθενται πριν ή κατά τη συζήτηση, ή όπου ακολουθεί προθεσμία για προσθήκη-αντίκρουση ή υπομνήματα, οι προθεσμίες αυτές πρέπει να εμφανίζονται στο ίδιο ημερολόγιο, συνδεδεμένες με τη δικάσιμο. Έτσι, όταν μετατίθεται η δικάσιμος, ελέγχετε αμέσως ποιες προθεσμίες μετακινούνται μαζί της. Για τον υπολογισμό τους, δείτε τον υπολογισμό προθεσμιών ΚΠολΔ.

Αναβολές και ιστορικό

Η αναβολή δεν πρέπει να «σβήνει» την παλιά ημερομηνία. Καταγράψτε:

• την αρχική δικάσιμο και το αποτέλεσμα (αναβολή, ματαίωση, συζήτηση, διαγραφή),
• τον λόγο της αναβολής και ποιος την ζήτησε,
• τη νέα δικάσιμο και αν πρόκειται για αναβολή «με σημείωση» ή όχι,
• τις ενέργειες που προκύπτουν (π.χ. νέα κλήτευση μάρτυρα, ενημέρωση πελάτη).

Το ιστορικό αυτό χρησιμεύει τόσο για την ενημέρωση του πελάτη όσο και ως απόδειξη επιμέλειας. Συνδέστε το με τον ψηφιακό φάκελο της υπόθεσης, ώστε όλα να βρίσκονται σε ένα σημείο.

Συγκρούσεις και φόρτος

Ένα κοινό ημερολόγιο αποκαλύπτει νωρίς τις επικαλύψεις: δύο δικάσιμοι του ίδιου δικηγόρου σε διαφορετικά δικαστήρια το ίδιο πρωί, ή μια εβδομάδα με πέντε προτάσεις να κατατεθούν. Χρησιμοποιήστε προβολή εβδομάδας ανά συνεργάτη για να κατανείμετε δουλειά και αναπληρώσεις με βάση τον πραγματικό φόρτο.

Προβολές που αξίζει να έχετε

• Ημέρας: τι έχει ο καθένας αύριο, με δικαστήριο και ώρα.
• Εβδομάδας: για τον προγραμματισμό σύνταξης δικογράφων.
• Ανά δικαστήριο: για να συνδυάζονται μεταβάσεις, ιδίως εκτός έδρας.
• Ανά υπόθεση: όλο το χρονικό της δίκης.

Στο κινητό, στο ακροατήριο

Η μεγαλύτερη αξία του ημερολογίου φαίνεται στο δικαστήριο: όταν ο πρόεδρος δίνει νέα δικάσιμο, την καταχωρίζετε αμέσως από το κινητό, χωρίς σημείωμα που θα μεταφερθεί αργότερα. Δείτε πρακτικές στο άρθρο για την εργασία από το κινητό. Αν η ομάδα θέλει να βλέπει τις δικασίμους στο προσωπικό της Google ή Outlook, χρησιμοποιήστε συγχρονισμό από το κεντρικό ημερολόγιο, και ενεργοποιήστε υπενθυμίσεις για όσα πρέπει να προηγηθούν.

Συχνές ερωτήσεις

Να κρατάω ξεχωριστό ημερολόγιο για δικασίμους και για προθεσμίες;

Καλύτερα όχι. Ένα ημερολόγιο με διαφορετικές κατηγορίες και φίλτρα δείχνει τη σχέση μεταξύ τους και μειώνει τα λάθη.

Πώς καταγράφω μια αναβολή χωρίς να χάσω την παλιά ημερομηνία;

Σημειώστε το αποτέλεσμα στην αρχική δικάσιμο και δημιουργήστε νέα, συνδεδεμένη. Έτσι διατηρείται το πλήρες χρονικό.

Ποιος πρέπει να έχει πρόσβαση στο ημερολόγιο;

Όλοι όσοι εργάζονται στις υποθέσεις, με δικαιώματα ανάλογα με τον ρόλο. Τα στοιχεία των υποθέσεων καλύπτονται από το επαγγελματικό απόρρητο, οπότε περιορίστε την πρόσβαση τρίτων.

Το NomikApp διαθέτει κοινό ημερολόγιο δικασίμων και προθεσμιών, με ιστορικό αναβολών, προβολές ανά συνεργάτη και καταχώριση από το κινητό. Αν θέλετε να το δείτε με τις δικές σας δικασίμους, δοκιμάστε δωρεάν.

Το γραμμάτιο προείσπραξης είναι το έγγραφο με το οποίο ο δικηγόρος καταθέτει στον Δικηγορικό του Σύλλογο, μέσω της αρμόδιας πλατφόρμας, μέρος της αμοιβής για ορισμένες πράξεις: κυρίως παραστάσεις στο δικαστήριο και σύνταξη δικογράφων. Το ποσό που προκαταβάλλεται εκεί καλύπτει εισφορές υπέρ του Συλλόγου και των ασφαλιστικών φορέων. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγό για την τιμολόγηση, τις αμοιβές και το myDATA.

Σημείωση: Η φορολογική και η κλαδική νομοθεσία αλλάζουν συχνά. Τα παρακάτω έχουν ενημερωτικό χαρακτήρα· επιβεβαιώνετε πάντα τις τρέχουσες ρυθμίσεις με τον λογιστή σας, την ΑΑΔΕ και τον Δικηγορικό Σύλλογό σας.

Το νομικό πλαίσιο, σε συντομία

Ο Κώδικας Δικηγόρων (ν. 4194/2013) προβλέπει την υποχρέωση προκαταβολής ελάχιστης αμοιβής για ορισμένες πράξεις, την έκδοση γραμματίου προείσπραξης από τον Δικηγορικό Σύλλογο και την απόδοση των σχετικών εισφορών. Τα ποσά ανά πράξη ορίζονται στα παραρτήματα του Κώδικα και αναπροσαρμόζονται κατά καιρούς. Οι κρατήσεις ανά Σύλλογο μπορεί επίσης να διαφέρουν. Γι’ αυτό συμβουλευτείτε πάντα τον τρέχοντα πίνακα του Συλλόγου σας αντί να βασίζεστε σε παλιά ποσά.

Πότε χρειάζεται γραμμάτιο

• Για παράσταση σε δικαστήριο (με διαφοροποίηση ανά δικαστήριο και διαδικασία).
• Για σύνταξη δικογράφων, όπως αγωγή, έφεση, ανακοπή ή προτάσεις, σύμφωνα με τα παραρτήματα.
• Για ορισμένες εξώδικες πράξεις και συμβάσεις, όπου το προβλέπει ο Κώδικας. Η πρακτική ποικίλλει, οπότε ελέγξτε τι ισχύει.

Στην πράξη, το γραμμάτιο ή ο αριθμός του κατατίθεται με τη δικογραφία ή προσκομίζεται κατά τη συζήτηση. Η έλλειψή του μπορεί να έχει δικονομικές συνέπειες, οπότε η έκδοσή του πρέπει να μπει στη λίστα ενεργειών πριν από κάθε δικάσιμο.

Γραμμάτιο και φορολογικό παραστατικό: δύο διαφορετικά πράγματα

	Γραμμάτιο προείσπραξης	Τιμολόγιο / ΑΠΥ
Τι αφορά	Προείσπραξη αμοιβής και εισφορές	Φορολογική απεικόνιση εσόδου
Πού εκδίδεται	Πλατφόρμα του Δικηγορικού Συλλόγου	Λογισμικό ή εφαρμογή ΑΑΔΕ και myDATA
Αντικαθιστά το άλλο;	Όχι	Όχι

Η αμοιβή για την οποία εκδόθηκε γραμμάτιο είναι έσοδο, και πρέπει να καλύπτεται από φορολογικό παραστατικό. Η ακριβής λογιστική και φορολογική αντιμετώπιση των ποσών του γραμματίου (τι εκπίπτει, τι συμψηφίζεται, πότε εκδίδεται παραστατικό) πρέπει να συμφωνηθεί με τον λογιστή σας, γιατί λάθη εδώ φαίνονται εύκολα σε διασταύρωση.

Παράδειγμα ροής για μια αγωγή

1. Συμφωνείτε εγγράφως αμοιβή για σύνταξη και κατάθεση αγωγής.
2. Εισπράττετε την προκαταβολή και εκδίδετε το φορολογικό παραστατικό.
3. Εκδίδετε γραμμάτιο προείσπραξης για τη σύνταξη, με το ποσό που προβλέπεται.
4. Καταθέτετε την αγωγή με τα απαιτούμενα.
5. Πριν τη συζήτηση, εκδίδετε γραμμάτιο για την παράσταση.
6. Καταγράφετε στην υπόθεση το ποσό και τον αριθμό κάθε γραμματίου, ως έξοδο ή συμψηφισμό, ανάλογα με τη λογιστική σας πρακτική.

Συχνά λάθη

• Το γραμμάτιο εκδίδεται, αλλά δεν αρχειοθετείται στην υπόθεση, και κανείς δεν το βρίσκει στη δικάσιμο.
• Γίνεται διπλή έκδοση για την ίδια πράξη από δύο συνεργάτες.
• Το τιμολογηθέν ποσό είναι χαμηλότερο από το γραμμάτιο χωρίς εξήγηση.
• Χρησιμοποιούνται παλιοί πίνακες ποσών μετά από αναπροσαρμογή.

Η έκδοση γραμματίου ταιριάζει να είναι εργασία με προθεσμία στο ημερολόγιο, π.χ. τρεις εργάσιμες πριν τη δικάσιμο. Δείτε πώς λειτουργεί ένα ημερολόγιο δικασίμων. Για τον σωστό τρόπο έκδοσης του φορολογικού παραστατικού δείτε την ηλεκτρονική τιμολόγηση και το myDATA βήμα βήμα. Για την ανάκτηση των εξόδων δείτε τα έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό πελάτη.

Συχνές ερωτήσεις

Πού βρίσκω τα ισχύοντα ποσά ανά πράξη;

Στα παραρτήματα του Κώδικα Δικηγόρων, όπως ισχύουν, και στις ανακοινώσεις και την πλατφόρμα του Δικηγορικού Συλλόγου σας. Αυτή είναι η πιο ασφαλής πηγή.

Το γραμμάτιο αρκεί ως απόδειξη για τον πελάτη;

Όχι. Ο πελάτης πρέπει να λάβει φορολογικό παραστατικό για την αμοιβή.

Μπορεί ο πελάτης να πληρώσει το γραμμάτιο απευθείας;

Η πρακτική διαφέρει. Συνήθως το καταβάλλει ο δικηγόρος και το ποσό εντάσσεται στην εκκαθάριση με τον πελάτη, όπως έχει συμφωνηθεί. Ό,τι κι αν ισχύει, γράψτε το στη συμφωνία αμοιβής.

Στο NomikApp μπορείτε να καταγράφετε τον αριθμό και το ποσό κάθε γραμματίου στην υπόθεση, και να βάζετε την έκδοσή του ως εργασία με υπενθύμιση πριν τη δικάσιμο. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.

Ο δικηγόρος εκδίδει ηλεκτρονικά Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών όταν ο πελάτης είναι επιχείρηση και Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών όταν είναι ιδιώτης, και κάθε παραστατικό διαβιβάζεται στο myDATA της ΑΑΔΕ. Παρακάτω θα βρείτε τα πρακτικά ζητήματα: ΦΠΑ, παρακράτηση, προκαταβολές, ακυρώσεις και τρόπους έκδοσης. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγό για την τιμολόγηση, τις αμοιβές και το myDATA.

Σημείωση: Η φορολογική και η κλαδική νομοθεσία αλλάζουν συχνά. Τα παρακάτω έχουν ενημερωτικό χαρακτήρα· επιβεβαιώνετε πάντα τις τρέχουσες ρυθμίσεις με τον λογιστή σας, την ΑΑΔΕ και τον Δικηγορικό Σύλλογό σας.

Τιμολόγιο ή απόδειξη;

Το κριτήριο δεν είναι το ποσό αλλά ο λήπτης:

• Λήπτης επιχείρηση, νομικό πρόσωπο ή ελεύθερος επαγγελματίας: Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών (τύπος 2.1 στο myDATA), με τον ΑΦΜ του λήπτη.
• Λήπτης ιδιώτης: Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών (τύπος 11.2). Μπορείτε να αναγράψετε τα στοιχεία του πελάτη, και είναι καλή πρακτική να το κάνετε.

Αν ο ιδιώτης είναι και επαγγελματίας αλλά η υπόθεση αφορά την προσωπική του ζωή (π.χ. διαζύγιο), εξετάστε με τον λογιστή σας ποιο παραστατικό ταιριάζει. Ρωτήστε τον πελάτη ρητά, αντί να το υποθέσετε.

ΦΠΑ και παρακράτηση φόρου

Οι δικηγορικές υπηρεσίες υπάγονται κατά κανόνα στον κανονικό συντελεστή ΦΠΑ (σήμερα 24%). Εξαιρούνται όσοι υπάγονται σε καθεστώς απαλλαγής μικρών επιχειρήσεων, και ειδικές περιπτώσεις, όπως λήπτες σε άλλο κράτος μέλος ή σε τρίτη χώρα.

Όταν ο λήπτης είναι επιχείρηση, παρακρατά συνήθως φόρο 20% επί της καθαρής αξίας, αν το ποσό υπερβαίνει τα 300 € (άρθρο 64 ΚΦΕ). Παράδειγμα με αμοιβή 1.000 €:

Στοιχείο	Ποσό
Καθαρή αξία	1.000,00 €
ΦΠΑ 24%	240,00 €
Σύνολο παραστατικού	1.240,00 €
Παρακράτηση 20% επί καθαρής	−200,00 €
Πληρωτέο από τον πελάτη	1.040,00 €

Η παρακράτηση πρέπει να εμφανίζεται στο παραστατικό και στη διαβίβαση στο myDATA, ώστε να συμφωνεί με όσα δηλώνει ο πελάτης.

Προκαταβολές, τμηματικές πληρωμές και πιστωτικά

• Προκαταβολή: η είσπραξη προκαταβολής για υπηρεσία συνήθως απαιτεί έκδοση παραστατικού τη στιγμή της είσπραξης. Στην τελική τιμολόγηση αφαιρείτε όσα έχουν ήδη τιμολογηθεί.
• Τιμολόγηση ανά στάδιο: αν η συμφωνία προβλέπει δόσεις ανά ορόσημο, εκδίδετε παραστατικό σε κάθε ορόσημο. Έτσι η ροή είναι καθαρή και για εσάς και για τον πελάτη.
• Λάθος παραστατικό: δεν σβήνεται. Εκδίδετε πιστωτικό ή ακυρωτικό, ανάλογα με την περίπτωση και τις οδηγίες της ΑΑΔΕ, και μετά το σωστό.

Τρόποι έκδοσης: τι να επιλέξετε

Τρόπος	Πλεονεκτήματα	Μειονεκτήματα
Εφαρμογή timologio της ΑΑΔΕ	Δωρεάν, επίσημη	Χειροκίνητη, χωρίς σύνδεση με υποθέσεις
Πρόγραμμα τιμολόγησης ή πάροχος	Ταχύτητα, πρότυπα	Ξεχωριστό σύστημα από τη διαχείριση γραφείου
Λογισμικό γραφείου με myDATA	Τιμολόγιο από την υπόθεση, χωρίς διπλοκαταχώριση	Συνδρομή

Η ΑΑΔΕ εφαρμόζει σταδιακά την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B μέσω πιστοποιημένων παρόχων, με χρονοδιάγραμμα που ξεκινά από τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Ελέγξτε πότε και αν σας αφορά. Η ενημέρωση από τον λογιστή και τις ανακοινώσεις της ΑΑΔΕ είναι απαραίτητη.

Τη διαδικασία στο myDATA αναλύουμε στο myDATA για δικηγόρους βήμα βήμα. Για τα έξοδα που επαναχρεώνετε δείτε τα έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό πελάτη, και για τη σχέση με τα γραμμάτια δείτε τα γραμμάτια προείσπραξης.

Checklist πριν πατήσετε «έκδοση»

• Σωστός τύπος παραστατικού για τον λήπτη;
• ΑΦΜ και ΔΟΥ λήπτη επαληθευμένα;
• Σαφής περιγραφή (π.χ. «Σύνταξη και κατάθεση αγωγής, υπόθεση Χ»);
• Σωστός ΦΠΑ και παρακράτηση;
• Αφαιρέθηκαν όσα έχουν ήδη τιμολογηθεί ως προκαταβολή;
• Συνδέθηκε το παραστατικό με την υπόθεση, ώστε να φαίνεται στο ιστορικό;

Αν ο πελάτης υπογράφει τη συμφωνία αμοιβής εξ αποστάσεως, δείτε και τον οδηγό για την ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να έχω φορολογικό μηχανισμό;

Για παροχή υπηρεσιών με ηλεκτρονική έκδοση και διαβίβαση στο myDATA, συνήθως δεν χρειάζεται φορολογικός μηχανισμός. Επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας ανάλογα με τον τρόπο έκδοσης που χρησιμοποιείτε.

Μπορώ να στείλω το παραστατικό στον πελάτη με email;

Ναι. Το ηλεκτρονικό παραστατικό, με τον μοναδικό αριθμό καταχώρισης (ΜΑΡΚ) που αποδίδει το myDATA, μπορεί να αποσταλεί ηλεκτρονικά.

Τι κάνω αν εξέδωσα απόδειξη αντί για τιμολόγιο;

Ακυρώνετε ή πιστώνετε το λάθος παραστατικό σύμφωνα με τις οδηγίες της ΑΑΔΕ, και εκδίδετε το σωστό. Μην εκδώσετε απλώς δεύτερο παραστατικό, γιατί θα διπλασιαστεί το έσοδο.

Στο NomikApp το παραστατικό εκδίδεται από την καρτέλα πελάτη ή υπόθεσης, υπολογίζει ΦΠΑ και παρακράτηση, και διαβιβάζεται στο myDATA. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.

Ο δικηγόρος μπορεί να υπογράφει και να ζητά υπογραφές ηλεκτρονικά για τα περισσότερα ιδιωτικά έγγραφα, όπως συμφωνητικά αμοιβής, εξουσιοδοτήσεις, ιδιωτικά συμφωνητικά και επιστολές. Το κρίσιμο είναι να επιλέξει το σωστό επίπεδο υπογραφής κατά τον Κανονισμό eIDAS, ανάλογα με το πόσο ισχυρή απόδειξη χρειάζεται και αν ο νόμος απαιτεί ειδικό τύπο. Το άρθρο ανήκει στον οδηγό Ψηφιακό δικηγορικό γραφείο.

Τα τρία επίπεδα κατά eIDAS

Ο Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014, όπως τροποποιήθηκε με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2024/1183, διακρίνει:

Τύπος	Τι είναι	Νομική αξία
Απλή	Οποιοδήποτε ηλεκτρονικό δεδομένο που χρησιμοποιείται για υπογραφή (π.χ. σχεδίαση με το δάχτυλο, κλικ αποδοχής)	Δεν απορρίπτεται ως αποδεικτικό μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική· ελεύθερη εκτίμηση
Προηγμένη (AdES)	Συνδέεται μοναδικά με τον υπογράφοντα, τον ταυτοποιεί, και κάθε μεταγενέστερη αλλαγή του εγγράφου είναι ανιχνεύσιμη	Ισχυρότερη αποδεικτική βάση, συνοδεύεται από ίχνος ελέγχου
Εγκεκριμένη (QES)	Προηγμένη υπογραφή με εγκεκριμένο πιστοποιητικό από εγκεκριμένο πάροχο και ειδική διάταξη	Ισοδύναμη με ιδιόχειρη σε όλη την ΕΕ (άρθρο 25 παρ. 2)

Στο ελληνικό δίκαιο, σχετικές ρυθμίσεις περιέχονται και στον ν. 4727/2020 για την ψηφιακή διακυβέρνηση. Επειδή οι διατάξεις για την αποδεικτική αξία ηλεκτρονικών εγγράφων εξελίσσονται, ελέγξτε το ισχύον κείμενο πριν βασιστείτε σε συγκεκριμένο τύπο για έγγραφο με αυξημένες απαιτήσεις.

Ποιο επίπεδο για ποιο έγγραφο

• Συμφωνητικό αμοιβής, εντολή ανάθεσης, εξουσιοδότηση παραλαβής εγγράφων: συνήθως αρκεί προηγμένη υπογραφή με ταυτοποίηση μέσω email και κωδικού SMS.
• Ιδιωτικά συμφωνητικά μεταξύ πελατών, μισθωτήρια, εμπορικές συμβάσεις: προηγμένη ή εγκεκριμένη, ανάλογα με την αξία και τον κίνδυνο αμφισβήτησης.
• Πράξεις με συστατικό τύπο (π.χ. συμβολαιογραφικό έγγραφο, μεταβίβαση ακινήτου): η ηλεκτρονική υπογραφή των μερών δεν υποκαθιστά τον τύπο που απαιτεί ο νόμος.
• Δικόγραφα και ηλεκτρονικές καταθέσεις: ακολουθούν τις ειδικές προδιαγραφές των συστημάτων της Δικαιοσύνης, συνήθως με εγκεκριμένη υπογραφή του δικηγόρου.
• Βεβαίωση γνησίου υπογραφής για δημόσιες υπηρεσίες: η υπηρεσία του gov.gr για ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου καλύπτει πολλές τέτοιες ανάγκες.

Πώς δουλεύει μια πλατφόρμα υπογραφών

1. Ανεβάζετε το PDF και ορίζετε υπογράφοντες και σειρά υπογραφής.
2. Τοποθετείτε πεδία υπογραφής, μονογραφής και ημερομηνίας.
3. Οι υπογράφοντες λαμβάνουν email, ταυτοποιούνται (π.χ. κωδικός SMS) και υπογράφουν από κινητό ή υπολογιστή.
4. Το τελικό έγγραφο σφραγίζεται ψηφιακά και συνοδεύεται από πιστοποιητικό ολοκλήρωσης με χρονοσημάνσεις, διευθύνσεις και βήματα.
5. Το υπογεγραμμένο αρχείο και το πιστοποιητικό αρχειοθετούνται στον φάκελο της υπόθεσης.

Η Yousign, που είναι ενσωματωμένη στο NomikApp, είναι ευρωπαϊκός πάροχος που προσφέρει απλή, προηγμένη και εγκεκριμένη υπογραφή. Το επίπεδο το επιλέγετε ανά έγγραφο.

Πρακτικές για να «αντέξει» η υπογραφή στο δικαστήριο

• Κρατήστε πάντα το πιστοποιητικό ολοκλήρωσης μαζί με το έγγραφο.
• Χρησιμοποιήστε email και κινητό που ο πελάτης έχει δηλώσει γραπτώς.
• Μην τροποποιείτε το PDF μετά την υπογραφή· κάθε αλλαγή ακυρώνει την ακεραιότητα.
• Για υψηλού κινδύνου έγγραφα επιλέξτε εγκεκριμένη υπογραφή.

Η αποστολή για υπογραφή είναι και πιο ασφαλής από ένα απλό συνημμένο (βλ. Επαγγελματικό απόρρητο και cloud) και μπορεί να γίνει μέρος αυτοματισμών, π.χ. αποστολή συμφωνητικού αμοιβής με το άνοιγμα νέας υπόθεσης (βλ. Αυτοματοποίηση καθημερινών εργασιών). Τα πρότυπα που στέλνετε συχνά αξίζει να τα οργανώσετε όπως περιγράφουμε στο Πρότυπα δικογράφων.

Ταυτοποίηση του υπογράφοντος

Η αξία μιας ηλεκτρονικής υπογραφής κρίνεται τελικά από το πόσο βέβαιοι είμαστε ότι υπέγραψε το συγκεκριμένο πρόσωπο. Οι πλατφόρμες προσφέρουν διαβαθμισμένες μεθόδους:

• Μόνο email: αποδεικνύει πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο, όχι ταυτότητα.
• Email και κωδικός SMS: δύο ανεξάρτητα κανάλια, επαρκές για τα περισσότερα έγγραφα του γραφείου.
• Έλεγχος ταυτότητας με έγγραφο: φωτογραφία ταυτότητας ή διαβατηρίου και αντιστοίχιση προσώπου, συνήθως για εγκεκριμένη υπογραφή.

Καλή πρακτική είναι τα στοιχεία επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται για υπογραφή να έχουν δηλωθεί από τον πελάτη στην έναρξη της συνεργασίας, π.χ. στο συμφωνητικό αμοιβής, ώστε να μπορεί να αποδειχθεί η σύνδεσή τους μαζί του.

Συχνά λάθη

• Υπογραφή PDF με εικόνα σαρωμένης υπογραφής: δεν είναι ούτε προηγμένη ούτε εγκεκριμένη, και δεν προστατεύει την ακεραιότητα.
• Αποστολή του τελικού εγγράφου χωρίς το πιστοποιητικό ολοκλήρωσης.
• Χρήση διαφορετικής έκδοσης κειμένου από εκείνη που συμφωνήθηκε· ελέγχετε πάντα το τελικό PDF πριν την αποστολή.
• Αποθήκευση υπογεγραμμένων εγγράφων μόνο στην πλατφόρμα υπογραφών και όχι στον φάκελο της υπόθεσης.

Κόστος και χρόνος

Οι πλατφόρμες χρεώνουν συνήθως ανά αποστολή ή με πακέτα, με την εγκεκριμένη υπογραφή να κοστίζει περισσότερο λόγω της ταυτοποίησης. Το πραγματικό όφελος όμως βρίσκεται στον χρόνο: ο πελάτης που βρίσκεται σε άλλη πόλη ή στο εξωτερικό υπογράφει την ίδια ημέρα, χωρίς ταχυμεταφορές και επίσκεψη σε ΚΕΠ.

Συχνές ερωτήσεις

Μια υπογραφή που σχεδιάζει ο πελάτης στην οθόνη είναι έγκυρη;

Είναι απλή ηλεκτρονική υπογραφή. Δεν στερείται αξίας, αλλά σε αμφισβήτηση το βάρος απόδειξης είναι μεγαλύτερο. Για σημαντικά έγγραφα προτιμήστε προηγμένη ή εγκεκριμένη.

Μπορώ να υπογράψω συμφωνητικό αμοιβής ηλεκτρονικά;

Γενικά ναι, με προηγμένη ή εγκεκριμένη υπογραφή, αφού ο Κώδικας Δικηγόρων απαιτεί έγγραφο τύπο για ορισμένες συμφωνίες αμοιβής· ελέγξτε ότι ο τύπος που επιλέγετε καλύπτει την απαίτηση.

Χρειάζεται ο πελάτης να έχει δικό του ψηφιακό πιστοποιητικό;

Όχι για απλή ή προηγμένη υπογραφή μέσω πλατφόρμας. Για εγκεκριμένη, ο πάροχος εκδίδει πιστοποιητικό μετά από ταυτοποίηση.

Αν θέλετε να στέλνετε συμφωνητικά και εξουσιοδοτήσεις για υπογραφή απευθείας από τον φάκελο της υπόθεσης, χωρίς εκτυπώσεις και σαρώσεις, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp.

Ο GDPR εφαρμόζεται πλήρως στο δικηγορικό γραφείο: ο δικηγόρος είναι υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα πελατών, αντιδίκων, μαρτύρων και συνεργατών, και πρέπει να μπορεί να αποδείξει τη συμμόρφωσή του (αρχή της λογοδοσίας, άρθρο 5 παρ. 2 του Κανονισμού 2016/679). Στην πράξη αυτό μεταφράζεται σε λίγα, συγκεκριμένα έγγραφα και συνήθειες. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγού Ψηφιακό δικηγορικό γραφείο.

Ποιο είναι το νομικό πλαίσιο

• Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 (GDPR), άμεσα εφαρμοστέος.
• Ν. 4624/2019, με εκτελεστικά μέτρα και ορισμένους περιορισμούς δικαιωμάτων.
• Κώδικας Δικηγόρων (ν. 4194/2013) για το επαγγελματικό απόρρητο, που λειτουργεί παράλληλα και σε ορισμένα σημεία αυστηρότερα.

Η εποπτική αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ). Οι ρυθμίσεις του ν. 4624/2019 έχουν απασχολήσει την Αρχή ως προς τη συμβατότητά τους με τον Κανονισμό, οπότε σε αμφίβολα σημεία ελέγξτε την τρέχουσα θέση της.

Νόμιμη βάση ανά κατηγορία προσώπου

Πρόσωπο	Συνήθης νόμιμη βάση
Εντολέας	Εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 β), έννομη υποχρέωση (φορολογικά, άρθρο 6 παρ. 1 γ)
Αντίδικος, μάρτυρες, τρίτοι	Έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στ)· για ειδικές κατηγορίες, θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων (άρθρο 9 παρ. 2 στ)
Υποψήφιοι πελάτες	Προσυμβατικά μέτρα κατόπιν αιτήματός τους
Λήπτες newsletter	Συγκατάθεση

Για ποινικά δεδομένα ισχύει το άρθρο 10 GDPR και οι σχετικές εθνικές ρυθμίσεις. Αποφύγετε να βασίζετε την επεξεργασία των δεδομένων του πελάτη σε «συγκατάθεση»: αν την ανακαλέσει, δεν μπορείτε ξαφνικά να σταματήσετε να τηρείτε τον φάκελο ή τα φορολογικά βιβλία.

Τα έγγραφα που πρέπει να έχετε

1. Αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας (άρθρο 30): ποια δεδομένα, για ποιον σκοπό, πού αποθηκεύονται, σε ποιους διαβιβάζονται, πόσο διατηρούνται. Η εξαίρεση για επιχειρήσεις κάτω των 250 ατόμων δεν ισχύει όταν η επεξεργασία δεν είναι περιστασιακή ή αφορά ειδικές κατηγορίες, οπότε πρακτικά το γραφείο το χρειάζεται.
2. Ενημέρωση υποκειμένων (άρθρα 13-14): σύντομο κείμενο που δίνεται στον πελάτη με την ανάθεση και αναρτάται στον ιστότοπο.
3. Συμβάσεις με εκτελούντες (άρθρο 28): πάροχος λογισμικού, email, λογιστής, εξωτερικός τεχνικός.
4. Πολιτική διατήρησης: πόσο κρατάτε κλειστούς φακέλους και γιατί (π.χ. παραγραφή αξιώσεων αστικής ευθύνης, φορολογικές υποχρεώσεις).
5. Διαδικασία παραβίασης (άρθρα 33-34): ποιος αποφασίζει, πώς καταγράφεται, πότε ενημερώνεται η Αρχή (κατά κανόνα εντός 72 ωρών) και πότε τα υποκείμενα.
6. Δέσμευση εχεμύθειας υπαλλήλων και συνεργατών.

Δικαιώματα υποκειμένων και επαγγελματικό απόρρητο

Ο αντίδικος μπορεί να ασκήσει δικαίωμα πρόσβασης ζητώντας «όλα τα δεδομένα που έχετε για εμένα». Ο GDPR και ο ν. 4624/2019 προβλέπουν περιορισμούς όταν η ικανοποίηση του αιτήματος θα έθιγε την άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων ή υποχρεώσεις επαγγελματικού απορρήτου. Η απάντηση πρέπει όμως να δοθεί εμπρόθεσμα (κατά κανόνα εντός ενός μηνός) και να είναι αιτιολογημένη· η σιωπή δεν είναι επιλογή. Κρατήστε πρότυπο απάντησης.

Τεχνικά μέτρα που ζητά ο Κανονισμός

Το άρθρο 32 δεν απαριθμεί συγκεκριμένα προϊόντα· ζητά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο. Για ένα δικηγορικό γραφείο, ο κίνδυνος είναι υψηλός λόγω της φύσης των δεδομένων, άρα εύλογα αναμένονται: κρυπτογράφηση, έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, ατομικοί λογαριασμοί με δικαιώματα ανά ρόλο, αντίγραφα ασφαλείας που δοκιμάζονται, και ιστορικό ενεργειών. Αναλυτική λίστα στο Ασφαλή αντίγραφα και κωδικοί, και για τον πάροχο cloud στο Επαγγελματικό απόρρητο και cloud.

Συνηθισμένα λάθη

• Αποστολή φακέλων με προσωπικά email ή εφαρμογές συνομιλίας χωρίς έλεγχο.
• Κοινός κωδικός για όλο το γραφείο, που καθιστά αδύνατο να αποδείξετε ποιος είδε τι.
• Αντίγραφα σε USB που μένει στο συρτάρι χωρίς κρυπτογράφηση.
• Αόριστη διατήρηση «για πάντα» κάθε κλειστού φακέλου.
• Χρήση δημόσιων εργαλείων AI με στοιχεία πελατών (βλ. Τεχνητή νοημοσύνη στη δικηγορία).

Το κλείσιμο του φακέλου είναι η κατάλληλη στιγμή να εφαρμόσετε την πολιτική διατήρησης· δείτε πρακτικά βήματα στο Κλείσιμο και αρχειοθέτηση υπόθεσης.

Πρότυπο ενημέρωσης πελάτη: τι περιλαμβάνει

Η ενημέρωση δεν χρειάζεται να είναι πολυσέλιδη. Ένα σύντομο κείμενο, που επισυνάπτεται στο συμφωνητικό αμοιβής ή στέλνεται με το πρώτο email, πρέπει να αναφέρει:

• Τα στοιχεία του γραφείου ως υπευθύνου επεξεργασίας.
• Τους σκοπούς (χειρισμός της υπόθεσης, τιμολόγηση, τήρηση φορολογικών υποχρεώσεων).
• Τη νόμιμη βάση για κάθε σκοπό.
• Τους αποδέκτες ή κατηγορίες αποδεκτών (δικαστήρια, δικαστικοί επιμελητές, λογιστής, πάροχοι λογισμικού, ΑΑΔΕ μέσω myDATA).
• Αν υπάρχουν διαβιβάσεις εκτός ΕΕ.
• Τον χρόνο διατήρησης ή τα κριτήρια καθορισμού του.
• Τα δικαιώματα του υποκειμένου και το δικαίωμα καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ.

Για τα πρόσωπα από τα οποία δεν συλλέγετε απευθείας τα δεδομένα (αντίδικοι, μάρτυρες), το άρθρο 14 προβλέπει εξαιρέσεις όταν η ενημέρωση θα καθιστούσε αδύνατη ή θα έβλαπτε σοβαρά την επίτευξη του σκοπού, και όταν τα δεδομένα πρέπει να παραμείνουν εμπιστευτικά λόγω υποχρέωσης επαγγελματικού απορρήτου. Τεκμηριώστε γιατί εφαρμόζετε την εξαίρεση.

Ένα παράδειγμα αρχείου δραστηριοτήτων

Δραστηριότητα	Δεδομένα	Αποθήκευση	Διατήρηση
Χειρισμός υποθέσεων	Ταυτοποίησης, επικοινωνίας, περιεχόμενο φακέλου, ενδεχομένως ειδικών κατηγοριών	Λογισμικό γραφείου (cloud ΕΕ)	Κατά την πολιτική διατήρησης μετά το κλείσιμο
Τιμολόγηση	Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, διεύθυνση, ποσά	Λογισμικό, myDATA	Κατά τη φορολογική νομοθεσία
Ραντεβού και κλήσεις	Όνομα, τηλέφωνο, θέμα	Ημερολόγιο, τηλεφωνικός βοηθός	Περιορισμένος χρόνος, π.χ. λίγοι μήνες αν δεν προκύψει ανάθεση

Το αρχείο αυτό ενημερώνεται όποτε προσθέτετε νέο εργαλείο ή πάροχο. Είναι το πρώτο έγγραφο που θα σας ζητηθεί σε έλεγχο.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι συγκατάθεση του πελάτη για να επεξεργαστώ τα δεδομένα του;

Κατά κανόνα όχι. Η επεξεργασία στηρίζεται στη σύμβαση εντολής και σε έννομες υποχρεώσεις. Οφείλετε όμως να τον ενημερώσετε κατά τα άρθρα 13-14.

Πρέπει να ορίσω DPO;

Για ατομικά και μικρά γραφεία συνήθως όχι. Ο ορισμός είναι υποχρεωτικός όταν η βασική δραστηριότητα συνίσταται σε μεγάλης κλίμακας επεξεργασία ειδικών κατηγοριών ή ποινικών δεδομένων· η εκτίμηση γίνεται κατά περίπτωση.

Ο πάροχος λογισμικού είναι συνυπεύθυνος;

Συνήθως είναι εκτελών την επεξεργασία: επεξεργάζεται για λογαριασμό σας και κατ’ εντολή σας. Γι’ αυτό απαιτείται σύμβαση κατά το άρθρο 28.

Πόσο πρέπει να κρατώ τους φακέλους;

Δεν υπάρχει ενιαίος χρόνος. Ορίστε τον λαμβάνοντας υπόψη προθεσμίες παραγραφής αξιώσεων εναντίον σας, φορολογικές υποχρεώσεις και τυχόν οδηγίες του Συλλόγου, και τεκμηριώστε τον.

Ένα λογισμικό με ρόλους, ιστορικό ενεργειών, κρυπτογράφηση και σύμβαση επεξεργασίας κάνει τη λογοδοσία πολύ ευκολότερη. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp.